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CARACTERÍSTICAS DE LOS AUDITORES INTERNOS PARA PROTEGER LAS ORGANIZACIONES

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La Fundación Latinoamericana de Auditores Internos –FLAI– publicó un documento informativo donde expone los diversos beneficios que caracterizan a la auditoría interna. La entidad indica que la misión de la auditoría interna es mejorar y proteger el valor de la organización proporcionando aseguramiento objetivo, asesoría y conocimiento basado en riesgo. Lo anterior se logra a través de profesionales que posean las capacidades para:

  1. Trabajar en alianza con la dirección

Históricamente, la auditoría interna era vista como una función punitoria o similar a la Policía, pero actualmente funciona de manera colaborativa con la dirección para construir una alianza sin perder su independencia de la gerencia de línea. «Después de todo, la auditoría interna trabaja para la organización y debería tener un claro interés por ayudar a que la organización sea más sólida y exitosa», publica FLAI.

  1. Asegurar que quienes toman decisiones reciban mensajes sin filtros

La auditoría interna se posiciona para ser independiente y objetiva a través de:

  • La separación de la gerencia de línea.
  • El reporte funcional de sus operaciones al comité de auditoría.
  • El reporte administrativo al director ejecutivo.

Lo anterior significa que los mensajes y comentarios de auditoría interna no se filtran pasando por varios niveles de dirección y pueden informar de una manera ‘franca y sin temor’.

  1. Ayudar a la organización a mantenerse focalizada para lograr sus objetivos

Una función eficaz de la auditoría interna garantizará que su trabajo se base en riesgos y esté alineado con los objetivos estratégicos de su organización. «Cada informe de auditoría interna debe relacionarse con la forma en que expone si los objetivos de la organización están en camino de alcanzarse o corren riesgo».

  1. Dar aseguramiento de que las decisiones se encuentran debidamente autorizadas

Un componente fundamental de cada trabajo de auditoría interna es seguir el proceso de aprobación para asegurar que las decisiones clave de la organización estén debidamente autorizadas según la estructura de delegación aprobada.

  1. Validar la confiabilidad e integridad de la información

La dirección necesita saber que la información de la organización es confiable y tiene integridad, de lo contrario, sus decisiones se tomarán sobre una base defectuosa. «Los trabajos de auditoría interna normalmente examinarán la confiabilidad e integridad de la información», afirma la FLAI.

  1. Emitir una opinión sobre si los activos están adecuadamente protegidos

Un activo es algo que posee valor económico o representa un beneficio futuro. Los activos de la organización pueden incluir, por ejemplo, dinero, terrenos, edificios, instalaciones, existencias de almacén, información, patentes, propiedad intelectual y su gente. Los trabajos de auditoría interna a menudo se centrarán en determinar si los activos están protegidos.

  1. Brindar aseguramiento de que la organización cumple con las leyes, regulaciones, políticas y contratos

La mayoría de los trabajos de auditoría interna procurarán evaluar si se cumplen las leyes y regulaciones que la organización debe cumplir, y luego harán una sinopsis de dónde puede haber brechas. Asimismo, también examinarán el cumplimiento de las políticas de la organización y los requisitos contractuales, y resaltarán los incumplimientos.

  1. Determinar si las actividades de negocio se llevan a cabo de forma eficiente, eficaz, económica y ética

Las actividades de auditoría interna deben considerar:

  • Por ejemplo, donde el costo de brindar atención médica se ha reducido con el tiempo.
  • Por ejemplo, donde las tasas de enfermedad han disminuido como resultado de la atención médica.
  • Economía. Por ejemplo, donde se adquieren suministros o servicios sanitarios de determinada calidad al mejor precio posible.
  • Conducta ética. Siempre al considerar activamente los intereses de los demás para asegurar la honestidad, integridad y equidad en la toma de decisiones.

DECLARACIÓN DE ACTIVOS EN EL EXTERIOR

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Mediante el artículo 43 de la Ley 1739 de 2014, se adicionó el artículo 607 al Estatuto Tributario –ET– para establecer que a partir del año gravable 2015 los contribuyentes del impuesto sobre la renta, sujetos a este impuesto respecto a sus ingresos de fuente nacional y extranjera, y de su patrimonio poseído dentro y fuera del país, que posean activos en el exterior de cualquier naturaleza, estarán obligados a presentar la declaración anual de activos en el exterior siempre y cuando el valor patrimonial de los activos  en el exterior, poseídos al 1 de enero de cada año, sea superior a 2.000 UVT ($72.616.000 por 2021).

El propósito de la declaración de activos en el exterior es recaudar la información de los activos que posean los contribuyentes fuera del territorio nacional tales como: cuentas por cobrar, inversiones temporales, cuentas bancarias, anticipos, préstamos y demás conceptos que según su naturaleza sean considerados como activos.

Contenido de la declaración anual de activos en el exterior

Por el año gravable 2021, para la presentación de la declaración anual de activos en el exterior deberá emplearse el formulario 160 (ver la Resolución 000004 de enero 15 de 2019).

El formulario en cuestión deberá ser presentado a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dian haciendo uso del instrumento de firma electrónica. Es importante tener en cuenta que las declaraciones presentadas por un medio distinto al mencionado serán entendidas como no presentadas. Por tanto, esta declaración solo podrá presentarse de manera virtual.

Así pues, la declaración en mención deberá contener:

  • La información necesaria para la identificación del contribuyente.
  • La discriminación, el valor patrimonial y la jurisdicción donde estén localizados, la naturaleza y el tipo de todos los activos poseídos al 1 de enero de cada año cuyo valor patrimonial supere las 3.580 UVT ($129.983.000 por 2021). Los activos que no cumplan este límite deberán declararse de manera agregada de acuerdo con la jurisdicción donde estén localizados por su valor patrimonial.
  • La firma de quien cumplan con el deber formal de declarar (en cuyo caso se refiere a la firma electrónica autorizada por la Dian).

Cabe precisar que, para efectos del valor patrimonial de los activos poseídos en el exterior, este debe ser estimado en moneda nacional de acuerdo con la tasa representativa del mercado –TRM– a diciembre del año inmediatamente anterior al de la declaración (para el caso de la declaración correspondiente al 2021 deberá emplearse la TRM registrada al 31 de diciembre de 2020; $3.432,50).

No obstante, es importante señalar que, al ser la declaración de carácter informativo, esta no genera ni saldo a pagar ni a favor del contribuyente obligados a presentarle. Por otra parte, si el contribuyente (persona natural) no se encuentra obligado a presentar la declaración de renta (por no cumplir con los topes señalados en el artículo 1.6.1.13.2.7 del Decreto 1625 de 2016), pero posee activos fuera del país que superen las 2.000 UVT, sí deberá presentar la declaración de activos en el exterior.

Plazos para cumplir con esta obligación

De acuerdo con el artículo 1.6.1.13.2.26 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el Decreto 1680 de 2020, la declaración de activos en el exterior deberá ser presentada en las siguientes fechas dependiendo el tipo de contribuyente, teniendo en cuenta el último o los dos últimos dígitos del NIT, según sea el caso, sin tener en cuenta el dígito de verificación:

  • Grandes contribuyentes: entre el 12 y el 23 de abril de 2021, de acuerdo con el último dígito del NIT registrado en el RUT.
  • Personas jurídicas: entre el 12 de abril y el 7 de mayo de 2021, de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT del contribuyente.
  • Personas naturales: entre el 10 de agosto y el 20 de octubre de 2021, según los dos últimos dígitos del NIT.

Sanción por extemporaneidad en la presentación de la declaración de activos en el exterior

Cuando la declaración de activos en el exterior sea presentada de manera extemporánea, por fuera de los plazos previstos en el calendario tributario, la sanción por cada mes o fracción de mes calendario de retardo será equivalente a 0,5 % del valor de los activos poseídos en el exterior, siempre que la misma se presente antes del emplazamiento previo por no declarar; o del 1 % del valor de los activos poseídos en el exterior si se presenta con posterioridad al citado emplazamiento y antes de que se profiera la respectiva resolución de sanción por no declarar.

En todo caso, el monto de la sanción no podrá superar el 10 % del valor de los activos poseídos en el exterior (ver el parágrafo 1 del artículo 641 del ET modificado por el artículo 110 de la Ley 2010 de 2019).

Declaración de activos en el exterior para contribuyentes del régimen simple

Aunque los contribuyentes del régimen simple no se encuentran contemplados entre los obligados a presentar la declaración de activos en el exterior, el formulario 260 (empleado para la presentación de la declaración anual consolidada del régimen simple) contiene un anexo especial denominado “Patrimonio bruto poseído en el exterior”, el cual cumple la misma función de la declaración de activos en la declaración.

Así pues, aunque en la sección patrimonio del formulario 260 se pide detallar en cada casilla el valor patrimonial de los activos poseídos al 31 de diciembre conforme a las reglas establecidas en el Estatuto Tributario, en las instrucciones del formulario se aclara que, en caso de que en la casilla 28 (“Patrimonio bruto en el exterior”) el valor patrimonial de los activos en el exterior supere las 2.000 UVT ($68.540.000), el contribuyente tendría la obligación de diligenciar, adicionalmente, el anexo de la hoja 3 del formulario en mención.

 


PLAZOS PARA PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN EXÓGENA DURANTE 2021

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La información exógena correspondiente al año gravable 2020 fue solicitada mediante la Resolución 000070 del 28 de octubre de 2019, con la cual se definió quiénes serían los obligados a cumplir con este requerimiento.

La Resolución 000070 de 2019 rompió con el esquema que se tenía hasta los reportes del año gravable 2019 en relación con el nivel de ingresos brutos fiscales que deben examinar los reportantes a la hora de decidir si les corresponde reportar o no la mayoría de los informes, estableciendo que los obligados a entregar el reporte de información ya no deberán tener en cuenta los ingresos obtenidos dos años atrás, sino los ingresos del año inmediatamente anterior (2019) y los obtenidos durante 2020.

Obligados a presentar el reporte de exógena por el año gravable 2020

De acuerdo con lo establecido en el artículo 1 de la Resolución 000070 de 2019, se encuentran obligados a presentar el reporte de información exógena por el año gravable 2019 los siguientes:

  1. Las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de sus programas o proyectos con organismos internacionales.
  2. Las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados que realicen actividades financieras.
  3. Las bolsas de valores y los comisionistas de bolsa.
  4. Las personas naturales y sus asimiladas que durante el año gravable 2019 o en el año gravable 2020 hayan obtenido ingresos brutos superiores a $500.000.000, y la suma de sus ingresos brutos obtenidos por rentas de capital y/o rentas no laborales durante el año gravable 2020 superen los $100.000.000.
  5. Las personas jurídicas y sus asimiladas y demás entidades públicas y privadas que en el año gravable 2019 o en el año gravable 2020 hayan obtenido ingresos brutos superiores a $100.000.000.
  6. Las personas naturales y sus asimiladas que perciban rentas de capital y/o rentas no laborales, las personas jurídicas y sus asimiladas, entidades públicas y privadas y demás obligados a practicar retenciones y autorretenciones en la fuente a título del impuesto sobre la renta, IVA y timbre, durante el año gravable 2020.
  7. Establecimientos permanentes de personas naturales no residentes y de personas jurídicas y entidades extranjeras.
  8. Las personas o entidades que celebren contratos de colaboración tales como consorcios, uniones temporales, contratos de mandato, administración delegada, contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, joint venture, cuentas en participación y convenios de cooperación con entidades públicas.
  9. Los entes públicos del nivel nacional y territorial del orden central y descentralizado contemplados en el artículo 22 del ET, no obligados a presentar declaración de ingresos y patrimonio.
  10. Los secretarios generales o quienes hagan sus veces de los órganos que financien gastos con recursos del tesoro nacional.
  11. Los obligados a presentar estados financieros consolidados.
  12. Las cámaras de comercio.
  13. La Registraduría Nacional del Estado Civil.
  14. Los notarios con relación a las operaciones realizadas durante el ejercicio de sus funciones.
  15. Las personas o entidades que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes.
  16. Las alcaldías, los distritos y las gobernaciones.
  17. Las autoridades catastrales.
  18. Los responsables del impuesto nacional al carbono.

No obligados a entregar el reporte de información exógena por el año gravable 2020

Según el parágrafo 2 del artículo 1 de la Resolución 000070 de 2019, no estarán obligadas a presentar el reporte de información exógena las personas naturales y sus asimiladas, las personas jurídicas y sus asimiladas y demás entidades que durante el año gravable 2020 adelantaron el trámite de cancelación del RUT, de acuerdo con lo establecido en los artículos 1.6.1.2.18 y siguientes del Decreto 1625 de 2016.

Igualmente, no estarán obligados a realizar este reporte quienes no cumplan con los requisitos señalados en el artículo 1 de la mencionada resolución, enlistados en el subtítulo anterior.

Vencimientos

El artículo 45 de la Resolución 000070 de 2019 señala que la información exógena correspondiente al año gravable 2020 deberá ser presentada a más tardar en las siguientes fechas, de acuerdo con el tipo de reportante, teniendo en cuenta el último dígito del NIT, así:

Grandes contribuyentes

Último dígito del NIT  

Hasta el día (año 2021)

1

27 de abril

2

28 de abril

3

29 de abril

4

30 de abril

5

03 de mayo

6

04 de mayo

7

05 de mayo

8

06 de mayo

9

07 de mayo

0

10 de mayo

 

Personas jurídicas y personas naturales

Últimos dígitos del NIT

Hasta el día (año 2021)

Últimos dígitos del NIT

Hasta el día (año 2021)

01 al 05

11 de mayo

51 al 55

26 de mayo

06 al 10

12 de mayo

56 al 60

27 de mayo

11 al 15

13 de mayo

61 al 65

28 de mayo

16 al 20

14 de mayo

66 al 70

31 de mayo

21 al 25

18 de mayo

71 al 75

01 de junio

26 al 30

19 de mayo

76 al 80

02 de junio

31 al 35

20 de mayo

81 al 85

03 de junio

36 al 40

21 de mayo

86 al 90

04 de junio

41 al 45

24 de mayo

91 al 95

08 de junio

46 al 50

25 de mayo

96 al 00

09 de junio

 


NUEVAS DISPOSICIONES DEL TRABAJO EN CASA

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El trabajo en casa es una modalidad de trabajo en la que los trabajadores prestan sus servicios al empleador en un lugar distinto a las instalaciones de la empresa de manera ocasional, temporal o excepcional, cuyo desarrollo puede utilizarse mediante el uso de cualquier medio o herramienta siempre que su naturaleza lo permita.

Lo anterior supone que esta modalidad de trabajo no se limita al uso de tecnologías de la información y telecomunicaciones –TIC– sino que se extiende a cualquier tipo de trabajo que no requiera la presencia física del trabajador en las instalaciones de la empresa y pueda realizarse desde otro sitio que puede ser el domicilio del trabajador.

Herramientas para el desarrollo del trabajo en casa

Los empleadores deben suministrar y garantizar el mantenimiento de los medios y herramientas utilizados por el trabajador para el desempeño de sus labores, las cuales deberán ser restituidas al empleador en buen estado, salvo el deterioro natural. También podrá acordarse entre empleador y trabajador, que este último disponga de sus herramientas personales para realizar la labor.

Auxilio de conectividad por trabajo en casa

El empleador deberá reconocer a los trabajadores que realicen trabajo en casa, el valor del auxilio de transporte ($106.454 para 2021) como auxilio de conectividad digital a aquellos trabajadores que devenguen hasta dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes –smmlv– ($1.817.052 para 2021).

Riesgos laborales y el SG-SST en el trabajo en casa

El empleador deberá incluir la modalidad de trabajo en casa dentro de la metodología para la identificación, evaluación y control de los riesgos de la empresa, y deberá adoptar las acciones que sean necesarias dentro de su plan de trabajo anual del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo –SG-SST–.

Atendiendo a esto, el empleador tendrá la obligación de notificar a la administradora de riesgos laborales –ARL– que el trabajador ejecutará temporalmente sus laborales bajo la modalidad de trabajo en casa e indicar las condiciones de modo, tiempo y lugar. Una vez realizada la notificación, la ARL deberá visitar a los trabajadores y brindarles información y recomendaciones referentes a salud ocupacional, conectividad, riesgos laborales, ergonomía y demás medidas, condiciones y recomendaciones de seguridad y salud en el trabajo.

Jornada laboral en trabajo en casa

La jornada laboral ordinaria bajo la modalidad de trabajo en casa no puede exceder ocho (8) horas diarias ni 48 a la semana. Las horas extra no podrán exceder de dos (2) horas diarias y doce (12) semanales. Esto supone que para la fijación de la jornada laboral deben mantenerse las disposiciones previstas en el Código Sustantivo del Trabajo –CST–.

Desconexión laboral

Los trabajadores tendrán derecho a la desconexión laboral, esto supone que los empleadores deberán evitar enviar solicitudes o requerimientos a los trabajadores fuera del horario laboral convenido, a excepción de cuando se presenten situaciones imprevistas que requieran la atención prioritaria del trabajador con el fin de evitar un perjuicio a la empresa.

Condiciones laborales

A los trabajadores que realicen sus labores mediante esta modalidad laboral deben serle reconocidas las mismas condiciones y derechos laborales que a los trabajadores que se encuentran en modalidad presencial. Se conservarán los derechos y pagos laborales de horas extra, trabajo nocturno, dominical o festivo y los descansos que deban realizarse durante la jornada laboral.

El pago de aportes a seguridad social debe realizarse conforme a las normas previstas para el efecto y los trabajadores tendrán derecho al reconocimiento de licencias laborales, incapacidades, etc. También deberán garantizarse las condiciones sindicales a los trabajadores.



NO RESPONSABLES DEL IVA, CUANDO PUEDEN SER RECLASIFICADOS DE OFICIO POR LA DIAN

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Si bien el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario –ET– establece los requisitos que deberán cumplir los comerciantes para figurar como no responsables del IVA, el inciso quinto del parágrafo en mención autoriza a la Dian para adoptar medidas que tiendan al control de la evasión mediante la imposición de obligaciones formales a los sujetos no responsables del IVA.

Así pues, de conformidad con los artículos 869 y siguientes del ET, la administración tributaria tiene la facultad de desconocer todas las operaciones cuyo propósito sea la inaplicación de los requisitos para ser considerado responsables del IVA mediante de artificios tales como:

  • La cancelación injustificada del establecimiento de comercio para abrir uno nuevo con el mismo objeto social o actividad económica.
  • El fraccionamiento de la actividad empresarial en varios miembros para evitar la inscripción del prestador de los bienes o servicios gravados en el régimen de responsabilidad del IVA.

En este orden de ideas, el artículo 508-1 del ET sustenta lo anteriormente expresando, señalado que para efectos de control tributario la administración tributaria podrá oficiosamente reclasificar a los no responsables del IVA en responsables cuando cuente con información objetiva que evidencie que son responsables de dicho impuesto, así como circunstancias tales como:

  • Formalmente se cambia de establecimiento de comercio, pero en la práctica sigue funcionando el mismo negocio y las ventas son iguales o superan las 3.500 UVT, en cuyo caso clasificaría para ser responsable del IVA (numeral 1 del parágrafo 3 del artículo 437 del ET).
  • Se fracciona la facturación entre varias personas que ocupan el mismo local comercial y la sumatoria de las mismas son iguales o superan las 3.500 UVT.
  • Quienes pagan bienes o servicios reportan la existencia de operaciones que son iguales o superan las 3.500 UVT mediante el sistema de factura electrónica emitida por el contratista cuando realiza operaciones con no responsables.

En este último punto entra a tener mayor influencia la facturación electrónica, la cual le permite a la Dian efectuar un mecanismo de control y trazabilidad de la información suministrada mediante este proceso respecto a la información de los no responsables del IVA, lo cual permitirá identificar aquellos comerciantes que cumplen con los topes para ser reclasificados como responsables de este impuesto.

Una vez la Dian reclasifique de oficio al responsable del IVA, esto le será notificado al interesado detallando la información objetiva que lleva a tomar la acción realizada. Sin embargo, es preciso señalar que, contra tal decisión no procede recurso alguno y a partir del bimestre siguiente el comerciante se clasificará como responsable del IVA, teniendo el deber de cumplir con todas las obligaciones formales y sustanciales que se derivan de la misma.

Es importante destacar que, para efectos de la reclasificación de oficio como responsable del IVA, la Dian también tendrá en cuenta los costos y gastos atribuibles a los bienes y servicios gravados, como arrendamientos, pagos por seguridad social y servicios públicos, así como otra información que esté disponible en su el sistema de información masiva y análisis de riesgo de la administración tributaria.

Sanción por no realizar la actualización del RUT

Ahora bien, si un comerciante deja cumplir con los requisitos para no ser responsable del IVA, pero aun así no realiza la respectiva actualización del RUT, además de arriesgarse a la reclasificación de oficio por parte de la Dian, también se expondrá a la sanción contemplada en el numeral 3 del artículo 658-3 del ET relativa a la sanción por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización por parte de la persona inscrita en el RUT, en la cual se impondrá una multa equivalente a 1 UVT ($36.308 por 2021) por cada día de retraso en la actualización de la información.


ASPECTOS DEL CONTRATO DE OBRA O LABOR

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Existen tres (3) tipos de contrato de trabajo: el contrato a término fijo, en donde se establece un tiempo determinado de duración (fecha inicio y fecha final); el contrato a término indefinido, el cual se ejecuta en el tiempo y no cuenta con una fecha concreta de terminación; y el contrato por duración de la obra o labor. A continuación, sobre este último, observaremos sus aspectos más importantes.

¿En qué situaciones puede utilizarse?

El contrato de trabajo por duración de la obra o labor, establecido en el artículo 45 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–, es un contrato cuya temporalidad está sujeta al cumplimiento de una condición, de una obra o de un servicio, dado que el mismo perdurará hasta que finalice la labor pactada por la que se requiere del trabajador; es decir, el tiempo de duración de este contrato no lo determinan las partes, sino la necesidad del trabajo para producir una labor específica.

Estos contratos laborales resultan ser perfectos para contratar trabajadores que cubren reemplazos (por incapacidades o licencias); trabajadores que se necesitan para desempeñar un proyecto determinado; para el apoyo en una actividad accidental de alta demanda, meramente transitoria; o para un período detallado de fabricación, construcción o elaboración de una obra específica.

En estos contratos laborales es vital aclarar, pactar y especificar de forma clara e inequívoca la obra o labor que el trabajador va a realizar, toda vez que de ello dependerá la terminación del contrato, especificando la actividad laboral que requiere del tiempo y que, una vez finalice, significará la terminación del contrato de trabajo.

¿Cómo se termina este contrato laboral? ¿Debe pagarse indemnización?

Los contratos por duración de la obra o labor, como se manifestó con anterioridad, persisten hasta que se cumpla o realice la obra o labor específica pactada.

Por ello, su terminación se dará una vez se cumpla la condición establecida en el contrato, conforme a lo establecido en el literal d) del artículo 61 del CST, “Por terminación de la obra o labor contratada”, es decir, por ejemplo, si se estableció como labor a realizar ser el reemplazo de una trabajadora que está incapacitada, cuando dicha trabajadora se reintegre se cumplirá la condición y dicho contrato se terminará.

Es importante anotar que, debido a que el contrato se encuentra supeditado al cumplimiento de una condición, dada la naturaleza de la labor, para terminarse no se requiere un preaviso, ni se debe pagar indemnización, solo basta con presentar la carta informando que la terminación obedece a la finalización de la labor contratada.

Diferencias con el contrato de prestación de servicio

Debido a que en este contrato se habla de la realización de una labor o trabajo específico, suele confundirse con el contrato de prestación de servicios, concretamente el contrato de obra civil, dado que se cree de forma equivocada que, cuando se requiere la prestación de un servicio especial y temporal, la contratación necesariamente debería darse por esta relación civil, lo cual no es cierto.

Identificar un verdadero contrato de prestación de servicios no deviene de la prestación de un servicio especializado, ni mucho menos del tiempo por el que se requiere la labor; su naturaleza y surgimiento se da solo observando si la labor que se requiere se prestará con absoluta autonomía y libertad del contratista, es decir, si la realización de esa labor se realizará de forma autónoma, sin subordinación; solo en ese caso puede acudirse a dicho contrato de prestación de servicio.

Por ello, no es lo mismo el contrato de prestación de servicio de obra civil y el contrato de trabajo por duración de la obra o labor, pues al primero se acude cuando se contratará el servicio de una persona que realizará su trabajo de forma libre e independiente, con autonomía técnica y directiva, bajo su propia cuenta y riesgo; por el contrario, el segundo se implementa cuando esa actividad temporal, específica y especial que desarrollará el trabajador se realizará bajo continuada subordinación y dependencia del empleador.

Para este segundo caso, el empleador establecerá de forma permanente el tiempo, el modo y el lugar del desarrollo de la labor, además de suministrar todos los elementos, materias primas y demás que requiera el desempeño de la tarea.

Prestaciones sociales y derechos en esta modalidad

Como se señaló con anterioridad, el contrato por duración de la obra o labor es un contrato de trabajo, por ello, en dicho contrato, el trabajador tendrá derecho al reconocimiento y pago de todos los derechos laborales por el tiempo que dure la obra o labor a realizar, tales como:

En qué casos no puede utilizarse este contrato

Es importante recalcar que este tipo de contrato solo es válido para contratar trabajadores que realizarán tareas, obras o labores específicas que implican la vigencia temporal del contrato de trabajo.

Cuando ocurre lo anterior, al pretenderse terminar el contrato con el trabajador permanente argumentando la finalización de una obra o labor que no fue pactada específicamente o se omitió pactar, sería una terminación injustificada, la cual puede significar la obligación de pagar una indemnización por despido.

Ventajas del contrato de trabajo por duración de la obra y labor

Finalmente, recopilando lo dicho, este contrato de trabajo por duración de la obra o labor resulta ser conveniente en casos en los que se requiere a un trabajador para realizar una obra, un proyecto o labor específica, pues permite:

  • Condicionar la terminación del contrato al cumplimiento de la labor o proyecto.
  • No requiere presentar preaviso, basta con presentar la carta de terminación.
  • Cuando el contrato se termina por finalización de la obra o labor contratada, no se debe cancelar indemnización.
  • Puede pactarse un período de prueba hasta de 2 meses.

ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO WEB PARA CONTRIBUYENTES DEL RÉGIMEN TRIBUTARIO ESPECIAL

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De acuerdo con lo consagrado en el artículo 364-5 del Estatuto Tributario –ET–, todas las entidades que pretendan ser clasificadas en el régimen tributario especial –RTE– deberán registrarse en el servicio informativo de la Dian. Dicho registro tiene por objeto que el proceso de calificación sea público, que la comunidad se pronuncie sobre los requisitos de acceso al régimen tributario especial y que remita comentarios generales y observaciones sobre la respectiva entidad.

En este orden de ideas, el artículo 1.2.1.5.1.3 del Decreto 1625 de 2016 señala al registro web como un requisito de obligatorio cumplimiento que se construye con base en la información suministrada por los contribuyentes del RTE con el objetivo de darle transparencia al proceso de calificación, permanencia y actualización en el régimen especial.

Ahora bien, el artículo 1.6.1.13.2.25 del mismo decreto en mención, modificado por el Decreto 1680 de 2020, en concordancia con el inciso tercero del artículo 364-5 del ET, establece que el registro web deberá ser actualizado a más tardar el 31 de marzo de 2021 independientemente del último dígito del NIT registrado en el RUT.

Recordemos que dentro de este mismo plazo también deberá ser presentada la memoria económica a que se refiere el artículo 356-3 del ET, la cual estará a cargo de los contribuyentes del RTE, así como las cooperativas que hayan obtenido en el año gravable 2020 ingresos superiores a 160.000 UVT ($5.697.120.000).

Así pues, los contribuyentes del RTE y las cooperativas que no realicen dentro del plazo mencionado el proceso de actualización y envío de la memoria económica, serán contribuyentes del impuesto sobre la renta del régimen ordinario a partir del año gravable 2021, teniendo la obligación de realizar la respectiva actualización del RUT.

Es preciso destacar que el concepto de actualización compare dos aspectos, a saber:

  • La actualización de la información en el registro web, cuya periodicidad es anual.
  • La actualización de la calidad contribuyente perteneciente al régimen tributario especial en el RUT, la cual se efectúa con la presentación de la declaración de renta como contribuyente del RTE.

Puntos a tener en cuenta antes de efectuar el proceso de actualización del registro web

Antes de iniciar el proceso de actualización del registro web es importante tener en cuenta ciertos aspectos como:

Verificar la información del RUT

  • Es importante verificar que los datos de ubicación de la entidad estén completos y sean correctos.
  • La casilla 53 – Responsabilidades, debe tener registrado el código 04 –Régimen tributario especial.
  • Las empresas del sector cooperativo deben verificar que las casillas 66 a 69 se encuentren correctamente diligenciadas.
  • La casilla 70 – Beneficio, deberá contener código 2 – Sin ánimo de lucro.
  • Los datos de identificación y nombre del representante legal autorizado para presentar la solicitud deberán ser correctos y, además, deben estar ubicados en el primer ítem de la hoja 3 del RUT.
  • En la casilla 76 – Fecha de registro, deberá estar diligenciada la fecha de registro ante el ente de vigilancia y control.
  • En la casilla 88, deberá estar diligenciada la entidad de vigilancia y control.
  • Deberá verificar que una de las actividades económicas registradas en el RUT corresponda a alguna de las actividades meritorias definidas en el artículo 359 del ET.

Es preciso resaltar que se deberá contar con el instrumento de firma electrónica actualizada, dado que esta permitirá efectuar la actualización del registro web así como también firmar el RUT cuando se realicen los ajuste necesarios.

Documentación requerida para la presentación de la actualización del registro web

Entre la documentación requerida para la presentación de la actualización del registro web destacamos:

  • Informe anual de resultados o de gestión que muestre una proyección de los datos sobre sus proyectos en curso y los finalizados, ingresos, contratos realizados, subsidios y aportes recibidos, así como las metas logradas en beneficio de la comunidad.
  • Estados financierosde la entidad del año inmediatamente anterior debidamente autorizados por el máximo órgano de administración.
  • Certificación de requisitos del representante legal o revisor fiscal en el que evidencia que se han cumplido todos los requisitos durante el respectivo año (ver el numeral 13 del parágrafo 2 del artículo 364-5 del ET).
  • Certificación del representante legal sobre los antecedentes judiciales y declaración de caducidad de contratos estatales de los miembros de la junta directiva, fundadores, representantes legales o miembros de los órganos de.
  • Acta de la asamblea o máximo órgano de dirección que indique el estado de las asignaciones permanentes de los años gravables anteriores, de conformidad con el artículo 1.2.1.5.1.27 del Decreto 1625 de 2016.
  • Acta de la asamblea general o máximo órgano de dirección en el que se aprobó la distribución del beneficio neto o excedente del respectivo año gravable.
  • Certificación en la que se indiquen los nombres e identificación de los cargos directivos y gerenciales, y de manera global el concepto y valor de la remuneración de dichos cargos. Lo anterior aplica para las entidades que posean ingresos brutos superiores a 3.500 UVT ($124.624.500 por 2020) en el año gravable inmediatamente anterior.

Envío de la información en el prevalidador por carga masiva

Para el envío de la información necesaria para la actualización del registro web es indispensable descargar el prevalidador que contiene los formatos:

  • 2530 – Información fundadores.
  • 2531 – Información de personas que ejercen cargos gerenciales, directivos o de control.
  • 2532 – Información donaciones.
  • 2533 – Información asignaciones permanentes.

Seguidamente se deberá diligenciar la información de los formatos a través del prevalidador, siempre y cuando hayan surgido cambios en comparación con el año inmediatamente anterior.

Recordemos que los formatos 2530 y 2531 son obligatorios, mientras que lo demás formatos solo deberán ser diligenciados cuando haya lugar a ello.

Una vez tenga esta información lista, deberá ser enviada a través del servicio informático electrónico de la Dian “Presentación de información por envío de archivos”.

Radicación de la solicitud de actualización del registro web

Para radicar la solicitud de actualización del registro web será necesario diligenciar el formato 5245 a través del SIE régimen tributario especial, ubicada en la plataforma Muisca de la Dian.

Igualmente, deberán adjuntarse los documentos soporte requeridos, firmar y presentar la solicitud de actualización del registro web verificando que el formato 5245 quede con la marca de agua “presentado”.

Es preciso señalar que, en caso de recibir comentarios por parte de la sociedad civil, recibirá, dentro de los 3 días hábiles siguientes al vencimiento de la recepción de los comentarios, un correo por parte de la Dian informando sobre la obligación de dar respuesta a la totalidad de los comentarios recibidos. Sin embargo, es importante que la entidad, de manera autónoma, revise constantemente si ha recibido comentarios.


NUEVA CAUSAL DE DISOLUCIÓN, PUNTOS A TENER EN CUENTA POR ADMINISTRADORES Y REVISORES FISCALES

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Con la entrada en vigor de la Ley de emprendimiento (Ley 2069 del 31 de diciembre de 2020), y particularmente la nueva causal de disolución dispuesta en su artículo 4, por el no cumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha, se resuelve una discusión que desde años atrás venía dándose.

Dicha discusión radicaba en qué tan pertinente era la causal de disolución por la ocurrencia de pérdidas que redujeran el patrimonio por debajo del 50 % del capital, en las diferentes clases de sociedades y en sucursales de sociedades extranjeras.

Luis Fernando Reyes, socio de Legal, y Rodrigo Cifuentes, socio de Corporate Finance en BDO Colombia, explican que la discusión se centraba en que la simple verificación del efecto de las pérdidas no ofrecía, en muchos casos, una visión real de los negocios, ya que, aunque una sociedad en un período determinado basándose en su modelo de negocio podría generar pérdidas, esto en sí mismo no implicaba que la sociedad no tuviese una proyección futura de ingresos.

«Las normas de disolución por pérdidas no permitían un análisis integral de la empresa, como, por ejemplo, el hecho de que la sociedad perteneciera a un grupo empresarial y que, en determinado momento, la pérdida estuviese asociada a un modelo de negocio integral, sin que ello implique que la sociedad no resulte ser variable en el corto plazo», explican.

Para ellos, es positivo que el Legislador haya decidido cambiar el curso y reemplazar las causales de disolución por pérdidas por la del no cumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha.

Lo anterior supone ahora para los administradores de las empresas un ejercicio de análisis mucho más profundo del negocio y una oportunidad para enfocar su gestión hacia aquellos aspectos que, en efecto, sí pueden poner en riesgo la viabilidad de la empresa en el corto plazo.

Puntos a los que deberá estar atenta la administración de la sociedad

Bajo este nuevo esquema, la administración de la sociedad debe orientar sus esfuerzos al constante monitoreo de aspectos sobresalientes, como los siguientes:

  • Flujos de caja negativos.
  • Seguimiento permanente de indicadores financieros.
  • Dependencia de ingresos concentrada en pocos clientes.
  • Relevancia material de demandas contra la empresa que puedan amenazar la continuidad del negocio.
  • Viabilidad del negocio frente a situaciones o factores externos a la empresa, como cambios de normas o regulaciones, circunstancias de fuerza mayor, entre otros.

Reyes y Cifuentes explican que esta nueva causal obliga al administrador, so pena de ser solidariamente responsable de los efectos adversos de la disolución, a convocar de manera inmediata al máximo órgano cuando se pueda verificar razonablemente su acaecimiento, informando y documentando esta situación, volviéndose así el análisis financiero una verdadera prioridad en las empresas.

Consejos para tener en cuenta

  • Viabilidad y proyección del negocio a 12 meses. Es necesario saber el estado actual de liquidez de la compañía. Es el punto de partida para proyectar el sostenimiento de esta en el corto plazo, teniendo en cuenta los posibles escenarios que podrían presentarse.
  • Análisis de sensibilidad del flujo de caja operacional. Es importante realizar un análisis de los ingresos inmediatos junto con los egresos que requieren una respuesta en el corto plazo, con el objeto de efectuar una planeación óptima de entradas y salidas de efectivo.
  • Endeudamiento de la compañía. Es importante revisar el estado actual de endeudamiento y el cumplimiento que se ha venido realizando en los acuerdos de pago con entidades. «De esta manera se podrían identificar los cupos disponibles, como también nuevas opciones de apalancamiento».
  • Proyectar el capital de trabajo. El cálculo del capital de trabajo genera toma de decisiones, ya que refleja los recursos disponibles que requiere la empresa para responder a los compromisos de pago en el corto plazo y así poder ejecutar su operación. Por tanto, el capital de trabajo permite evaluar la capacidad de la compañía para generar caja.

Un consejo para revisores fiscales y auditores

Es importante que tanto auditores como revisores fiscales analicen, con especial cuidado, la evaluación realizada por los administradores y las revelaciones consignadas por estos en los estados financieros, en relación con la capacidad de la sociedad para continuar con el negocio en marcha.

Bajo esta nueva realidad, cobra gran importancia la valoración que haga el auditor, no solo sobre las cifras al final del ejercicio, sino frente a los hechos o eventos posteriores al cierre, que puedan eventualmente comprometer la viabilidad del negocio.

Ten en cuenta que…

La causal de disolución por pérdidas había sido suspendida temporalmente a través del Decreto Legislativo 560 de abril de 2020 hasta el 16 de abril de 2022; por ello, atendiendo la evaluación contenida en el Oficio 220-006463 del 3 de febrero de 2021 de la Superintendencia de Sociedades, debe entenderse que hasta abril de 2022 tampoco se tendrán que disolver y liquidar sociedades por la nueva causal de no cumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha.


VIDA ÚTIL DE UNA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

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La depreciación es un mecanismo contable que reconoce un determinado valor durante la vida útil del activo, el cual hace referencia al desgaste que resulta del activo tras su uso. El reconocimiento semanal o mensual de este desgaste va generando un acumulado que restado al valor inicial del activo permitirá conocer su valor en libros.

Algunas entidades deprecian sus activos para que, al final de la vida útil, restado el valor inicial del activo con la depreciación acumulada sea $0; sin embargo vale la pena señalar que un activo no siempre se depreciará a lo largo de su vida útil para llegar a un valor de $0, sino que la empresa también puede considerar en sus políticas contables un valor residual o valor de salvamento, el cual deberá quedar al final de la vida útil que la empresa haya establecido para la propiedad, planta o equipo a depreciar.

Ahora bien, debemos recordar que el valor expresado en la vida útil de un activo es el período –puede darse en horas, días, semanas o meses– durante el cual una entidad espera usarlo. Esta vida útil también puede ser expresada en un determinado número de unidades que se espera que el activo pueda producir.

Por su parte, el valor residual hace referencia a un monto esperado al final de la vida útil del activo; tanto este valor como el valor de la vida útil de una propiedad, planta o equipo podrán ser modificados en algunos casos, por ejemplo, al presentarse:

  • Un desgaste significativo e inesperado en la propiedad, planta o equipo.
  • Cambios en el precio de mercado de la propiedad, planta o equipo que hayan disminuido o aumentado significativamente su precio.
  • Cambios en el uso de la propiedad, planta y equipo.

¿Cómo determinar la vida útil de la PPyE?

De acuerdo con lo establecido en el párrafo 17.21 del Estándar para Pymes, para determinar el tiempo en el que una entidad busca usar un activo como una propiedad, planta o equipo se deben considerar al menos los siguientes aspectos:

  • La utilización esperada del activo. Se responde a la siguiente pregunta: ¿durante cuánto tiempo productivo se espera usar el activo? Este dato debe tener en cuenta los aspectos de la administración de la entidad, puesto que, usualmente, en los procesos de planeación puede elegirse usar el activo durante su tiempo máximo de capacidad o durante un tiempo limitado sin generar un desgaste total.
  • La obsolescencia comercial o técnica del activo. Un equipo usado para producir determinado producto podrá quedar obsoleto si su demanda desaparece.
  • El desgaste físico esperado de la propiedad, planta y equipo con los años. El desgaste de un activo dependerá de su capacidad para ser parte del ciclo productivo, de sus materiales y la garantía e intensidad de uso que la empresa le dará.
  • Los límites legales o restricciones contractuales para el uso del activo.