La Facturación electrónica en Colombia es un método de facturación autorizado por la DIAN según el Decreto 2242 de 2015 y Resolución 19 de 2016. Igual que una factura tradicional, la factura electrónica permite describir el costo de un servicio y enumerar los impuestos correspondientes. La diferencia es que este documento ya no será un papel, sino que se presentará en un formato digital, utilizando soportes informáticos para su almacenamiento. Una ventaja de este mecanismo es que las facturas pueden ser almacenadas en la nube o medio electrónico, facilitando así los trámites al momento de su utilización.
La expedición de la nueva factura electrónica no solo será opcional para los interesados en utilizarla como soporte de sus operaciones, sino que también la DIAN señalará, mediante resolución, a los contribuyentes (personas naturales o jurídicas) obligados a expedir la factura electrónica, siempre y cuando lleven a cabo alguna de las 18 actividades económicas contempladas en el artículo 10 del Decreto 2242.
Características de la nueva factura electrónica
- Se tendrá que emitir utilizando el formato electrónico de generación XML estándar que sea definido por la DIAN.
- Cada factura electrónica que se emita deberá estar firmada de forma digital, para lo cual se podrán utilizar los mecanismos presentados por entidades especializadas en emitirlas, siempre que cumplan los requisitos del Decreto 2364 de noviembre del 2012 y el Decreto 333 de febrero del 2014.
- Cada factura emitida incluirá adicionalmente un código único de factura electrónica, que corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza datos de la factura e incluye la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la DIAN.
- La facturación electrónica se podrá emitir utilizando las plataformas tecnológicas de terceros, que serían los proveedores tecnológicos.
- Si quien adquiere bienes o servicios facturados acepta recibir la factura en forma electrónica, tendrá que estar incluido en el catálogo de participantes de factura electrónica. En dicho catálogo ha de figurar una cuenta de correo electrónico, donde se hará llegar la factura en su nuevo formato de generación. Una vez que la reciba deberá verificar que cumpla los requisitos tecnológicos antes comentados, y luego emitir un acuse de recibo a quien emita la factura.
- Si quien adquiere los bienes o servicios no acepta recibir la factura en el formato mencionado, quien la expide deberá enviarle al correo una representación gráfica de la factura electrónica, que contendrá códigos de barras o bidimensionales para facilitar la verificación ante la entidad por el adquirente y las autoridades que así lo requieran.
- El emisor de la factura electrónica deberá entregar a la DIAN, dentro de las 48 horas siguientes, una copia en dicho formato de todas las facturas electrónicas generadas, sin importar la forma en que las hayan hecho llegar a los adquirientes. La no entrega se sancionará.
Beneficios
- Reducción del costo de gasto de facturación hasta del 85%
- Seguridad y rapidez en la emisión de comprobantes.
- Envíela por correo electrónico y ahorre en logística.
- Mejoría en el servicio al cliente.
- Ahorre en almacenamiento.
- Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
- Aumente la eficiencia de su negocio.
- Mayor control documental.
- Facilita la conciliación de cuentas, facturas y pagos.
En el trascurso del presente año, la Dian expedirá las resoluciones de los seleccionados para facturar electrónicamente.
Desde 2019 todas las empresas en el país deberán emitir factura electrónica de las ventas y comercialización de sus productos. Grandes contribuyentes deberán adoptarla antes de 2019.