Conforme a lo establecido en el Decreto 1427 del 2022, las incapacidades son certificados médicos que acreditan que un trabajador afiliado se encuentra en un estado de inhabilidad física o mental, lo cual le impide desarrollar su capacidad laboral por un tiempo determinado, originado por una enfermedad o accidente común o laboral.
Las incapacidades, como certificados médicos, una vez emitidos por los médicos tratantes, tienen una doble finalidad: justifican la ausencia del trabajador y sirven de soporte para su pago. Recordemos que las incapacidades son un auxilio económico que otorga el sistema de seguridad social integral. Por ende, una vez se emite la incapacidad, esta debe presentarse ante la entidad o administradora del sistema de seguridad social para su pago (EPS, ARL o AFP respectiva).
A continuación, veremos 5 consejos prácticos importantes que los empleadores deben verificar en los certificados de incapacidad para evitar inconvenientes en el trámite correspondiente.
- Que el certificado de incapacidad contenga la información mínima
Para que la incapacidad no vaya a ser rechazada por la entidad de seguridad social, esta debe contener una información principal, descrita en el artículo 2.2.3.3.2 del Decreto 1427 del 2022, la cual se resume así:
- Debe identificarse la EPS, el médico y la IPS que otorga la incapacidad, incluyendo el código del prestador –REPS–.
- Debe identificarse el afiliado y al médico que atendió.
- Debe indicarse el lugar y fecha de expedición de la incapacidad, así como el tipo de servicio (consulta, internación, quirúrgica, urgencias) y la modalidad de prestación (telemedicina, intramural, entre otras).
- Debe indicarse la causa de la incapacidad, identificando la enfermedad, con su respectivo código CIE, y su presunto origen (común o laboral).
- Deben manifestarse las fechas de inicio y final de la incapacidad, indicando si se trata de una prórroga o si se trata de una incapacidad retroactiva.
Si el certificado de la incapacidad no cuenta con esta información principal, el empleador debe solicitar la modificación o complementación por parte de la IPS que la emitió. Esto puede hacerlo a través de un derecho de petición.
- Que el certificado sea emitido por una IPS habilitada y registrada –REPS–
Como se pudo observar, uno de los requisitos que debe cumplir el certificado de incapacidad es que contenga la información del prestador del servicio de salud que atendió al paciente, es decir, la identificación plena de la IPS (institución prestadora de servicios de salud), como clínicas, centros médicos, fundaciones de servicios de salud, centros de servicios especiales de salud, hospitales, entre otros.
Dichas IPS deben informar el código de prestador de servicio asignado en el registro especial de prestadores de servicio de salud –REPS–, que es la base de datos de las entidades departamentales y distritales, en la cual se efectúa el registro de los prestadores de servicios de salud que se encuentren habilitados. Este registro debe estar consolidado por parte del Ministerio de Salud.
- Verificar que la incapacidad se haya emitido por el mínimo de tiempo
Es importante revisar el tiempo por el cual fue emitida esta incapacidad, dado que la misma, según el decreto mencionado, solo puede ser expedida por un período de máximo 30 días. Si se desea extender este período, debe acudirse al médico tratante para que lo prorrogue según su criterio hasta por otros 30 días más, y así sucesivamente, según el estado de salud del paciente. Es importante anotar que las incapacidades pueden darse de forma retroactiva (desde antes de la fecha de emisión) cuando se trate de situaciones de urgencias, internación del paciente, trastornos en la esfera psicológica y eventos catastróficos o terroristas.
- Verificar si es una incapacidad emitida por la EPS
Así mismo, es importante revisar que el certificado de incapacidad entregado por el trabajador provenga de un profesional o médico adscrito a la red de prestadores de la EPS. De lo contrario, nos encontraríamos ante una incapacidad que debe ser trascrita ante la EPS, que conforme a lo establecido en el artículo 121 del Decreto Ley 019 del 2012, debe ser tramitada por el empleador.
- Verificar si se trata de una incapacidad inicial o una prórroga
Las incapacidades, como se manifestó con anterioridad, deben ser pagadas por entidades del sistema de seguridad según el día de incapacidad en el que se encuentre dicha afección:
- Día 1 al 2: las reconoce el empleador.
- Día 3 al 180: las reconoce la EPS.
- Día 181 al 540: las reconoce el fondo de pensiones.
- Día 541 en adelante: las reconoce la EPS.
Por ello, cuando el empleador reciba la incapacidad, es importante que verifique si se trata de una incapacidad inicial o una prórroga, para tener claro quién asumirá dicho pago y así tramitarla correctamente.
Recomendación
Por todo lo anterior, es importante que el empleador indique a sus trabajadores las condiciones que debe cumplir la incapacidad para que esta sea aceptada, en especial resaltando que dicha incapacidad, en lo posible, debe ser emitida directamente por la EPS o, en su defecto, por una institución prestadora de salud habilitada por las entidades estatales, para así evitar problemas y rechazos en su trámite.