El pasado 28 de febrero de 2022 la Dian expidió su Resolución 000028 para anunciar que pondrá en funcionamiento su nuevo “servicio gratuito para la funcionalidad del documento soporte de nómina electrónica”, motivo por el cual dicha entidad iniciará una campaña de capacitación para utilizarlo.

En vista de lo anterior, en dicha resolución la Dian consideró necesario ampliar los plazos para que algunos empleadores que aún no hayan cumplido el proceso de habilitación como generador del documento de nómina electrónica puedan empezar la tarea de generar y trasmitir dicho documento.

En primer lugar, con el artículo 1 de la Resolución 000028 de 2022 se dispuso que los empleadores que no están obligados a expedir factura electrónica, a los cuales (sin importar su número de trabajadores) se les había establecido que la primera nómina que deberían transmitir electrónicamente sería la de mayo de 2022 (ver numeral 3 del artículo 6 de la Resolución 000013 de febrero de 2021), tendrán que iniciar dicha tarea con la nómina de junio de 2022, la cual se deberá transmitir dentro de los primeros 10 días hábiles de julio de 2022.

En segundo lugar, con el artículo 2 de la Resolución 000028 de 2022 se modificó la Resolución 000151 de diciembre 10 de 2021 para establecer que los empleadores que están obligados a facturar electrónicamente y que solo tienen entre 1 y 10 trabajadores podrán transmitir sus nóminas de la siguiente forma:

  1. Las nóminas de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, hasta dentro de los primeros 10 días hábiles de mayo de 2022 (el plazo que se les había dado anteriormente vencía dentro de los primeros 10 días hábiles de marzo de 2022).
  2. Las nóminas de marzo, abril y mayo de 2022 se podrán transmitir a más tardar dentro de los primeros 10 días hábiles de junio de 2022.

Empleadores a los cuales se les exige el documento de nómina electrónica

Es importante recordar que los únicos empleadores a los cuales se les exige reportar mensualmente y de forma electrónica los detalles de sus nóminas son aquellos que pretendan restar dichos pagos o abonos en cuenta como un costo o gasto deducible en sus declaraciones de renta (ver artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021).

De acuerdo con lo anterior, se diría que son muchos los empleadores a los cuales no les correspondería esta tarea, y entre ellos figuran:

  1. Las personas jurídicas que no son declarantes de renta ni de ingresos y patrimonio (ver artículo 22 del ET).
  2. Las personas naturales del régimen ordinario del impuesto de renta que, aunque tengan empleados, al final del año no quedan obligados a declarar renta.
  3. Las personas naturales o jurídicas pertenecientes al régimen simple. A este tipo de contribuyentes se les recomienda “pecar por exceso” y cumplir voluntariamente con el proceso de elaborar los documentos de nómina electrónica, pues es posible que a lo largo del año fiscal el contribuyente del SIMPLE deje de cumplir los requisitos para poder operar en dicho régimen y se vea obligado a regresar dentro del mismo año fiscal al régimen ordinario, lo cual implicará que al final del año necesitará tener soportada su nómina en los documentos electrónicos para poder deducirla en su declaración del régimen ordinario.

En todo caso, sin importar si los empleadores están o no obligados a reportar el documento soporte de nómina electrónica (el cual se elabora hasta con los valores simplemente causados), es importante destacar que anualmente las resoluciones de la Dian que solicitan información exógena tributaria siguen indicando que los obligados a hacer tales reportes cumplan de manera adicional con la tarea de elaborar el formato 2276 con el detalle de solo los valores efectivamente pagados durante el año a los asalariados (los mismos que se incluyen primero en el formulario 220 que se expide a cada trabajador), pues esos serán los valores que sí deberán reconocerse como ingreso fiscal por parte dichos asalariados.