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SISTEMA DE FACTURA ELECTRÓNICA –SFE–

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La Dian ha puesto a disposición de los contribuyentes su sistema de factura electrónica –SFE–, el cual incluye los documentos electrónicos con fines fiscales, que son soporte de costos, deducciones, ingresos, pasivos o impuestos descontables, y los servicios que utilicen como insumo los documentos electrónicos o la información que proporcionan estos, como el caso de la plataforma de registro de facturas electrónicas de venta como título valor –Radian–, las devoluciones y la declaraciones sugeridas de impuestos.

El sistema de factura electrónica nace de la visión de la administración tributaria de desmaterializar los documentos que son soporte fiscal para mejorar la interacción de la Dian con sus contribuyentes ofreciendo servicios de mayor calidad.

Documentos que componen el SFE

Entre los documentos que actualmente hacen parte del SFE están los siguientes:

  • Factura electrónica de venta.
  • Reporte para validación de facturas de talonario o de papel expedidas por inconvenientes de tipo tecnológico del facturador.
  • Documento soporte de pago de nómina electrónica.
  • Documento soporte de adquisiciones con no obligados.

Próximamente, harán parte de este sistema los siguientes:

  • Documentos equivalentes a la factura de venta.
  • Documento soporte de importación.

Estos documentos tienen formas de operación tecnológicas similares a la factura electrónica de venta.

Servicios ofrecidos por el SFE

Dentro de los servicios que hacen parte del SFE se encuentran:

  • La plataforma Radian, que es el servicio de registro de facturas electrónicas de venta como título valor.
  • Devoluciones. 
  • Declaraciones sugeridas.

Beneficios que brinda el sistema de factura electrónica

  • Ahorro en el procesamiento y gestión documental.
  • Poder usar los documentos electrónicos validados por la Dian, como costos, deducciones, impuestos descontables, activos, pasivos en las declaraciones tributarias, para pagar lo justo.
  • Desmaterializar comprobantes fiscales para facilitar la consulta y trazabilidad.
  • Acceder a mejores servicios, como devoluciones automáticas y declaraciones tributarias sugeridas.
  • Mantener actualizada la información contable y tributaria sobre costos, deducciones e impuestos descontables.
  • El registro de facturas electrónicas de venta como título valor en la plataforma Radian genera confianza para los tenedores de estos títulos y para los inversionistas sobre la trazabilidad del documento, facilitando la generación de liquidez de forma inmediata.

Cifras y lo que se busca con la facturación electrónica

Mario Márquez, gerente de Factura Electrónica de la Dian, entregó algunos datos en El Espectador sobre la facturación electrónica en Colombia:

  • Entre el año anterior y este hay 580.000 empresas facturando electrónicamente.
  • Se busca que este año 700.000 empresas facturen electrónicamente.
  • En los países donde se ha puesto en marcha la factura electrónica ha disminuido la evasión. En cinco años, por ejemplo, México duplicó el recaudo del IVA.
  • La labor de este mecanismo es doble entre los empresarios contribuyentes: formaliza y busca a los que no quieren aparecer.
  • El mismo mecanismo de operación obliga a que las empresas busquen legalizar sus compras otorgando facturas.

PERSONAS NATURALES NO RESIDENTES QUE DEBEN PRESENTAR DECLARACIÓN DE RENTA POR EL AÑO 2020

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De acuerdo con lo indicado en el artículo 592 del Estatuto Tributario –ET– y el artículo 1.6.1.13.2.7 del DUT 1625 de 2016, las únicas personas naturales no residentes (y sucesiones ilíquidas no residentes) que quedarían obligadas a declarar renta en el régimen ordinario por el año gravable 2020 al Gobierno colombiano (usando para ello el formulario 110 prescrito con la Resolución Dian 000032 de abril 9 de 2021) serían aquellas a las que le aplique alguna de las siguientes dos (2) condiciones:

  1. Se trata de personas naturales y/o sucesiones ilíquidas que durante 2020 obtuvieron en Colombia ingresos brutos por todo concepto superiores a 1.400 UVT ($49.850.000), y sobre estos ingresos no se les practicó ningún tipo de retenciones en la fuente.
  2. Se trata de personas naturales y/o sucesiones ilíquidas que durante 2020 obtuvieron en Colombia ingresos brutos por todo concepto superiores a 1.400 UVT ($49.850.000), y sobre estos ingresos sí se les practicaron retenciones en la fuente, pero dichas retenciones no eran las de los artículos 407 al 409 del ET. Este es el caso, por ejemplo, de una persona natural no residente que haya vendido un bien raíz en Colombia y a la cual el notario solo le haya practicado la retención del artículo 398 del ET.

Por tanto, si no obtuvieron ingresos en Colombia (o los ingresos que obtuvieron estuvieron por debajo de 1.400 UVT), no quedarían obligadas a declarar renta al Gobierno colombiano. No quedan obligadas a declarar ni siquiera por el simple hecho de poseer patrimonios brutos grandes en Colombia (ver el Concepto Dian 1364 de octubre 29 de 2018, con el cual se modificó la respuesta a la pregunta 3.1 del Concepto Unificado 912 de julio de 2018; ver también la plataforma especial «Hazlo tú mismo» que la Dian liberó en julio de 2020).

Por consiguiente, cuando estas personas naturales y/o sucesiones ilíquidas no queden obligadas a presentar declaración ante el Gobierno colombiano, tampoco se les permitirá hacerlo de forma voluntaria (esto último solo se les permite a las personas naturales residentes; ver artículos 6  y 594-2 del ET).

En consecuencia, cuando no están obligadas a declarar, es claro que las retenciones en la fuente a título de renta y de ganancia ocasional que les hayan practicado durante el año 2020 se convertirían en su impuesto de renta del año ante el Gobierno colombiano.

Además, si durante 2020 prestaron servicios a entidades públicas colombianas y les practicaron retenciones por el impuesto solidario por COVID-19, pero al final del año no quedaron obligadas a declarar, podrán, a partir de julio 1 de 2021, efectuar la solicitud de devolución de dicho dinero con el trámite del “pago en exceso”.

Adicionalmente, en caso de que sí hayan tenido la obligación de presentar la declaración de renta del año gravable anterior (en este caso, la del año gravable 2019), y en dicha declaración hayan liquidado un «anticipo al impuesto de renta año gravable 2020”, al no quedar obligadas a declarar renta por el año gravable 2020, tendrán que pedirle a la Dian que les devuelva el valor de dicho anticipo con el trámite de «pago de lo no debido».

Las personas naturales no residentes y las sucesiones ilíquidas no residentes que sí queden obligadas a declarar renta ante el Gobierno colombiano deberán hacerlo solo de forma virtual, lo cual implica estar inscritas primero en el RUT (con la responsabilidad 05) y haber obtenido previamente, o renovado, la firma electrónica expedida por la Dian, los vencimientos transcurrirán entre el 10 de agosto y el 20 de octubre de 2021.


FIRMAS DIGITAL Y ELECTRÓNICA EN CONTRATOS DE TRABAJO

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Debido a la emergencia social, económica y sanitaria que transcurre desde el año pasado a causa del COVID-19, los empleadores se han visto en la necesidad de implementar diferentes medios y alternativas electrónicas y digitales en sus actividades de trabajo y trámites correspondientes.

Validez de los contratos de trabajo suscritos por firma electrónica

Conforme a lo establecido en los artículos 38 y 39 del CST, el contrato laboral no tiene que elaborarse por escrito en todos los casos, pues también puede ser verbal; por ende, en esta época de emergencia sanitaria el empleador cuenta con esta última alternativa para realizar una contratación.

Muchos empleadores, sin embargo, optan por el contrato escrito, bien sea por libre elección o porque desean pactar alguna de las cláusulas que la ley laboral exige que sean escritas para contar con validez, como lo son las cláusulas de exclusividad, el término fijo, el período de prueba, el salario integral, entre otras.

Por ello, con el ánimo de implementar herramientas tecnológicas y brindar una solución a las dificultades que trajo la pandemia del COVID-19, el Ministerio del Trabajo estableció en el Decreto 526 del 19 de mayo de 2021 la viabilidad de firmar el contrato de trabajo por medio de las firmas electrónica y digital.

En dicha norma se expresa que este contrato podrá ser firmado de forma digital o electrónica por el empleador y por el trabajador, resaltando que las firmas serán válidas siempre y cuando cumplan las condiciones establecidas en la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012, los cuales regulan la firma electrónica y la firma digital en Colombia.

Firma electrónica y firma digital: conceptos diferentes

Para comprender mejor lo regulado en el Decreto 526, es importante tener presente que estos medios de identificación personal no se refieren a lo mismo:

  • Firma electrónica: se trata de todos los métodos como contraseñas, garabatos, códigos, datos biométricos o claves criptográficas implementadas para identificar a una persona en relación con un mensaje de datos; es decir, se refiere a todas las formas electrónicas mediante las cuales se puede relacionar o vincular a una persona con un documento o información digital (PDF, correos electrónicos, SMS, mensajes de WhatsApp, entre otros); la firma electrónica puede ser simple o certificada.

El problema principal de la firma electrónica (cuando no es autenticada por una entidad de certificación) es que, en caso de presentarse una controversia legal, habría que demostrar en el proceso judicial la autenticidad, confiabilidad y apropiabilidad de ella, dado que esta no cuenta con la presunción de autenticidad que posee la firma digital (o firma electrónica certificada) debido a su certificación.

  • Firma digital: es una clase de firma electrónica, es decir, la firma electrónica es el género y la firma digital es la especie. Esta firma consiste en un valor numérico que se encuentra adherido al mensaje de datos, que utilizando un procedimiento matemático de criptografía determina si la firma se ha obtenido exclusivamente por la persona quien dice ser y si esta firma o documento ha sido modificado o alterado desde su creación hasta la transmisión, respaldando la autenticidad por una entidad de certificación digital.

En tal sentido, el Decreto 256 de 2021 autorizó la utilización tanto de la firma electrónica como de la digital, otorgando a estas la misma validez de la firma manuscrita, siempre y cuando se cumplan las reglas previstas dentro de la misma normativa.

Reglas para cumplir

En primera instancia, el contrato de trabajo debe cumplir con los requisitos de contenido establecidos en el artículo 39 del CST. Adicionalmente, el documento debe cumplir los siguientes requisitos:

  • La vigencia o fecha de la firma digital o electrónica certificada debe ser la misma del contrato.
  • La implementación de la firma digital o electrónica certificada, que se realiza mediante la intervención y certificación de una entidad privada, no podrá generar costos para el trabajador; le corresponde exclusivamente al empleador el pago de cualquier valor asociado a esta implementación.
  • El uso de la certificación del contrato laboral debe ser extendido incluso cuando este finalice.
  • Los medios necesarios para el uso de la firma electrónica deben ser proveídos por el empleador.
  • La imposibilidad de firmar electrónicamente un contrato laboral no será barrera para el acceso al empleo.

La firma escaneada no es lo mismo que la firma digital

Finalmente, es importante aclarar que la firma digital no es lo mismo que la firma escaneada, debido a la autenticidad que esta última posee.

La firma escaneada, empleada con mucha frecuencia, se limita a ser una representación gráfica, a partir de fotografías, de la firma manuscrita, que es introducida posteriormente en un mensaje de datos o documento electrónico. Dicha forma de suscribir documentos, como se puede observar, no cuenta con una forma de verificación de autenticidad de quien dice firmar, como sí ocurre con la firma digital, por lo que la firma escaneada cuenta con menor seguridad y por esto es sujeta a repudio o tacha.

Se debe tener presente, sin embargo, que la firma escaneada es considerada como una clase de firma electrónica, toda vez que resulta ser un dato biométrico (escritura) que permite identificar a una persona. En ese entendido, es válido suscribir contratos laborales con la firma escaneada, debido a que es considerada una forma de firma electrónica, con la salvedad de que puede ser sujeta a la exigencia de verificación y comprobación de autenticidad, toda vez que no cuenta con un mecanismo de certificación como si lo tienen la firma digital y la firma electrónica certificada.


AMPLIACIÓN DE PLAZO PARA PAGAR IMPUESTO DE RENTA 2020 PARA MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS

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El pasado 4 de junio de 2021 el Ministerio de Hacienda expidió el Decreto 612 para ampliar por segunda vez los plazos en los cuales las personas jurídicas (del régimen ordinario o especial, pero sin incluir a las del régimen simple) que califican como micro y pequeñas empresas, puedan cancelar el saldo a pagar que les haya arrojado su declaración de renta del año gravable 2020.

La primera ampliación se había dado con el Decreto 374 de abril 9 de 2021, a través del cual se había dispuesto que el saldo a pagar de la declaración del año gravable 2020 se podría cancelar hasta en dos cuotas iguales; la primera vencería entre el 9 y el 23 de junio de 2021 y la segunda entre el 9 y el 23 de noviembre de 2021.

Sin embargo, a causa de las dificultades económicas generadas con los bloqueos de vías y demás alteraciones del orden público producidas con el paro nacional iniciado el 28 de abril de 2021, el Gobierno consideró necesario dar un mayor plazo, por tanto, ahora se ha establecido que el saldo a pagar de la declaración de renta del año gravable 2020 se podrá cancelar en una única cuota dentro de los siguientes vencimientos:

Si el último dígito es

Hasta el día

1

9 de noviembre de 2021

2

10 de noviembre de 2021

3

11 de noviembre de 2021

4

12 de noviembre de 2021

5

16 de noviembre de 2021

6

17 de noviembre de 2021

7

18 de noviembre de 2021

8

19 de noviembre de 2021

9

22 de noviembre de 2021

0

23 de noviembre de 2021

 

 El pago oportuno es importante para las declaraciones de renta año que aspiren a obtener el beneficio de auditoría

En relación con lo anterior, y si alguna persona jurídica que califica como micro y pequeña empresa decide acogerse a lo dispuesto en el Decreto 612 de junio 4 de 2021 pagando su impuesto de renta del año gravable 2020 en una fecha tan tardía como noviembre de 2021, es importante destacar que aquellas que cumplieron con presentar oportunamente su declaración de renta del año gravable 2020 (entre abril y mayo de 2021), pero lo hicieron cumpliendo con todos los requisitos establecidos en el artículo 689-2 del ET (entre ellos que su impuesto neto de renta del año gravable 2020 será por lo menos un 20 % mayor en comparación con el del año gravable 2019), podrán obtener el beneficio de auditoría mencionado en dicha norma solo si también se aseguran de pagar oportunamente el saldo a pagar que les arroje su declaración del año gravable 2020.


TIPOS DE CONTROL INTERNO Y SUS ELEMENTOS BÁSICOS

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El control interno, de acuerdo con la Ley 87 de 1993, comprende el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos diseñados por una empresa para promover la eficiencia en las operaciones, salvaguardar los recursos de la entidad y verificar la veracidad de la información financiera y administrativa. En resumen, su propósito es estimular la observancia de las políticas y lograr el cumplimiento de los objetivos programados.

Elementos básicos del control interno

Un sistema de control interno efectivo debería abarcar por lo menos los siguientes puntos:

  1. Un plan de organización que provea la separación apropiada de responsabilidades.
  2. Un sistema de autorización y procedimientos de registro adecuados para proveer un control razonable.
  3. Prácticas sanas para seguir en la ejecución de los deberes y funciones de cada unidad y colaborador de la organización.
  4. Políticas para verificar que la idoneidad del personal sea proporcional a sus responsabilidades.
  5. Función efectiva de auditoría interna.

Tipos de control interno

Hoy en día el control interno va más allá de los asuntos que tienen relación directa con las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas. Por ello se dice que el control interno incluye, además de los controles financieros, los de carácter administrativo o gerencial.

Aunque es difícil delimitar estas áreas, es necesario comprender las diferencias entre lo financiero y lo administrativo. A continuación, profundizamos en cada uno de ellos:

Control interno financiero

El control interno financiero comprende el plan de la organización y las políticas y procedimientos concernientes a la custodia de los recursos, así como la verificación de la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros. Debe estar orientado a proporcionar una seguridad razonable de que:

  • Las operaciones y transacciones se ejecutan de acuerdo con la autorización general o específica de la administración.
  • Las transacciones se registran de conformidad con las políticas contables de la organización.
  • El acceso a los bienes y/o disposiciones solo se realiza con la autorización previa de la administración.
  • Los asientos contables se hacen para controlar la obligación de responder por los recursos y su registro se compara periódicamente con los recursos físicos. Por ejemplo, el inventario de mercancía.

El control interno es responsabilidad principal de la gerencia o máxima autoridad de la empresa. Específicamente en lo relativo al control interno financiero, la responsabilidad recae sobre el funcionario encargado de la dirección financiera ante la máxima autoridad de la entidad, quien debe velar porque este se ejecute correctamente.

Control interno administrativo

Comprende los planes, políticas y procedimientos concernientes a los procesos de decisión que llevan a la autorización de las transacciones y operaciones por parte de la gerencia. El objetivo es fomentar la eficiencia de las operaciones, la observancia de las políticas prescritas por la gerencia y el logro de las metas programadas.

La protección de los recursos y la revelación de errores o desviaciones de los mismos es responsabilidad primordial de los miembros de la alta gerencia. Por eso es necesario mantener un acertado control interno administrativo. De igual manera, se puede decir que el control interno solo existe cuando la administración puede confiar en una autoverificación de las operaciones y actividades sin tener que realizar inspecciones o controles externos a las operaciones normales.

Para que una entidad pueda funcionar, además de dotarla de los recursos necesarios (humanos, materiales y financieros), debe poseer una organización compatible con su razón de ser, es decir, debe cumplir con el proceso administrativo de planeamiento, organización, dirección y control.

Por ejemplo, la operación o transacción de vender conlleva los siguientes pasos: aceptación del pedido, despacho de la mercancía, facturación y, por último, cobranza. Esta sola operación exige que se dicten políticas para reglamentar cada uno de estos pasos; asimismo, la autorización para llevarlos a cabo nace de la gerencia, la cual puede ser delegada a otros funcionarios sin perder su responsabilidad. A su vez, cada paso precisa su respectiva aprobación, la cual indica que se han satisfecho las condiciones de la autorización para efectuarlo.

Características de los sistemas de control interno administrativo

  • De organización: control alcanzado por el modo en que la empresa asigna responsabilidades y delega la autoridad, el cual considera dos técnicas principales de control organizativo: estructura organizativa y delegación de autoridad. En este sentido, debe orientar sobre temas como las relaciones jerárquicas, las responsabilidades asignadas a cada puesto y los límites de autoridad de los individuos clave en cada función.
  • De operación: control alcanzado mediante la observación de políticas y procedimientos dentro de la organización. Los controles de operaciones son los métodos mediante los cuales una organización planifica, ejecuta y controla la marcha de sus actividades.

EL 30 DE JUNIO VENCE PLAZO PARA ACTUALIZACIÓN DE RUT PARA PENSIONADOS

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Tal como lo dispuso la Resolución 000005 de enero 22 de 2021 (a través de la cual se modificó el artículo 2 de la Resolución 000114 de diciembre 21 de 2020), el miércoles 30 de junio de 2021 vencerá el nuevo plazo concedido para que los contribuyentes, entre ellos los pensionados, puedan actualizar su RUT e incluir (entre las casillas 46 a 50 de la primera página de este) los nuevos códigos de actividades económicas fijados con la Resolución 000114 de diciembre 21 de 2020.

La Dian expidió su nueva Resolución 000114 de 2020 para acoger los cambios que el Dane realizó en mayo en materia de los códigos de actividades económicas (ver Resolución 00549 de mayo 8 de 2020). Por tanto, con la nueva Resolución 000114 de 2020 la Dian derogó su anterior Resolución 000139 de noviembre de 2012 y volvió a reexpedir el listado completo de los códigos de actividades económicas que se deben mantener reportados en las casillas 46 a 50 de la primera página de su RUT.

Se hizo una ampliación de plazos para beneficiar especialmente a los pensionados

Como es sabido, los pensionados que presentan declaraciones o informes tributarios, o que cumplen otras obligaciones tributarias ante la Dian, sí figuran entre los obligados a actualizar su RUT para incluir el nuevo código de actividad económica 0020, pero admitiendo que el plazo de enero 31 de 2021 era muy corto para hacer dicha actualización (pues muchos pensionados no entienden de procesos virtuales y solo saben atender sus tareas de forma presencial, algo demasiado peligroso en medio de la actual pandemia del COVID-19), se amplió hasta junio 30 de 2021 el plazo para cumplir con la  mencionada actualización.

Además, la Dian publicó primero su comunicado de prensa 006 de enero 22 de 2021 diciendo que la actualización del RUT se haría de oficio solo a los pensionados que presentaron declaraciones de renta durante el 2020 informando valores por pensiones en su “cédula de pensiones”.

Por último, a finales de enero de 2021 la Dian publicó su cartilla instructiva ABC actualización RUT pensionados, indicando que la obligación de actualizar del RUT aplica para todos quienes ya figuran inscritos en el RUT sin importar si actualmente están o no obligados a presentar declaraciones tributarias o informes tributarios.


EFECTOS PARA INDEPENDIENTES QUE RECHACEN COSTOS Y GASTOS EN DECLARACIÓN DE RENTA 2020

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De acuerdo con lo establecido en el artículo 336 del Estatuto Tributario –ET– (luego de ser modificado con el artículo 41 de la Ley 2010 de diciembre 27 de 2019) y el artículo 1.2.1.20.5 del DUT 1625 de 2016 (luego de ser sustituido con el artículo 8 del Decreto 1435 de 2020), las personas naturales y/o sucesiones ilíquidas residentes que al cierre de 2020 pertenecían al régimen ordinario (es decir, que no pertenecían al régimen simple) y percibieron rentas de trabajo no laborales (honorarios, comisiones, servicios, emolumentos, etc., sin importar si están obligadas o no a llevar contabilidad) deberán aplicar la siguiente regla especial a la hora de preparar su declaración de renta del año gravable 2020:

  1. Los trabajadores independientes que percibieron honorarios y vincularon menos de 2 trabajadores durante un término inferior a 90 días durante el año fiscal, y aquellos que obtuvieron ingresos a título de compensación de servicios personales habiendo vinculado igualmente menos de 2 personas a su actividad, pero sin importar el tiempo de labor, tendrán que escoger entre utilizar el beneficio de la renta exenta del 25 % a que se refiere el numeral 10 del artículo 206 del ET (la cual es una renta exenta que sí se somete luego al límite del 40 % de los ingresos netos de la cédula general) o utilizar los costos y gastos asociados a sus ingresos por honorarios, comisiones o servicios. Por tanto, dependiendo de la decisión, tendrán que usar los renglones 32 al 42, o 43 al 57, del formulario 210 del año gravable 2020.

 

  1. Aquellas que sí vincularon a otras 2 o más personas durante más de 90 días durante el año fiscal nunca podrán usar la renta exenta del numeral 10 del artículo 206 del ET y solo tienen derecho a usar siempre sus costos y gastos. Por tanto, siempre usarán los renglones 43 al 57 del formulario 210 del año gravable 2020.

Consecuencias de rechazarse costos o gastos, o de rechazarse la renta exenta del 25 %

Las personas mencionadas en el numeral 1 anterior deberán tener en cuenta lo siguiente:

a) Si deciden utilizar solo la renta exenta del 25 %  a que se refiere el numeral 10 del artículo 206 del ET y, por tanto, se rechazan sus costos y gastos del año 2020, es muy importante tener presente que, si la persona natural también fue responsable del IVA durante 2020 (antiguo “régimen común del IVA), lo que sucederá es que los valores por IVA de los costos y gastos que se rechacen también se volverían automáticamente valores por IVA que no podían ser tomados como descontables en sus declaraciones del IVA de 2020 (ver artículo 488 del ET). Por tanto, se haría necesario tener que corregir también las declaraciones del IVA ya presentadas.

Además, si son personas naturales que también deben presentar información exógena del año gravable 2020 (la cual se vence antes que la presentación de la declaración de renta del año gravable 2020), en tal caso deberán reportar sus costos y gastos como “no deducibles” dentro del formato 1001.

b) Si deciden utilizar sus costos y gastos y, por tanto, se rechazan la renta exenta del 25 % a que se refiere el numeral 10 del artículo 206 del ET, deben tener presente que, cuando tengan una renta presuntiva mayor a su renta ordinaria total de su cédula general, en tal caso es un error haber rechazado la renta exenta del 25 %, pues, de acuerdo con el artículo 1.2.1.19.15 del DUT 1625 de 2016, la renta presuntiva sí se puede disminuir con el mismo valor de las rentas exentas limitadas que se hayan decidido restar dentro de la renta ordinaria.

Además, los costos y gastos del año 2020 que sí utilizarán en su declaración de renta deberán estar soportados en facturas de venta electrónicas o documentos equivalentes válidos (sin incluir los tiquetes POS expedidos después de noviembre 1 de 2020) y, adicionalmente, deberán haber cumplido la norma de bancarización del artículo 771-5 del ET.


TERMINACIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO POR REVELAR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

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Los contratos de trabajo son un convenio en el cual trabajador y empleador además de comprometerse, el primero a prestar un servicio personal con continuada dependencia o subordinación y el segundo a pagar un dinero denominado salario, tienen una serie de obligaciones especiales (artículos 57 y 58 Código Sustantivo del Trabajo –CST–) y prohibiciones (artículos 59 y 60 del CST) que deben ser acatadas por las partes.

En la relación laboral como convenio jurídico, si cualquiera de las partes incumple una de estas obligaciones especiales, comete alguna de las denominadas prohibiciones o se ve incursa en una de las causales justas establecidas en el artículo 62 del CST, tal como la divulgación de información confidencial, dará derecho a la otra parte a terminar el contrato de trabajo con justa causa.

Sustracción de información de nómina como causal de terminación del contrato

La Corte Suprema de Justicia, mediante la Sentencia SL679 del 2021, entre otros aspectos, analizó la terminación del contrato laboral cuando el trabajador incurre en la falta establecida en el numeral 8 del literal a) del mencionado artículo 62 del CST, el cual establece como una causa justa de despido el hecho de que el trabajador revele secretos técnicos o comerciales o dé a conocer asuntos de carácter reservado del empleador.

El caso puntualmente revisado por la Corte en la sentencia en mención se refiere a una trabajadora que laboró en el manejo del archivo en el área de contabilidad de una empresa, manipulando comprobantes de egreso, recibos de caja y documentos de contabilidad en los que se encontraban adjuntas las nóminas de los empleados. Esta era información confidencial que la trabajadora no se encontraba facultada para revisar, no obstante, pese a esta prohibición la trabajadora sustrajo documentos de nómina del archivo de uno de los trabajadores sin mediar autorización alguna de su empleador.

Frente a este caso, la Corte estableció que cuando un trabajador revela documentación o información de nómina sin autorización y sin que esto haga parte de sus funciones, constituye una trasgresión al principio de confidencialidad que incluso atenta contra las normas de protección de datos personales establecidas en la Ley 1581 de 2012.

Por lo anterior, resulta ser una conducta grave y, por lo tanto, una justa causa de terminación del contrato cuando un trabajador toma información confidencial, como en este caso de nómina, y la divulga o comunica sin autorización.

No es necesario que la revelación de la información cause un daño al empleador

En dicha providencia, adicionalmente, la Corte expone que para que se de aplicación como falta grave y causal de terminación no es necesario que la revelación de información confidencial sin autorización genere perjuicios a empleador. Para esto la Corte indica:

“Ahora el daño que se cause a la empresa con la conducta contraria al ordenamiento jurídico del trabajador no es necesario que implique un perjuicio económico, sino, como en el presente caso, aquel se constituye en la vulnerabilidad de su información y de los documentos inherentes a su personal”.

Consecuencia de revelar información confidencial

Como se hizo mención, revelar, comunicar o divulgar información de nómina resulta ser una falta grave y un incumplimiento por parte del trabajador, el cual trae consigo la consecuencia de darle la facultad al empleador de terminar el contrato de trabajo con justa causa, conforme a lo establecido en el artículo 61 y 62 del CST.

Es de anotar que, si se llegara a realizar la conducta de revelación de secretos del empleador, y este último decide solo sancionar al trabajador con suspensiones o llamados de atención, no podrá despedirlo más adelante por ello, pues se debe recordar que nadie puede ser sancionado dos veces por un mismo hecho.

Requisitos para que sea válido el despido por incumplimiento de una obligación por parte del trabajador

Finalmente, recordemos que cuando el trabajador comete algún incumplimiento o una justa causa para terminar el contrato de trabajo, el empleador, para terminar el contrato unilateralmente sin tener que reconocer el pago de una indemnización, debe:

  • Existir inmediatez de la justa causa, es decir, que exista un tiempo prudente entre el despido y la comisión de la conducta o el momento en el cual el empleador tiene conocimiento de la comisión de la falta.
  • Nexo causal entre la justa causa y el despido, esto es que el despido se derive de esa conducta y no de otra razón, y que el mismo se dé por una causal previamente establecida en la ley, el reglamento interno de trabajo o el contrato laboral.
  • Dar la oportunidad al trabajador de ser escuchado, es decir, que el trabajador cuente con un espacio o un momento en donde pueda expresar lo ocurrido respecto a la causal imputada.

Sobre esta última causal, es importante recordar que, conforme a lo establecido por la Corte Suprema, dicho espacio de escucha no significa necesariamente el cumplimiento de un procedimiento, este solo se exigirá cuando previamente se establece en los reglamentos del empleador.


DESDE EL 1 DE AGOSTO LAS EMPRESAS Y CONTRATISTAS DEBERÁN REPORTAR LAS CUENTAS DE COBRO ANTE LA DIAN

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La Dian ha sumado otra estrategia de control a través de la obligatoriedad de reportar lo que ahora se conoce como documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar electrónicamente, a partir del 1 de agosto de 2021, así lo indica el parágrafo 4 de la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020, modificado por el artículo 2 de la Resolución 000037 de mayo 5 de 2021.

La Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021 indica que de ahora en adelante las empresas que tengan dentro de su operación contratistas, y a través de estos reciban cuentas de cobro, tendrán que notificar por medio electrónico a la Dian el envío de este documento soporte en adquisiciones, con el fin de dejar una trazabilidad de ellas.

La medida no solo incluye las cuentas de cobro sino también una lista de diferentes documentos que se emitían con la denominación de documento equivalente.

La resolución indica que las empresas también tendrán que reportar el recibo de estas cuentas frente a la Dian, en un término que no supere las 72 horas, y a la vez quedan obligadas a emitirle al contratista un recibido mediante un documento llamado soporte de contratación.

Carlos Tocora Manrique, director comercial de miproveedor.com, plataforma de clientes y proveedores en Latinoamérica, la cual ya comenzó a ofrecer sus servicios para la gestión de las cuentas de cobro, asegura que:

(…) en su momento, la implementación de la facturación electrónica tomó a muchos por sorpresa, pero ahora estamos preparados tecnológicamente para prestar este servicio a las empresas, con la ventaja de habernos adelantado y de haber creado una herramienta específica que contempla todo el ciclo de vida de las cuentas de cobro, y adicional, permite generar ahorros significativos en la gestión mencionada.

Las plataformas deben estar en capacidad de:

  • Recibir y entregar a la Dian las cuentas de cobro.
  • Generar el soporte de adquisición.
  • Verificar las referencias al contrato.
  • Asociar las órdenes de compra en el sistema de planificación de recursos empresariales –ERP–.
  • Generar conformidades de entrega.
  • Gestionar las aprobaciones o rechazos por parte de las áreas administrativas y gerenciales.

Una norma para controlar la información sobre los ingresos de los proveedores

Para Tocora Manrique, con esta tecnología las empresas podrán ahorrar hasta un 95 % en el costo de la gestión de una cuenta de cobro. De igual forma, las plataformas robustas tendrán la capacidad de integrarse con las plataformas ERP permitiendo la integración de operaciones de contabilidad, administrativas, de producción, logística, inventario y envíos, con una ventaja adicional que es la del costo de gestión por factura, que en nuestro caso puede llegar a ser hasta de solo un dólar.

Con esta normatividad la Dian pretende controlar la información sobre los ingresos de los proveedores, sean personas naturales o jurídicas, así como contar con un soporte para confrontar con las empresas a la hora de declarar sus ingresos.

Además, brindará la posibilidad a las organizaciones de operar en regla, así como convertir las cuentas de cobro en títulos valores negociables en el mercado financiero en el esquema de factoring social.


PRESENTACIÓN DE LA PLANILLA DE COTIZACIÓN DE APORTES PARA TRABAJADORES INDEPENDIENTES

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Si una empresa tiene un trabajador independiente que todos los meses recibe honorarios por un monto inferior al salario mínimo mensual legal vigente –smmlv–, ¿debe pedir su planilla de cotización por ser recurrente?

Un trabajador independiente contratado mediante contrato de prestación de servicios tiene la obligación de realizar aportes a seguridad social (salud, pensión y riesgos laborales) sobre el 40 % del valor mensualizado de su contrato cuando tenga ingresos iguales o superiores a un (1) salario mínimo mensual legal vigente –smmlv–.

Solicitud de la planilla cuando el independiente devenga menos de un smmlv

El artículo 1.2.4.1.7 del Decreto 1625 de 2016 establece que para la deducción en el impuesto de renta y complementario por concepto de pago de aportes a seguridad social, realizados por personas naturales que no tengan origen en una relación laboral o legal y reglamentaria, deberá adjuntarse la copia de la Pila o el documento de pago.

A su vez, este artículo dispone que el contratante deberá verificar que dichos aportes sean realizados sobre los ingresos obtenidos por el contratista en el contrato según las normas vigentes que regulan los porcentajes de pago al sistema de seguridad social.

En lo que respecta a nuestro caso, el parágrafo del artículo en mención dispone que la obligación de solicitar la Pila o documento de pago para la deducción del mencionado impuesto no será procedente cuando el valor mensual del contrato sea inferior a un (1) smmlv.

Lo anterior podría obedecer a que la ley establece que la base mínima de aportes a seguridad social es de un (1) smmlv (artículo 5 de la Ley 797 de 2003), por lo tanto, las personas que devenguen un monto inferior no se encuentran obligadas a realizar los aportes.

Debe tenerse en cuenta, sin embargo, que este año entró en vigor el piso de protección social, en el que deben encontrarse vinculados los trabajadores independientes con ingresos mensuales inferiores a un (1) smmlv para realizar aportes a seguridad social. Dado esto, podría suponerse que ahora deberá presentarse la Pila o documentos de pago a los contratantes.