Respondamos a la siguiente pregunta: ¿Por cuánto tiempo deben guardarse los soportes físicos contables de una empresa? ¿Qué sucede si la Dian realiza un proceso de auditoría y encuentra que faltan soportes contables?
El interrogante anterior es necesario abordarlo desde el punto mercantil y fiscal. De esta manera, desde el enfoque mercantil el tiempo por el cual se deben conservar los soportes es diez años, contables a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante.
Para efectos fiscales el tiempo de conservación de los soportes puede ser menor al indicado anteriormente. Al respecto, el artículo 632 del Estatuto Tributario establece que el tiempo de conservación mínimo es de cinco años, los cuales se cuentan a partir del primero de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo.
No obstante, el tiempo para conservar los soportes a que hace referencia el artículo 632 del ET, es el mismo para que la declaración correspondiente quede en firme; en otras palabras, la Dian solo puede solicitar los soportes de la contabilidad en el tiempo en que haya de quedar en firme la declaración, así, por ejemplo, si la declaración queda en firme en tres años (con la última reforma tributaria, se modificó el término general de firmeza de las declaraciones tributarias, el cual pasó de dos a tres años), la Dian solo dispone de dicho tiempo para pedir los libros contables, entre otros.
Recordemos que antes de la reforma tributaria estructural dicho artículo estipulaba que el período de conservación era el mismo que se necesitaba para que la declaración de renta quedara en firme.