Sin importar cuántos y cuáles sean los formatos que le corresponda entregar a cada reportante para cumplir las exigencias de los reportes de información exógena tributaria del año gravable 2021, las siguientes recomendaciones son clave al momento de elaborar cualquiera de los formatos mencionados en los artículos de dicha resolución.
- Inicio de sesión en el portal web de la Dian
Los reportes solo los firma el representante legal para el caso de las personas jurídicas o sucesiones ilíquidas, o la persona natural obligada a informar. Por tanto, cuando se trate de la entrega de reportes que le pertenecen a una persona jurídica, el representante legal debe asegurarse de iniciar sesión en el portal de la Dian por la opción “NIT” y no por la opción “A nombre propio”.
- Uso de los seudo-NIT
Para quienes deban utilizar los seudo-NIT mencionados, por ejemplo, en los artículos 16 al 24 de la Resolución 000098 de 2020 y con los cuales se identificaría solamente a los terceros personas jurídicas ubicados en el exterior (seudo-NIT que se utiliza solo cuando en dicho país no se utilice “código o clave fiscal”, y empezaría con el número 444444001 y puede avanzar de uno en uno hasta el 444449000), lo correcto es que cuando se le asigne uno a algún beneficiario del exterior este se deberá identificar con ese mismo seudo-NIT en todos los distintos reportes (como socio, en los costos o gastos, en los saldos de las cuentas por cobrar o en los saldos de las cuentas por pagar, etc.).
- Las cifras se deben reportar en pesos
Para todos los efectos, las cifras monetarias que se incluyan en cualquiera de los reportes se registran en pesos (no en miles ni millones) y sin utilizar decimales, comas ni fórmulas.
- Dirección de ubicación de terceros
En cuanto a las direcciones de ubicación física con las que se reporta a los terceros, lo que debe hacer cada reportante es usar la dirección que tenía tal tercero a la fecha en que se hicieron las operaciones con él. No es obligación averiguar si para la fecha en que se entregará el reporte cambió de dirección.
- Firma digital y daños en los equipos
Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos” o el “olvido de la contraseña del Instrumento de Firma Electrónica –IFE–”. Si se requiere obtener y activar un nuevo instrumento de firma electrónica (por ejemplo, porque se contrata a última hora un nuevo representante legal que no tenía firma electrónica y esta no se le pudo generar virtualmente), se deberá hacer el trámite presencialmente como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento.
- Contingencias
El inciso primero del artículo 49 de la Resolución 000098 de 2020 indica que, si se presenta la “contingencia” de problemas técnicos con el portal de la Dian, no se debe acudir a esta entidad con los archivos en una USB. El reportante tendrá 8 días hábiles más siguientes a la fecha de su vencimiento, y de esa forma podrá hacer la entrega virtual de los reportes sin que se configure extemporaneidad.
- Reporte de documento de identidad
Cuando a los terceros se les reporte utilizando su número de NIT (tipo de documento 31), el dígito de verificación es opcional reportarlo (si se conoce, se reporta; de lo contrario, no se reporta). Incluso, cuando se trate de terceros que son personas naturales, y se tiene duda en cuanto a si tienen o no un NIT en la Dian, se les puede reportar con la cédula (tipo de documento 13), pues en la práctica la cédula es el mismo NIT.
- Reportes de exógena deben coincidir con las declaraciones tributarias
Si los reportes que exige la Dian en la práctica deben coincidir con los mismos valores que se llevaron a las declaraciones tributarias de 2021 (retención en la fuente, IVA, INC, renta, ingresos y patrimonio, régimen simple, etc.), lo que sucederá es que, si esas declaraciones se corrigen después de entregados los reportes de información exógena, será necesario corregir también el reporte de exógena.
En ese caso, la Dian podría imponer las sanciones por haber entregado inicialmente información errónea (ver artículo 651 del Estatuto Tributario –ET–, en especial su parágrafo, el cual exonera de sanción a las correcciones que se realicen antes del vencimiento del plazo para entregar los reportes).
- Reporte de exógena para personas naturales
Si una persona natural o sucesión ilíquida que no sea grande contribuyente queda obligada a entregar reportes de información exógena del año gravable 2021, le tocará madrugar más que las demás personas naturales para tener lista, aunque sea en borrador, su declaración de renta del año gravable 2021, pues su reporte de exógena vencerá entre mayo y junio de 2022, mientras que su declaración de renta se vencerá entre agosto y octubre de 2022.