Contraseña de firma electrónica renovarla periódicamente asegura un mayor control sobre su uso

Muchas veces la clave de los Gerentes con las cuales se inicia sesión en el portal de la Dian, o con la que se firman declaraciones tributarias son conocidas por personas como la secretaria o el contador.

Cuando estas ya no estén, lo correcto es cambiar las contraseñas.

Los representantes legales de las personas jurídicas muchas veces permiten que personas diferentes conozcan sus claves necesarias para ingresar al portal de la Dian o para firmar electrónicamente las declaraciones y reportes.

Es importante tener en cuenta que la responsabilidad ante terceros por aquellos actos en que figure su firma siempre recaerá sobre el titular y no sobre las otras personas que conocían y utilizaron sus contraseñas.

Cajas de compensación familiar que beneficios trae para el empleado

Es deber de todo empleador afiliar a una caja de compensación familiar a todo empleado que devengue hasta 4 salarios mínimos mensuales legales vigentes. Con dicho requisito se obtiene la posibilidad de recibir beneficios durante la vigencia de la relación laboral y hasta cierto tiempo después de la culminación de esta, tales como: subsidios de vivienda, educación, capacitaciones, créditos en fomento, actividades de recreación, deportivas, culturales, auxilios en dinero y oportunidades de inserción laboral.

Los beneficios se otorgarán en favor del trabajador afiliado y parte de su núcleo familiar de los cuales harán parte:

• Los hijos menores de 18 años.
• Los hermanos no mayores de 18 años, siempre que sean huérfanos, dependan y convivan con el trabajador.
• Padres del trabajador, siempre que tengan más de 60 años y no tengan ingresos o rentas de ninguna índole.
• Padres, hermanos e hijos que se encuentren en condición de discapacidad e imposibilidad para trabajar, sin importar su edad.

El auxilio económico se otorgará al trabajador afiliado aun durante el tiempo de vacaciones laborales, licencias obligatorias o en incapacidades de origen común, y se asignará una cuota por cada beneficiario que conforme su núcleo familiar.

En caso de muerte del trabajador afiliado, se suministrará el valor de una cuota mensual para cada uno de los beneficiarios durante un período de 12 meses. Si fallece alguno de los beneficiarios del trabajador afiliado, le será suministrada la suma equivalente a 12 meses, pero en un mismo pago efectuado en el mes del fallecimiento del familiar.

Para los beneficiarios que se encuentran en condición de discapacidad, la cuota será doble, siempre que convivan y dependan del trabajador afiliado.

La Superintendencia del Subsidio Familiar fija la cuota monetaria en favor de los beneficiarios, la cual varía para cada departamento.

No habrá lugar al reconocimiento de este subsidio en el evento que ambos cónyuges superen la remuneración de 6 salarios mínimos legales mensuales vigentes $ 4.426.302. Lo mismo pasa si el trabajador no registra dentro de un mismo mes 96 horas laboradas o su equivalente a dos semanas.

Licencia de paternidad será efectiva siempre que se cumpla con el tiempo establecido de cotización

En el uso de sus facultades jurisdiccionales, la Supersalud aclaró que uno de los requerimientos para que la licencia de paternidad se haga efectiva es que el padre haya empezado a cotizar por lo menos dos semanas antes del parto de la madre, esto debido a la ambigüedad del artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo.

La figura de licencia de paternidad se derivó del amparo otorgado por el Estado a la madre gestante, ya que los primeros auxilios reconocidos al hombre con ocasión  al nacimiento de su hijo constituyeron, básicamente, una extensión del derecho a la licencia de maternidad.

El período de esta licencia son 8 días contados a partir del nacimiento del bebé y todo empleador está obligado a concederla.

¿Cuándo la madre fallece o enferma qué sucede con esta licencia?

La ley prevé contingencias que no escapan al trabajo de parto, estas son las que se dan cuando la madre muere o se enferma al momento o tiempo después del nacimiento del bebé. La ley establece que las garantías dadas a las madres serán extensibles al padre cuando este quede a cargo del recién nacido por causa de enfermedad o muerte de la madre, y la licencia (o lo que reste de esta) correrá justo a partir del momento en el que el padre se haga custodio del recién nacido. Así las cosas, la licencia materna se extiende al padre en caso de fallecimiento o enfermedad de la madre, caso en el cual el empleador del padre del infante queda obligado a concederle una licencia equivalente al tiempo que falta para expirar el período de la licencia posterior al parto concedida a la madre.

Política de tratamiento de datos personales

Política de privacidad

La presente política de privacidad (en adelante la “política”) fue elaborada con base en los artículos 15 y 20 de la constitución política de Colombia, en la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes. Su objeto es poner en conocimiento el tratamiento que HERRERA ASOCIADOS Y CIA S.A.S.  (en adelante la “empresa”) les da a los datos personales que posee en sus bases de datos, los derechos que le asisten a los titulares de estos datos personales y los mecanismos con que cuentan para ejercerlos.

Los datos personales que reposan en las bases de datos de la empresa, fueron obtenidos con el consentimiento previo e informado de parte de sus titulares, y en esta medida, el tratamiento que se les da, ha sido autorizado conforme lo establecen la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables al caso.

Definiciones

Para efectos de la presente política, las siguientes palabras tendrán los significados que se mencionan a continuación:

• “autorización”:consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;
• “base de datos”:conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento;
• “dato personal”:cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
• “dato público”:es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva;
• “datos sensibles”:se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos;
• “encargado del tratamiento”:persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;
• “responsable del tratamiento”:persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales;
• “titular”: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;
• “transferencia”:la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;
• “transmisión”:tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• “tratamiento”: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• “aviso de privacidad”:comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Tratamiento de los datos personales

La empresa recolecta, almacena, usa, procesa, suprime y circula datos personales con ocasión del desarrollo de su objeto social como consecuencia de la existencia de una relación laboral, comercial o civil con los distintos titulares de los datos personales. En virtud de lo anterior, los datos personales son utilizados (de forma manual y automática) para:

• Ejecutar los contratos civiles, laborales o comerciales suscritos para con los titulares y proporcionar un efectivo servicio a estos.
• Contactar a los titulares en virtud de la relación comercial, civil o laboral existente.
• Cobrar los valores plasmados en los diferentes documentos que constituyen título ejecutivo (factura, cheque, pagare, acuerdo de pago, acta de conciliación, etc.), que han sido generados como consecuencia de la suscripción para con los titulares de la información en virtud de la suscripción de cualquier tipo de contrato que esté relacionado directa e indirectamente con el desarrollo del objeto social.
• Pagar honorarios, remuneraciones o salarios surgidos en virtud de las relaciones comerciales, civiles o laborales existentes para con los titulares.
• Cumplir con las obligaciones laborales, que de acuerdo con la normativa colombiana se desprenden para la empresa como empleadora.
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, de registros comerciales, corporativos, contables y legales de la empresa.
• Cumplir con las obligaciones de prevención de lavados de activos y financiación de terrorismo.
• Enviar mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención a los titulares.
• Registro de la información de los titulares en la base de datos de la empresa.
• Proveer los servicios ofrecidos en el sitio web.
• Efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia, autoridades de policía o autoridades judiciales, cuando estas lo soliciten.
• Trámites administrativos internos de la empresa tales como reportes contables, auditorías, facturación y demás que sean necesarios.
• Análisis estadístico e investigación de mercado.
• Transmisión de información a terceros involucrados en la prestación del servicio ofrecido, cuando sea necesario.
• Promocionar actividades, productos y servicios ofrecidos por la empresa. Para dicho efecto, se utilizarán distintos medios de comunicación y/o difusión, tales como correo, e-mail, teléfono fijo y celular (incluyendo mensajes de texto y de voz).
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato celebrado con el titular.

Teniendo en cuenta que la empresa cuenta con empleados, aliados y proveedores para el desarrollo de su objeto social y para la ejecución de los demás contratos laborales, comerciales o civiles que celebre con los titulares, la empresa será la responsable del tratamiento y sus empleados, aliados y proveedores serán los encargados del tratamiento; en esta medida la empresa asegura que los encargados del tratamiento darán estricto cumplimiento a lo establecido en la presente política.

En el evento en que el desarrollo del objeto social y la ejecución de contratos laborales, comerciales o civiles celebrados con los titulares implique la transferencia o transmisión de los datos personales a aliados o proveedores extranjeros, la empresa se compromete a que estos se adhieran a lo establecido por la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales, y concretamente den estricto cumplimiento a lo establecido en la presente política.

Finalmente, una vez concluida la relación comercial, laboral o civil existente con los titulares, los datos personales sólo serán usados para efectos de mantenerlos en el registro de la base de datos de la empresa y de enviarles mensajes con fines comerciales, académicos y/o publicitarios si así lo autoriza el titular, de lo contrario, serán eliminados de las bases de datos de la empresa o archivados en condiciones seguras cuando así lo requiera la normativa colombiana.

Derechos de los titulares

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.
• Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la superintendencia de industria y comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la constitución;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Seguridad de la información

La empresa utiliza estrictos procedimientos de seguridad para garantizar la integridad, confidencialidad y seguridad de la información y de los datos personales suministrados por el titular, tales como la restricción de acceso a la información únicamente por personal autorizado y prácticas de desarrollo seguro de software, los cuales evitan su alteración y tratamiento o acceso no autorizado.

En los casos en que, de acuerdo con esta política, la empresa transfiera la información y/o datos personales a un tercero, éste estará obligado a adoptar procedimientos y medidas similares que garanticen la seguridad de la información.

Procedimientos de acceso, consulta y reclamación sobre datos personales

La empresa garantiza que los titulares de los datos personales a los que se les da tratamiento, tendrán acceso a éstos, y serán informados sobre todas las modificaciones, actualizaciones o supresiones que de ellos se hagan.

La empresa pone a disposición de los titulares el siguiente correo: GERENCIA@HERRERAASOCIADOS.CO, al cual podrá escribir el titular o los legitimados según la ley 1581 de 2012, para tener acceso a su información personal, para acreditar el tratamiento que se les está dando a sus datos personales, para presentar reclamos o solicitar su actualización, rectificación o supresión, y para solicitar la prueba de la autorización por éste dada en su oportunidad.

La empresa tendrá un plazo de quince (15) a diez (10) días para dar respuesta a las solicitudes, reclamos o consultas. Si el reclamo, solicitud o consulta resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Para atender el reclamo, solicitud o consulta, es necesario que el titular o los legitimados según la ley 1581 de 2012, alleguen la siguiente información:

• Nombre completo
• Número de identificación
• Dirección de notificación o de respuesta
• Teléfono de contacto
• Cuando el solicitante no sea el titular, debe allegar la información que de acuerdo con la ley 1581 de 2012 lo legitima para hacer la solicitud, consulta o reclamo en nombre del titular.

Vigencia

La presente política entra en vigencia a partir del primero (1) de Octubre del 2016. Cualquier modificación será informada oportunamente a los titulares.

Obligatoriedad de la implementación del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

Para mayor comprensión de lo que tratara este escrito, debo empezar por indicar que el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST), de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST), es conceptuado por el inciso primero (1) del artículo 2.2.4.6.4 del decreto 1072 del 2015, como: