Prestaciones sociales, que son?

Las prestaciones sociales son pagos adicionales al salario, que constituyen beneficios para el empleado. Estas son una remuneración obligatoria por parte del empleador hacia los trabajadores que se encuentren vinculados a la empresa por medio de contrato de trabajo; son originadas para cubrir necesidades o riesgos ordinarios, además de representar un reconocimiento a su contribución en la generación de resultados económicos de la empresa.

Las prestaciones sociales se encuentran constituidas por:

Prima de servicios. Esta constituye el reconocimiento que otorga el empleador al trabajador por la participación en la generación de utilidades a la organización y corresponde a quince (15) días de salario por cada semestre laborado, en los casos en que se labore por un tiempo inferior se debe calcular el valor correspondiente.

Cesantías. Este beneficio tiene como principal objetivo otorgarle al trabajador recursos que se constituyan como un auxilio para el desempleo, y que además se ha determinado como un ahorro que puede ser invertido en vivienda o estudio; las cesantías corresponden a un salario mensual por cada año laborado o a su proporción en caso de un tiempo de labor inferior.

Auxilio de cesantías. Es el reconocimiento financiero del empleador por la retención anual del valor correspondiente a las cesantías, dicho beneficio corresponde al 12% del total de las cesantías anuales o proporcionalmente al tiempo trabajado, y debe ser pagado directamente al trabajador.

Vacaciones. Son el descanso remunerado que el empleador debe otorgar al trabajador, las cuales son equivalentes a quince (15) días de licencia paga por cada año laborado o el tiempo proporcional a la fracción trabajada; el 50% de las vacaciones puede ser compensado en dinero.

Trámite para reclamar la pensión de vejez por garantía mínima (Colfondos)

Si una persona se acerca a la edad para poderse pensionar, pero no cuenta con el capital suficiente para acceder a la pensión de vejez, tiene derecho a que el Gobierno complete la parte que hace falta para obtener este tipo de pensión a través del Fondo de Garantía de Pensión Mínima.

En el régimen de ahorro individual, la Ley 100 de 1993 contempló la denominada garantía de pensión mínima de vejez que busca garantizar la pensión a quienes no alcancen a cumplir los requisitos para acceder a esta.

Requisitos para acceder a este tipo de pensión:

• Tener 57 años de edad si es mujer o 62 años si es hombre.
• Haber cotizado como mínimo 1.150 semanas.
• No contar con ingresos. Si esta es la situación, el fondo de pensiones enviará el caso al Ministerio de Hacienda para que evalúe el reconocimiento a la garantía de pensión mínima de vejez.

Si la persona cumple con la edad exigida, pero no con el número de semanas, o el ahorro pensional no le alcanza para la pensión mínima, o no quiere seguir cotizando, tendrá derecho a la devolución de todo su capital, incluidos los rendimientos y el valor del bono pensional, en caso de que estos elementos aplicaran.

Documentación general

• Formato de solicitud de la pensión.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte ampliado al 150 % del afiliado, solicitante. No se aceptan contraseñas y la información debe coincidir con el registro civil de nacimiento.
• Copia auténtica del folio de registro civil de nacimiento (máximo tres meses de antigüedad de expedición) del afiliado. Para los nacidos antes del 15 de junio de 1938 se puede adjuntar la partida de bautizo.
• Si es pensionado en otro régimen se debe presentar la copia del reconocimiento de la pensión en la otra entidad.
• Historia laboral firmada en acuerdo o desacuerdo. En caso de desacuerdo agregar las observaciones del caso y anexar soportes.
• Carta de prestación de servicio militar BYP-GBF-FOR-050 V1.
• Original o copia de certificación bancaria a nombre de afiliado.
• Formato para reportar beneficiarios (BYP-FOR-007-V3) junto con la documentación que se requiera según el tipo de beneficiarios.

Documentación requerida para la garantía de pensión mínima

• Radicar la declaración juramentada del afiliado BYP-FOR-005-2015-V3 si posee ingresos mensualmente que superan o no el límite requerido para acceder a la garantía de pensión mínima o radicar la declaración juramentada de afiliado BYP-FOR-003-2005-V3 si no posee ingresos (estos dos formatos se reclaman en el fondo de pensiones).
• En el evento que los ingresos superen el smmlv y se encuentre laboralmente activo, certificación del empleador donde se exprese que la empresa dará por terminado el contrato laboral una vez sea notificada la resolución que otorga la garantía de pensión mínima o que el afiliado laborará hasta el reconocimiento del beneficio pensional.
• Si está recibiendo una pensión de sobrevivencia debe aportar certificación o resolución de la entidad que otorgó la pensión.
• Si los ingresos son superiores al smmlv provenientes de actividades como independiente se adjuntará: copia del RUT, copia del pago de la Pila correspondiente al último mes, certificado de contador donde certifique los ingresos con copia de la tarjeta profesional.
• Si los ingresos son superiores al smmlv provenientes de arrendamientos se adjuntará: contrato de arrendamiento suscrito entre el afiliado y su arrendatario debidamente autenticado ante notaria en la fecha de celebración del contrato, certificado de tradición inmueble, copia de un recibo de servicios públicos del bien inmueble, certificado de contador con copia de la tarjeta profesional.
• Si los ingresos son superiores al smmlv provenientes de un establecimiento comercial se adjuntará: cámara y comercio del establecimiento comercial; copia del pago del impuesto correspondiente al régimen simplificado o régimen común, según corresponda; certificado de contador donde certifique los ingresos del negocio comercial con copia de la tarjeta profesional.

* Con información de Colfondos.

Beneficios tributarios para contratos laborales indefinidos, una idea que se debe tener presente

Según una investigación realizada por el Observatorio Laboral de la Universidad del Rosario en el mes de septiembre, los contratos laborales a término fijo o por medio de empresas de servicios temporales, derivan en inestabilidad laboral. Actualmente, más del 60 % de los contratos laborales en el país están suscritos por medio de las dos anteriores modalidades. Por este motivo, desde la institución universitaria se ha propuesto crear beneficios tributarios para las empresas que suscriban contratos a término indefinido.

Actualidad y características de los contratos indefinidos

En septiembre de 2016, Adecco, empresa de servicios de recursos humanos, consultó a 334 colombianos (45.2 % mujeres y 54.8 % hombres), para conocer sus condiciones laborales en términos de formalidad y aportes a seguridad social entre otros. Una cifra destacable de la encuesta es que el 90 % de los consultados que manifestaron desarrollar alguna actividad laboral, lo hace dentro del ámbito formal. En este sentido, 4 de cada 10 activos laboralmente lo hacen bajo un contrato a término indefinido.

Frente a este panorama, Julieth Sandoval, jefe de nómina de Adecco Colombia, considera que:

“Los colombianos que cuentan con un trabajo formal y un contrato a término fijo, deben enfrentar situaciones, ante entidades como los bancos, que restringen la posibilidad de adquirir sus productos como créditos de libre inversión o vivienda a empleados bajo este tipo de contrato.”

Los contratos a término indefinido se caracterizan por contar con el pago de prestaciones sociales, primas extralegales, cesantías y vacaciones. De igual forma, se maneja la deducción para los aportes de salud, pensión y riesgos laborales, según los porcentajes establecidos por la ley.

Los aportes al sistema de pensiones corresponden al 16 % del salario, del cual el 4 % lo cancela el trabajador y el 12 % lo hace el empleador. Situación similar ocurre con los pagos a salud, frente a los cuales de un 12,5 % que debe aportarse el empleado paga el 4 % y la empresa el 8,5 % restante.

Frente al tema de riesgos laborales y aportes parafiscales la empresa asumirá la totalidad de estos aportes. El primer punto corresponde como máximo a un 6.960 %. Para los aportes parafiscales, la empresa cancelará un aporte equivalente al 9 % de su nómina, porcentaje que se distribuye en 4 % para las cajas de compensación, 3 % para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF– y 2 % para el Sena.

En la investigación no se especifica el tipo de incentivos tributarios que podrían implementarse para promover los contratos a término indefinido en el país.

Legalidad de la disminución salarial

La desmejora o disminución salarial en nuestro ordenamiento jurídico está prohibida, pues, es necesario respetar las condiciones dignas y justas que garanticen los principios mínimos fundamentales del trabajador dentro de la relación de trabajo.

El lus variandi, como facultad que posee el empleador para modificar las condiciones de trabajo, permite realizar ciertos cambios. Esta potestad para alterar las condiciones no esenciales del contrato de trabajo no es absoluta, requiere para su uso el respeto de los derechos del trabajador y del debido proceso.

Este cambio en las condiciones del acuerdo laboral podrá ser efectuado cuando se registren los siguientes aspectos:

• Problemas económicos de la empresa los cuales deben ser puestos en conocimiento de sus empleados.
• Será necesario que ante ello medie el consentimiento expreso del trabajador para la disminución salarial donde se enuncie por parte del empleador que no vulnerará el salario mínimo legal reglado por el Gobierno nacional para la jornada máxima legal.

Por último, el empleador debe tener presente que el empleado no está obligado a aceptar dicha modificación.

En caso de que la situación económica del empleador sea más compleja, este deberá proceder con la solicitud ante el Ministerio del Trabajo para autorizar la suspensión de los contratos de trabajo de conformidad con el artículo 51 del Estatuto del Trabajo sobre la suspensión de actividades de la empresa, esto deberá hacerlo invocando situación financiera crítica y pérdidas significativas por fuerza mayor o caso fortuito.

Auxilio de transporte a empleados que ganan más de dos salarios mínimos

Algunas veces se debe pagar auxilio de transporte a empleados que ganan más de dos salarios mínimos mensuales, aunque la ley dice que este derecho la asiste a los trabajadores que ganan hasta dos salarios mínimos.

Recordemos que el auxilio de transporte está reglamentado para una jornada ordinaria, y en ese sentido  para el cómputo de los dos salarios mínimos que dan derecho al auxilio de transporte, se toman los valores que tienen por objetivo remunerar esa jornada ordinaria, ya sea la máxima legal o la pactada entre las partes.

Es así que un empleado que supera los dos salarios mínimos incluyendo comisiones no tiene derecho al auxilio de transporte, toda vez que las comisiones son una forma de remuneración de la jornada ordinaria. Así, por ejemplo, si un empleado tiene un sueldo básico de un salario mínimo, pero durante el mes obtiene comisiones por $ 2.000.000, su total devengado en el mes supera los dos salarios mínimos, y en consecuencia no tiene derecho al pago del auxilio de transporte.

No sucede lo mismo cuando los dos salarios mínimos son superados con horas extras y recargos por trabajo dominical  festivo. En este caso, estos valores no remuneran la jornada laboral ordinaria, sino que está por fuera de esta, y teniendo en cuenta que el auxilio de transporte se paga con referencia a la remuneración obtenida dentro de la jornada ordinaria, estos valores no se tienen en cuenta para calcular el límite de los dos salarios mínimos, y en consecuencia se debe pagar el auxilio de transporte aun cuando en el mes se superen los dos salarios mínimos.

Ahora, si la jornada de trabajo pactada en el contrato de trabajo, es decir, la jornada ordinaria es en su totalidad nocturna, esto es de 9 de la noche a 6 de la mañana, los recargos respectivos están remunerando la jornada ordinaria, lo que significa que esos recargos nocturnos por formar parte de la jornada ordinaria, se computan para efectos de calcular el límite de ingresos que da derecho al auxilio de transporte, de modo que si por efecto de ese recargo se superan los dos salarios mínimos, no se paga el auxilio de transporte.

Como funciona un contrato por obra o labor

La clave en este tipo de contrato es definir claramente cuál es la actividad que desarrollará el empleado contratado. No existirá preaviso ni pago de indemnización.

Por ejemplo, si se necesita un obrero para la construcción de un edificio no es fácil acordar fecha de terminación, ya que no se sabe. Lo que debe hacerse es plasmar claramente en el objeto del contrato que “el trabajador se contrata para que trabaje como operario en la construcción del edificio ubicado en ‘esta’ dirección y ciudad”. Así queda claro que, al poner el último ladrillo, el objeto desaparece y termina el contrato. Por ello, no hay necesidad de preaviso ni pago de indemnización.

Ahora miremos el siguiente caso, una secretaria se ausenta del trabajo por licencia de maternidad, se puede llamar a otra persona mientras ella regresa. Seguidamente, se hace un contrato con esta persona, el cual pone de manifiesto: “su función será actuar como asistente y secretaria mientras regresa de su licencia de maternidad”. No hay una fecha determinada, pero queda claro que ella está haciendo, como obra o labor, el reemplazo de otra persona.

Cuando la secretaria termine su licencia de maternidad y se presente en las instalaciones de la empresa, se le dice a la persona contratada para el reemplazo: “el objeto de este contrato suscrito se ha consumado, por consiguiente, la obra ya se ejecutó”. No hubo preaviso ni pago de indemnización.

Diferencia entre el contrato a término fijo y el de obra o labor

Mientras que el contrato de trabajo a término fijo es aquel donde las partes, desde el inicio del contrato han fijado por escrito una fecha de terminación, en el contrato de obra o labor, donde no es necesario determinar una fecha de finalización, lo que se debe establecer por escrito es un servicio específico, o sea, fijar claramente el objeto, que es un término cierto, a fin de que no se convierta en una relación indefinida.

Trámite para la constitución de una sucursal de sociedad extranjera

Son 7 los pasos a tener en cuenta a la hora de constituir la sucursal en Colombia de una sociedad extranjera. La documentación debe estar autenticada por un notario, y tanto el cónsul colombiano como el Ministerio de Relaciones Exteriores deben dar su visto bueno. Este es el trámite.

1. Documentos requeridos para su constitución

• Certificado de existencia y representación legal de la sociedad extranjera, expedido por el funcionario competente del domicilio de la sociedad.
• Poder autorizado a un abogado o persona natural para actuar en nombre de la sociedad extranjera.
• Estatutos de la casa matriz.
• Resolución del órgano competente de la casa matriz autorizando la apertura de la sucursal en Colombia, señalando como mínimo: los negocios a que se va a dedicar la sucursal, el monto de capital asignado a la misma, su domicilio, su duración, las causales para la terminación de los negocios, el nombramiento del representante legal y sus atribuciones y el nombramiento del revisor fiscal.

Los anteriores documentos deberán estar debidamente autenticados por un notario que cumpla funciones en el municipio del domicilio de la sociedad, quien deberá certificar la representación legal, veracidad del documento y la existencia de la sociedad. De igual manera, el cónsul colombiano debe verificar la información de los documentos y tendrá que contar con el reconocimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.

2. Protocolizar en escritura pública

La escritura pública debe contar con la firma del representante de la compañía extranjera en Colombia. La firma de la escritura pública de constitución genera el pago de derechos notariales.

3. Obtener las cartas de aceptación de los cargos de la sucursal

Hay que obtener cartas de aceptación al cargo de las personas nombradas en los estatutos de la compañía, como es el caso del representante legal y su suplente. Estas deben incluir el nombre completo de la persona que acepta el cargo, el cargo, el documento y número de identificación de la persona y su firma.

4. Tener registrado el RUT

Este trámite debe hacerse personalmente o a través de apoderado ante la Dian. Con lo anterior se obtendrá el NIT de la sucursal.

5. Registrar los libros de la compañía en la Cámara de Comercio

Toda sucursal deberá tener los libros de contabilidad, entre los cuales se incluyen los siguientes:

• Libro diario.
• Libro mayor de balance.
• Valor de la inscripción de los libros de comercio corresponde al 1.74 % de un smmlv, que para el 2017 equivale a la suma de $10.700 pesos.

6. Abrir una cuenta bancaria en la entidad de su elección

Toda sucursal debe abrir una cuenta a su nombre en una entidad bancaria. En esta cuenta se hará el depósito del capital por parte de los inversionistas.

7. Registrar la inversión extranjera en el Banco de la República

Una vez efectuada la inversión, es decir, una vez se cubra el capital asignado a la sucursal, y posteriormente en cada aumento del mismo, deberá efectuarse el registro de la inversión extranjera ante el Banco de la República. El procedimiento de registro de la inversión varía dependiendo de la modalidad en la que esta se haya efectuado.

Trámite para solicitar el pago del seguro de depósitos de Fogafín

El seguro de depósitos protege a los ahorradores colombianos frente a la eventual liquidación de una entidad inscrita en Fogafín y de esta forma garantiza a los depositantes la recuperación total o parcial de sus ahorros hasta por 50 millones de pesos. Este es el trámite para reclamarlo.

Una de las características que tiene el seguro de depósitos es que no le cuesta nada al ahorrador. Los recursos que constituyen la reserva que administra Fogafín provienen del pago de una prima que deben asumir las entidades inscritas, correspondiente al 0,3 % del total de los depósitos asegurados.

El seguro de depósitos se adquiere de forma automática cuando se contrata un producto protegido; esto quiere decir que los depositantes, sean personas naturales o jurídicas, son beneficiaros del seguro por el simple hecho de realizar el proceso de apertura o de renovación del mismo.

Entre los productos que están protegidos por este seguro están: cuentas de ahorro, cuentas corrientes, certificados de depósito a término –CDT–, cuentas de ahorro especial, depósitos electrónicos, bonos hipotecarios y depósitos especiales, entre otros.

Las entidades inscritas en Fogafín son los bancos, las corporaciones financieras, las compañías de financiamiento, las sociedades especializadas en depósitos y pagos electrónicos –Sedpes– y el Fondo Nacional del Ahorro.

Trámite para el pago del seguro de depósitos

1. Tener una acreencia (depósito) vigente en la entidad financiera objeto de liquidación. Una vez expedida la resolución con la que se ordena la liquidación de la entidad financiera inscrita, Fogafín determina el monto del seguro de depósitos al que tiene derecho cada depositante, según la información de la base de datos de los depositantes de la entidad intervenida con corte al día de la toma de posesión para liquidar.
2. Diligenciar la solicitud de pago del seguro de depósitos. Las personas naturales y jurídicas pueden diligenciar en línea la solicitud de pago del seguro de depósitos de Fogafín. En la plataforma dispuesta para tal fin se deberá ingresar los datos de contacto de la persona que solicita el seguro y seleccionar la forma de pago. También se puede solicitar la remisión del formulario físico para el pago del seguro, el cual será remitido por correo electrónico o certificado.
3. Presentar los siguientes documentos a Fogafín según el caso específico

Si la solicitud se diligenció de forma física por una persona natural que reclama directamente su seguro se debe presentar:

• Copia del documento de identificación del titular de la acreencia.

En el caso de que el depositante sea menor de edad se deben presentar los siguientes documentos por parte del padre o tutor:

• Original del ejemplar del registro civil de nacimiento del menor de edad expedido por la Notaría.
• Copia del documento de identificación del padre reclamante.
• Si hay ausencia permanente de los padres se podrá presentar la persona designada, esta deberá presentar copia de la decisión judicial y/o administrativa junto con la copia de su documento de identificación.

Si el depositante fallece el heredero tendrá que presentar:

• Copia del documento de identidad del reclamante.
• Original del ejemplar del registro civil de defunción del titular de la acreencia expedido por la Notaría.
• Copia del documento que acredite el grado de parentesco que se pretende hacer valer.
• Original del ejemplar del registro civil de matrimonio expedido por la Notaría, si quien reclama es el cónyuge.
• Copia de documentos que sean prueba y acrediten la calidad de compañero(a) permanente, como escritura pública, acta de conciliación o declaración judicial.

Si se actúa a través de apoderado:

• Original del poder especial dirigido a Fogafín, firmado por el poderdante y por el apoderado con la respectiva presentación personal ante notario.
• Tratándose de poder general, copia de la escritura pública acompañada de una constancia de vigencia original expedida por el respectivo notario, con fecha de expedición no superior a 30 días calendario anteriores a la fecha de presentación de la solicitud.
• Copia del documento de identidad del poderdante.
• Copia del documento de identidad del apoderado.

4. Recibir el pago del seguro de depósitos. Fogafín gestionará el pago del seguro de depósitos a través de una transferencia electrónica de fondos a la cuenta de ahorros o corriente registrada por el depositante en el formulario. De igual manera, esta entidad remitirá una instrucción al banco pagador para efectuar el pago del seguro mediante un cheque de gerencia o un pago en efectivo.

Créditos al trabajador.. Lo que debes y no debes hacer¡¡

Es común que los empleados de una compañía soliciten un préstamo a esta, ya sea para mitigar el gasto de alguna calamidad doméstica, cancelar los valores correspondientes a matriculas de la universidad, o simplemente para la compra de enseres. A continuación, damos algunas pautas que se deben tener en cuenta al momento de efectuar esta práctica.

Si el trabajador devenga más de un SMLV y ha pactado por escrito con su empleador un descuento en sus salarios por concepto de préstamos o créditos con la empresa, esta última puede deducir a su vez lo que corresponda por concepto de intereses, respetando siempre los límites legales.

Para poder hacer descuentos en el salario del trabajador se debe precisar bajo qué razones se procede a ello. Entre los descuentos de ley que el trabajador no puede eludir están los aportes a seguridad social en salud y pensión, las cuotas sindicales y de cooperativas, las deducciones por sanción disciplinaria y las expedidas por orden judicial que obedezcan a embargos por créditos o cuotas alimentarias (para estas últimas, incluso si la remuneración corresponde a un salario mínimo mensual legal vigente).

Así mismo, es pertinente añadir al grupo de descuentos a todos aquellos que sean autorizados por escrito por parte del trabajador, teniendo en cuenta a su vez que en ningún caso la cuota que sea deducible del salario bajo este concepto podrá afectar el mínimo legal mensual vigente, salvo las cuotas por alimentos o cooperativas.

Pago de intereses por préstamos

Lo primero que se debe hacer, es pactar por escrito las razones del objeto de dicha deducción, como las condiciones de la duración o el plazo para el pago de la obligación.

De esa deducción se pueden establecer intereses en favor del acreedor, los intereses podrán hacer parte de las deducciones que se apliquen sobre los ingresos percibidos al trabajador siempre que medie acuerdo entre las partes; en atención a esto, no serán válidos los documentos firmados en blanco al inicio del contrato como cláusulas anexas al mismo, sino las que expresamente se pacten al momento de proceder al préstamo, ya que la posición dominante del empleador puede transgredir derechos al trabajador en los que no se puede percibir de manera clara si lo firmado obedece a su voluntad o a una necesidad del trabajador al decir sí a todo (es importante respetar las condiciones sobre las cuales se ofrece ese mecanismo de solución sin que afecte derechos al mismo).

Los 3 pilares para un emprendimiento digital EXITOSO

En Herrera Asociados propendemos por el crecimiento y bienestar de todos nuestros clientes, es por ello, que te invitamos a hacer parte de la «Escuela de Emprendimiento Consciente Brillante» dirigido por Lea Kaufman.

Click aquí para acceder al curso gratuito