INTELIGENCIA ARTIFICIAL EN EL ÁMBITO FINANCIERO

La inteligencia artificial, de la mano de los chatbots, está incursionando en el ámbito financiero de las empresas. Un ejemplo de ellos es Brex Inc, una empresa de software financiero que está probando la herramienta de inteligencia artificial de OpenAI para un brindar un servicio que responda preguntas sobre presupuestos corporativos, gastos y cuestiones de política.

El chatbot de Brex permitirá que los equipos de finanzas dediquen menos tiempo respondiendo preguntas de los empleados y se centren más en sus trabajos.

Esta tecnología tiene el potencial de cambiar las reglas del juego para las empresas y las finanzas. En el artículo AI chatbots are coming for finance se afirma que la inteligencia artificial –IA– revolucionará los roles en el sector de servicios financieros:

Un mayor número de empresas aprovecharán la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para ayudar a pronosticar mejor y con mayor precisión. Sin embargo, si bien la tecnología avanza rápidamente, aún puede pasar algún tiempo antes de que esté completamente operativa y sea útil para los departamentos financieros.

Sin embargo, los gerentes de las áreas financieras de las organizaciones, antes de apresurarse a invertir en herramientas de chatbot de IA, deben considerar cuidadosamente los costos y beneficios ocultos.

La inteligencia artificial agilizará el análisis financiero y la toma de decisiones

Entre los beneficios que se encuentran está el poder interactuar con una máquina de la misma manera que se interactuaría con un analista junior.

Si bien los sistemas de planificación empresarial de hoy día ofrecen una vista de alto nivel de las finanzas de una empresa, para sumergirse realmente en los detalles se requiere trabajar con analistas financieros, lo cual puede llevar tiempo.

Un chatbot completamente integrado con acceso completo a los datos de tu empresa puede responder preguntas financieras y proporcionar análisis sin necesidad de realizar una solicitud.

Puedes hacer preguntas, tal como lo harías con un analista y obtener esta información casi en tiempo real.

Agilizar los procesos de cumplimiento y presentación de informes

La inteligencia artificial podría ayudar a los contadores y financieros a realizar tareas manuales de cumplimiento e informes, como comparación de datos y redacción de memorandos contables, hasta 10 veces más rápido.

Al respecto, una de las 4 grandes, como es PwC, anunció que se asoció con la startup de inteligencia artificial Harvey para ofrecer a los profesionales legales herramientas de inteligencia artificial para extraer datos y optimizar el análisis de contratos, el cumplimiento normativo, la gestión de reclamos, la diligencia debida y los servicios de asesoría legal y consultoría legal más amplios.

Los secretos corporativos ya no serán tan secretos

El artículo advierte que con el uso de la inteligencia artificial los secretos corporativos pueden no permanecer en secreto.

En este momento, la información patentada de tu organización que ChatGPT analiza en busca de respuestas también está siendo utilizada por Open AI para entrenar el modelo.

Como resultado, existe el riesgo de que esa información pueda conducir a filtraciones de información patentada. Amazon, por ejemplo, encontró respuestas de ChatGPT que se parecían sospechosamente a los datos de la empresa. Recomendaría encarecidamente que nadie ponga información real de la empresa que no quiera compartir allí. Por lo anterior, JP Morgan Chase, Verizon y Samsung ya prohibieron el uso de ChatGPT.

Pérdida de conocimiento institucional y creatividad

La automatización de procesos significa que no hay nadie en la organización con un conocimiento práctico de la información.

El artículo indica que existe el riesgo de que inteligencia artificial le cueste el trabajo a los contadores y a los profesionales de las finanzas, acumulando la memoria institucional de las organizaciones.

Cuanto más automatices, más fácil será decir “Oh, bueno, esa es otra área que no necesitamos que hagan los humanos”. Si tomas el tipo de tareas sin sentido más replicables y las automatizas, existe la idea de que ahora podemos reducir el personal, las finanzas y la contabilidad.

COSTOS OCULTOS, CONOZCA CUALES SON PARA SU CONTROL

La teoría de los costos ocultos es propuesta por el profesor Henry Savall de la Universidad de Lyon en Francia, desde 1973, quien demuestra que todas las empresas poseen un alto grado de costos ocultos que son difíciles de detectar y de cuantificar, ya que al ser invisibles no se ven fácilmente reflejados en la contabilidad financiera.

Todo costo visible debe cumplir tres características: un nombre, una medida y un sistema de control continuo. Por consiguiente, cuando un costo no cumpla con las características de un costo visible, es considerado un costo oculto.

Los costos ocultos están en todas las actividades de la empresa y surgen de factores como la mala planificación, uso inadecuado de los recursos, mala administración de personal y la falta de gestión de muchos procesos internos.

Por lo anterior, la identificación y análisis de los costos ocultos representa una gran necesidad para todas las empresas; su adecuada gestión y control no solo permite disminuir las pérdidas, sino mejorar la rentabilidad y la productividad de las operaciones.

Problemas empresariales que generan costos ocultos

En el entorno empresarial pueden ocurrir diversos factores que generan costos ocultos por la falta de gestión en el inventario, en el personal y en la infraestructura de la empresa, entre otros.

Problemas empresariales relacionados con el inventario

Una mala gestión del inventario puede producir pérdidas económicas para la empresa, ya que da lugar a la existencia de costos ocultos y a la toma de decisiones erróneas que pueden afectar gravemente los resultados. Por eso es importante identificar si esta se encuentra frente a problemas empresariales como:

• Deterioro de inventarios: los inventarios que manejan las empresas pueden ser sometidos a malas manipulaciones que ocasionan el deterioro de ellos y generan las pérdidas de materiales que no se pueden utilizar en la producción o comercialización.
• Obsolescencia de productos: los cambios tecnológicos o los productos que solo se venden en determinadas temporadas pueden convertirse en obsoletos y de difícil recuperación para colocarse como disponibles a la venta.
• Pérdidas o robos de materiales: un mal conteo de inventarios o la no detección de robos genera grandes pérdidas para las empresas. Una de las modalidades más comunes son los “robos hormiga”, que consisten en la sustracción de uno o pocos artículos a la vez. Con el paso del tiempo estos pueden significar un volumen representativo de artículos si no se logra detectar a tiempo.
• Costos por devolución: las devoluciones de mercancías pueden originar la perdida de fidelidad de clientes al venderle un producto que no cumplía con sus condiciones o estándar requeridos y generar insatisfacción en ellos.
• Retrasos en las entregas: los retrasos también ocasionan pérdidas de clientes al no sentirse satisfechos con el servicio prestado y generar posibles pérdidas para ellos.

Problemas empresariales relacionados con el personal

La gestión del personal es uno de los factores más relevantes en todas las empresas; la falta de gestión en esta área no solo puede traer pérdidas económicas para ella, sino demandas laborales que perjudican la imagen de la empresa por tener fallas en sus prácticas corporativas.

En adición a ello, la ausencia de la gestión relacionada con el componente humano también se traduce en pérdidas de la productividad y bajo rendimiento laboral. Estos son los problemas más representativos en el área humana que conllevan a costos ocultos:

• Fallas en la comunicación: los errores en la comunicación entre los supervisores y los subordinados pueden generar pérdidas en la producción por fallas en los procesos que no iban acorde a los lineamientos de actividades propuestas.
• Alta rotación de personal: si el ingreso constante de personal es elevado, esto requiere un tiempo y esfuerzo adicional de los empleados para conocer sus funciones y cumplir con los tiempos exigidos, lo que podría ocasionar demoras en las entregas de producción y efectos negativos sobre el rendimiento laboral.
• Desmotivación de los empleados: un trabajador desmotivado no es igual de productivo que uno motivado en sus labores, pues se sabe que el bajo rendimiento en el trabajo ocasiona reprocesos en las actividades laborales.
• Accidentes de trabajo: no gestionar los accidentes de trabajo origina el tener que incurrir en costos adicionales de nuevas contrataciones para cumplir con los pedidos y estar sujeto a posibles demandas laborales si estos accidentes se derivan de condiciones inadecuadas de trabajo o controles no establecidos.
• Malas condiciones de trabajo: existen costos ocultos procedentes de trabajar bajo condiciones inadecuadas como poca iluminación, sillas no ergonómicas, mala ventilación, ruido, entre otros, debido a que el rendimiento y la productividad de los trabajadores se verá afectada.

Problemas empresariales relacionados con la infraestructura

Los costos ocultos relacionados con la infraestructura se derivan de falta de controles e inspecciones en la estructura física de la empresa, tales como:

• Maquinas o equipos obsoletos: los equipos obsoletos pueden ocasionar lentitud en los procesos y, por consiguiente, efectos negativos en la productividad de la empresa, por lo que es importante la revisión periódica de ellos y, en lo posible, obtener equipos más adaptados al campo tecnológico.
• Mala calidad: la mala calidad se puede generar por fallas internas en el proceso de mejora continua que genera desperdicios en las empresas, por lo que se requieren inspecciones periódicas de los procesos y productos.

¿Cómo lograr la gestión de los costos ocultos de la empresa?

Hemos evidenciado que la falta de controles internos ocasiona costos ocultos que afectan los resultados económicos, pero que si son gestionados logran mitigar su impacto y generar acciones que salvaguarden los recursos financieros, físicos y sociales de la empresa.

Estos son los 3 pasos recomendados para gestionar los costos ocultos y tener mejores resultados económicos:  

• El primer paso para gestionar los costos ocultos en la empresa es su identificación o detección; pues evidenciar la existencia de ellos en cualquier actividad, como los relacionados con el inventario, el personal y la infraestructura, permite tener control sobre los procesos que afecten el desempeño financiero y operativo de la empresa.
• Una vez estén identificados, se requiere cuantificarlos, pues reconocer su valor posibilita medir la pérdida que el costo oculto está generando sobre la empresa, que en muchos casos puede ser representativa.
  
  Para esto existen modelos de medición de costos ocultos que logran aproximarse a su reconocimiento, como el modelo socioeconómico propuesto por el profesor Henry Savall.
• Una vez cuantificados se requiere controlarlos y gestionarlos a través de actividades que involucren a todas las áreas de la empresa, ya que la gerencia podría incurrir en malas decisiones, que se verán reflejadas en el resultado de la operación.

Actividades de gestión de costos ocultos

La gestión de los procesos empresariales permite optimizar todas las áreas de la empresa y generar acciones que vayan direccionadas hacia el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Por eso, te recomendamos a continuación algunas actividades para gestionar los costos ocultos en tu empresa:

1. Revisa periódicamente todos los procesos internos de la empresa.
2. Establece una comunicación constante con el personal sobre la satisfacción laboral, motivación, instrucciones recibidas y sus condiciones laborales.
3. Define controles de calidad de productos e inspección de procesos.
4. Realiza mantenimientos preventivos y medición de eficiencia de los equipos.
5. Conoce a tus clientes y establece reuniones sobre la satisfacción de los servicios.

Por último, es importante tener en cuenta que existen otros costos ocultos relacionados con los factores ambientales, logísticos y demás procesos de la compañía que también requieren ser identificados y gestionados para mitigar sus impactos en los resultados de la empresa.

VALOR DE LA HORA ORDINARIA CON LA REDUCCIÓN DE LA JORNADA LABORAL

La Ley 2101 de 2021 redujo la jornada laboral máxima de 48 a 42 horas semanales y su implementación podrá hacerse de forma automática o gradual. Si el empleador se acoge a la implementación gradual, debe tener en cuenta que a partir del próximo 15 de julio de 2023 la jornada se reducirá una (1) hora y la jornada laboral máxima será de 47 horas a la semana.

A continuación, recordemos en qué consiste la reducción de la jornada laboral de la Ley 2101 y su implementación gradual, y si dicha disminución afecta el valor de la hora ordinaria de trabajo.

Jornada laboral semanal en 2023

La Ley 2101 de 2021 modificó el artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–, referente a la jornada laboral, y dispuso que la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo será de cuarenta y dos (42) horas a la semana, que podrán ser distribuidas en 5 o 6 días a la semana de común acuerdo entre el empleador y el trabajador, garantizando siempre el día de descanso.

Con esta modificación se reduce la jornada laboral ordinaria de cuarenta y ocho (48) a cuarenta y dos (42) horas semanales, sin que disminuya la remuneración salarial ni prestacional, ni el valor de la hora ordinaria de trabajo,y sin que se afecten los demás derechos y garantías de los trabajadores.

Jornada laboral máxima en 2023

De acuerdo con las reglas comentadas líneas atrás para la implementación gradual de la reducción de la jornada laboral, a partir del 15 de julio de 2023 la jornada laboral máxima bajará una (1) hora.

En virtud de lo anterior, la jornada laboral máxima de cuarenta y siete (47) horas semanales se mantendrá así desde el 15 de julio de 2023 hasta el 14 de julio de 2024, de modo que durante ese período cualquier exceso en tiempo laborado semanal se considerará como hora extra.

Implementación automática

Es importante precisar que el empleador podrá acogerse a la implementación automática de la reducción de la jornada laboral, pues a partir de la entrada en vigor de la Ley 2101 de 2021 (esto es, a partir del 15 de julio de 2021) el empleador ya puede acogerse a la jornada laboral de cuarenta y dos (42) horas a la semana.

Reducción de la jornada laboral vs. jornadas familiares y deportivas

La ley prevé que cuando se implemente la jornada de 42 horas semanales, el empleador queda exonerado del otorgamiento de la jornada semestral familiar establecida en el artículo 3 de la Ley 1857 de 2017, así como de la obligación de conceder las dos (2) horas semanales para actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación para los trabajadores de las que trata el artículo 21 de la Ley 50 de 1990.

Cuando la reducción de la jornada se implemente de manera gradual, la jornada laboral destinada exclusivamente a actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación (2 horas semanales) será ajustada proporcionalmente de común acuerdo entre el empleador y el trabajador (artículo 6 de la Ley 2101 de 2021).

¿La reducción de la jornada laboral afecta el valor de la hora ordinaria de trabajo?

La Ley 2101 de 2021 no contiene ninguna disposición que modifique el cálculo del valor de la hora ordinaria laboral. Esta ley establece de forma expresa que la reducción de la jornada laboral no afecta ni disminuye el salario de los trabajadores ni el valor de la hora ordinaria de trabajo. Por tanto, y de acuerdo con el concepto 21562 del 24 de abril de 2023 del Ministerio del Trabajo, se debe entender que se continúa aplicando la misma fórmula que se ha venido utilizando para determinar el valor de la hora ordinaria.

COSTOS Y GA STOS PARA EFECTOS DE DEDUCCION O DESCUENTO

De acuerdo con el artículo 616-1 del ET, el porcentaje máximo de costos y gastos soportado sin factura electrónica fue del 30 % en 2020, 20 % en 2021, 10 % en 2022  y para el 2023, se entiende que no será aceptado fiscalmente ningún costo o gasto que no esté soportado en factura electrónica o documento equivalente.

En lo que respecta a la limitación de los costos y gastos no soportados en factura electrónica, es importante tener en cuenta que el parágrafo transitorio 1 del artículo 616-1 del ET fue modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, eliminando la tabla que expone los porcentajes máximos para soportar costos y gastos sin factura electrónica hasta 2022. De acuerdo con la nueva versión de dicho parágrafo, tales cambios iban a requerir una reglamentación por lo que la aplicación de la tabla se entendió vigente hasta el año gravable 2022, pues al cierre de dicho año esta no se materializó. Lo cual, apenas se dio a través del decreto en referencia.

COSTOS Y GASTOS QUE NUNCA SE SOPORTAN CON FACTURA ELECTRONICA

De acuerdo con los numerales 1 al 5 del artículo 1.6.1.4.27 del DUT 1625 de 2016 (hasta antes de la modificación realizada por el Decreto 442 de 2023), sigue operando una aceptación fiscal del 100 % de costos y gastos:

Soportados en documentos equivalentes (artículos 1.6.1.4.6 y 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016). Se debe tener en cuenta que, conforme al parágrafo 4 del artículo 616-1 del ET y el artículo 1.6.1.4.26 del DUT 1625 de 2016, los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS fueron válidos como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables hasta el 1 de noviembre de 2020.

Nota: el tiquete de máquina registradora con sistema POS lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar, siempre que la venta del bien y/o prestación del servicio que se registre en el mismo no supere cinco (5) UVT por cada documento equivalente POS que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto. Lo anterior, sin perjuicio de que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se deberá expedir la misma.

• En los cuales no se exige factura de venta o documento equivalente, como los gastos de depreciación de propiedad, planta y equipo, los gastos de deterioro de cartera, entre otros.
• En operaciones de importación con ocasión de la adquisición de bienes y servicios que se realicen fuera del territorio nacional y de zona franca.
• Soportados con “documento soporte”, cuando se trata de las adquisiciones efectuadas en operaciones con sujetos no obligados a facturar (artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016). Cabe anotar que, de acuerdo con la Resolución 000167 de 2021, el documento soporte es electrónico desde mayo de 2022 para aquellos obligados a facturar electrónicamente.
• Para 2021 y los años siguientes, los costos y gastos de nómina (sustentando la operación con documento soporte de nómina electrónica y sus respectivos ajustes). Ver la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021, modificada con las resoluciones 000037 de mayo 5, 000063 de julio 30, 000151 de diciembre 10 de 2021 y 000028 de febrero 28 de 2022.
• Soportados con facturas de venta de talonario o de papel, en los casos en que se deba utilizar este sistema.

RECOMEDACION

De acuerdo con lo mencionado hasta el momento, se debe calcular el límite sobre los costos y gastos que estén soportados en tiquetes POS, factura de venta en talonario o en papel. Por tanto, se debe revisar si aquel con quien se efectúan operaciones de adquisición de bienes o servicios es un obligado a facturar, y qué obligaciones o excepciones le aplican, en términos generales, en materia de facturación.

GESTIÓN FINANCIERA PARA EMPRENDEDORES

Emprender es un viaje apasionante, lleno de desafíos y oportunidades únicas, donde construir y desarrollar un negocio exitoso requiere atención meticulosa a la gestión financiera. Esta habilidad esencial es la clave para asegurar la sostenibilidad y prosperidad de tu empresa a largo plazo.

Pensando en ti, el emprendedor, y en los retos particulares que enfrentas en tu travesía, estos consejos te permitirán tomar decisiones bien fundamentadas, establecer una base sólida para un futuro próspero y superar los obstáculos en tu camino hacia el logro de tus metas empresariales:

1. Elabora un plan financiero sólido

• Identificación de objetivos financieros: establece metas claras y alcanzables para tu negocio. Considera tus objetivos personales, tus expectativas de crecimiento y rentabilidad, y tus prioridades a corto, mediano y largo plazo.
• Estimación de ingresos y gastos: realiza proyecciones realistas de tus ingresos y gastos, teniendo en cuenta factores internos y externos que puedan afectar tu negocio. La precisión en estas estimaciones te ayudará a tomar decisiones más acertadas.
• Estrategias para enfrentar situaciones adversas: prepara planes de contingencia para enfrentar situaciones imprevistas, como una disminución en las ventas, un aumento en los costos o cambios en el mercado. Estar preparado te dará la tranquilidad y la confianza necesarias para enfrentar desafíos.
• Monitoreo y ajustes periódicos: revisa tu plan financiero periódicamente y ajusta tus objetivos y estrategias según sea necesario. Esto te permitirá mantener el rumbo hacia el éxito y adaptarte a las cambiantes circunstancias del mercado.

2. Mantén tus finanzas personales y empresariales separadas

• Creación de cuentas bancarias separadas: abrir cuentas bancarias distintas para tu negocio y tus finanzas personales te permitirá mantener un control más efectivo sobre tus ingresos y gastos. Además, facilitará la gestión de tus impuestos y responsabilidades legales.
• Establecimiento de un presupuesto personal: crea un presupuesto personal que cubra tus necesidades y te permita vivir cómodamente sin recurrir a los recursos de tu negocio. Al hacerlo, protegerás tanto tu bienestar personal como la estabilidad financiera de tu empresa, logrando superar el punto de equilibrio de tu emprendimiento.
• Beneficios fiscales y legales de la separación financiera: al mantener separadas tus finanzas personales y empresariales, podrás aprovechar beneficios fiscales y legales que te ayudarán a mantener un negocio próspero y protegido.

3. Implementa un sistema de contabilidad eficiente

• Selección de un software de contabilidad adecuado: elige un software de contabilidad que se adapte a las necesidades de tu negocio y te permita llevar un registro detallado y ordenado de tus transacciones financieras.
• Establecimiento de procesos para la gestión de ingresos y gastos: diseña e implementa procesos claros y eficientes para administrar tus ingresos y gastos. Esto incluye la emisión y el seguimiento de facturas, la realización de pagos a tiempo y la gestión de cuentas por cobrar.
• Contratación de un contador o asesor financiero si es necesario: si te sientes abrumado por las responsabilidades contables o deseas asegurarte de cumplir con todas las normativas fiscales y legales, considera contratar a un contador o asesor financiero. Estos profesionales pueden ofrecerte valiosos consejos y orientación en la gestión financiera de tu negocio.

4. Optimiza la gestión del flujo de efectivo

• Proyección y monitoreo del flujo de efectivo: el flujo de efectivo es el corazón de tu negocio. Asegúrate de conocer cuánto dinero entra y sale de tu empresa en todo momento. Realiza proyecciones regulares y supervisa tus cuentas para mantener un flujo de efectivo saludable.
• Estrategias para reducir gastos y aumentar ingresos: busca oportunidades para reducir costos y aumentar tus ingresos. Esto puede incluir la renegociación de contratos con proveedores, la implementación de estrategias de marketing más efectivas o la diversificación de tus productos y servicios, lo que en el corto plazo generará solvencia que ayudará positivamente a tu emprendimiento.
• Implementación de políticas de crédito y cobranza efectivas: establece políticas claras de crédito y cobranza para garantizar que tus clientes cumplan con sus compromisos de pago. Un enfoque efectivo en esta área te ayudará a mantener un flujo de efectivo sólido y a evitar problemas de liquidez.

5. Invierte en el crecimiento y la expansión de tu negocio

• Identificación de oportunidades de inversión y crecimiento: mantén los ojos abiertos a las oportunidades de inversión y crecimiento que puedan impulsar tu negocio hacia adelante. Esto puede incluir la expansión a nuevos mercados, la adopción de tecnologías innovadoras o la creación de alianzas estratégicas.
• Evaluación de riesgos y beneficios de las inversiones: antes de tomar una decisión de inversión, analiza cuidadosamente los riesgos y beneficios involucrados. Asegúrate de que las inversiones que realices estén alineadas con tus objetivos y visión empresarial a largo plazo.
• Fuentes de financiamiento y capital: explora las diferentes fuentes de financiamiento y capital disponibles para apoyar el crecimiento de tu negocio. Esto puede incluir préstamos bancarios, inversionistas ángeles, crowdfunding o programas de financiamiento gubernamentales. Selecciona la opción que mejor se adapte a tus necesidades y objetivos de crecimiento.

Hemos compartido contigo cinco consejos prácticos para mejorar la gestión financiera de tu negocio; estos están diseñados para ayudarte a enfrentar los desafíos financieros que los emprendedores suelen encontrar en su camino hacia el éxito.

BENEFICIOS DE SOLICITAR LA FACTURA ELECTRÓNICA

Actualmente en Colombia, el sistema de facturación vigente es precisamente la factura electrónica de venta con validación previa, regulada mediante la Resolución 000042 de 2020.

Si bien la factura electrónica representa ciertos beneficios para los obligados a facturar, también trae beneficios para los adquirientes de bienes y servicios. Por este motivo, a continuación te contamos la importancia de solicitar la factura electrónica en las adquisiciones que se realicen:

1. La factura electrónica permite soportar costos, deducciones y/o impuestos descontables en las declaraciones tributarias

Es importante tener en cuenta que, para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto de renta, así como de los impuestos descontables en IVA, se requiere que los mismos se encuentren soportados en la respectiva factura electrónica de venta, o bien en algunos de los documentos soporte que conforman el sistema de facturación electrónica, entre los que se destaca el documento soporte en compras a no obligados a facturar.

Quienes realicen compras deben solicitar a los vendedores la respectiva factura electrónica de venta. En caso de que el proveedor no se encuentre obligado a facturar, es el adquiriente de los bienes y servicios quien deberá elaborar el documento soporte en compras a no obligados a facturar, con el cual podrá soportar los costos y deducciones dentro de su declaración de renta, o bien los impuestos descontables en caso de ser responsable del IVA.

Es preciso aclarar que, aunque algunos establecimientos de comercio, como los almacenes de cadenas, entre otros, aún expiden el tiquete POS en las ventas que realizan, este documento equivalente a factura solo puede ser expedido en compras inferiores o iguales a 5 UVT ($212.000 por 2023). Es decir, si la venta realizada por cualquier concepto excede dicho valor, el establecimiento de comercio estará obligado a expedir la respectiva factura electrónica, sin necesidad de que el adquiriente la solicite.

Ahora bien, en caso de que la compra no exceda dicho monto, el comprador puede solicitar que, en lugar de que se le expida el tiquete POS, el establecimiento le entregue la factura electrónica de venta con la cual podrán soportar sus costos y gastos dentro de su declaración de renta. Toda vez que el tiquete POS, aun siendo considerado un documento equivalente a factura, no otorga derecho a impuestos descontables ni deducciones; en cuyo caso el establecimiento de comercio se encuentra en la obligación de expedir la respectiva factura electrónica.

2. Facilidad en la consulta de los soportes de compras

Aunque algunas personas naturales están conscientes de la importancia de conservar todos los documentos soporte necesarios para la elaboración de la declaración de renta, en caso de que estén obligados a declarar, o bien para la elaboración de la declaración de IVA, en caso de que sean responsables de este impuesto, muchas veces suelen extraviarse estos documentos, lo que dificulta la preparación de estas declaraciones.

Por tanto, la factura electrónica suele facilitar la consulta de los soportes, dado que la misma es enviada al correo electrónico del adquiriente, tanto en representación gráfica mediante el archivo PDF como también en su formato original XML.

Además, los adquirientes de bienes y servicios, que también son facturadores electrónicos, pueden consultar las facturas recibidas en el servicio informático de factura electrónica de la Dian. Al ser documentos electrónicos, se facilita la conservación de estos, así como su búsqueda dentro de los archivos personales del adquiriente en caso de ser necesarios.

3. La factura electrónica permite la nueva deducción de hasta el 1 % de las compras

La Ley 2277 de 2022, a través de su artículo 7, adicionó un nuevo numeral 5 al artículo 336 del ET, con el cual creó una nueva deducción en el impuesto de renta para las personas naturales por adquisición de bienes y/o servicios.

No obstante, esta deducción tiene una particularidad frente a la mayoría de las deducciones consagradas en el Estatuto Tributario, y es que, a diferencia de las demás, procede aun cuando la adquisición de los bienes y/o servicios no tenga relación de causalidad con la actividad productora de renta.

Así, a partir del año gravable 2023 las personas naturales, residentes fiscales en Colombia, que pertenezcan al régimen ordinario y declaren sus ingresos en la cédula general del formulario 210, podrán solicitar como deducción en su declaración de renta el equivalente al 1 % del valor de las adquisiciones, sin que dicha deducción exceda de 240 UVT ($10.179.000 por 2023) en el respectivo año gravable.

Sin embargo, un requisito indispensable para acceder a dicha deducción es que la compra debe encontrarse soportada en la respectiva factura electrónica de venta que cumpla con todas las exigencias de la ley (ver los artículos 616-1 y 617 del ET, y el artículo 11 de la Resolución 000042 de 2020).

Adicionalmente, la norma exige que la factura electrónica debe ser pagada a través de tarjeta débito, crédito o cualquier medio electrónico en el cual intervenga una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera, o quien haga sus veces, dentro del período gravable en el cual se solicita la deducción. Y esta debe ser expedida por sujetos obligados a expedirla.

En este orden de ideas, es indispensable que las personas naturales se preparen y planifiquen su declaración de renta del año gravable 2023, que será presentada durante el 2024, y durante este año soliciten la factura electrónica en las compras realizadas, dado que esta les permitirá tomar una nueva deducción en el impuesto de renta.

LIDERAZGO EN LOS CONTADORES PÚBLICOS

El liderazgo es una habilidad que todos necesitamos desarrollar en nuestra vida profesional para tener éxito y los contadores públicos no son una excepción. En los últimos años, se ha convertido en una parte importante de la profesión contable y es esencial para los contadores públicos que desean avanzar en su carrera.

Diferentes autores sostienen el argumento de que el desarrollo de habilidades de liderazgo (como el trabajo en equipo, la toma de decisiones, la comunicación y la gestión de proyectos) puede ayudar a los contadores públicos a mejorar la calidad de sus servicios y a llevar su profesión a un nivel superior.

El contador público, Francisco Javier Moreno Díaz, magíster en administración de empresas, afirma en un artículo de opinión para Actualícese que los profesionales contables deben convertirse en líderes para poder alcanzar los objetivos de la organización.

La contaduría pública es un campo que requiere liderazgo. Los contadores públicos deben convertirse en líderes efectivos para motivar a sus equipos a cumplir con las normas asociadas a su profesión y a alcanzar los objetivos de la empresa.

Ventajas del liderazgo en los contadores públicos

Un contador público con habilidades de liderazgo puede tener una gran ventaja sobre otros profesionales en su área. De igual forma, el buen liderazgo ayuda a los contadores públicos a comprender mejor la dirección general de una organización y a comunicar mejor sus necesidades a los demás, lo cual es una ayuda a la hora de tomar mejores decisiones y garantizar la eficiencia de los procesos contables.

En este punto, Moreno Díaz destaca algunos de los beneficios del liderazgo exitoso:

Hay muchos beneficios asociados con un liderazgo exitoso en la contaduría pública. Un líder eficaz creará un ambiente de trabajo positivo que fomente el trabajo en equipo, la innovación, la creatividad y la colaboración. Se asegurará de que los empleados reciban los desafíos apropiados para que puedan desarrollar nuevas habilidades y mejorar las existentes.

Factores para desarrollar habilidades de liderazgo en los contadores públicos

Para desarrollar habilidades de liderazgo, los contadores públicos necesitan tener en cuenta varios factores. Primero, es importante que se mantengan actualizados sobre los cambios en la legislación contable. Esto les va a permitir estar al tanto de los cambios que pueden afectar su trabajo y les ayudará a tomar decisiones informadas.

Además, es importante que se mantengan al tanto de la industria y que desarrollen habilidades como la comunicación, el trabajo en equipo y la gestión de proyectos. Con estas habilidades desempeñarán mejor sus funciones para liderar con éxito.

Los contadores públicos que quieran convertirse en líderes deben entender los principios básicos del liderazgo, establecer objetivos claros, fomentar la colaboración, establecer normas y expectativas claras, reconocer el trabajo duro, ser un buen ejemplo y crear una cultura de trabajo saludable.

Del mismo modo, el desarrollo profesional también es una parte importante del desarrollo de habilidades de liderazgo para los contadores públicos. Esto puede incluir cursos de formación, programas de certificación y similares.

Las actividades de desarrollo profesional del párrafo anterior asegurarán que los contadores públicos estén al día con los cambios en la industria y les permitirá mejorar sus habilidades.

Por su parte, Lucia Mora, contadora pública, magíster en Gerencia de Empresas y CEO de la organización Tu Asesor Tributario, dice en entrevista para Actualícese que es fundamental la presencia y participación de los contadores públicos en la academia:

La constante capacitación en el ámbito académico, ya sea en la participación en seminarios, jornadas de actualización, estudios de posgrado. En mi caso, el ejercer la docencia es una labor satisfactoria, ha sido un recurso muy valioso en lo referente a la actualización constante frente a los cambios tributarios.

¿Qué desafíos conlleva ser un líder en la profesión contable?

Los contadores públicos también deben trabajar en el desarrollo de su confianza personal. Los que confían en sí mismos pueden ser mejores líderes y tienen más probabilidades de ser exitosos en su carrera. De igual forma, tienen el desafío de convertirse en líderes y no en jefes. Moreno indica cómo pueden convertirse en líderes en lugar de jefes:

Los contadores públicos necesitan ser líderes para motivar a su equipo a alcanzar estos objetivos y, al mismo tiempo, asegurarse de que todas las actividades estén dentro de los límites legales. Los contadores públicos jefes ejercen su autoridad para obtener resultados de manera inmediata, sin tener en cuenta el bienestar de su equipo de trabajo.

CONSEJOS PARA DILIGENCIAR LA INFORMACIÓN EXÓGENA DE 2022

Sin importar cuántos y cuáles sean los formatos que le corresponda entregar a cada reportante para cumplir con las exigencias de los reportes de información exógena tributaria del año gravable 2022  (ver la Resolución 0124 de octubre de 2021, la cual sigue pendiente de ser modificada según lo indicado con el proyecto de resolución modificatoria publicada en enero 25 de 2023), las siguientes son pautas generales que conviene tomar en cuenta a la hora de elaborar cualquiera de los formatos mencionados en los artículos de dicha resolución.

1. Iniciar sesión correctamente

Los reportes solo los firma el representante legal para las personas jurídicas o sucesiones ilíquidas, o la persona natural obligada a informar. Por tanto, cuando se trate de la entrega de reportes que le pertenecen a una persona jurídica, su representante legal debe asegurarse de iniciar sesión en el portal de la Dian por la opción “NIT” y no mediante la opción “A nombre propio”:

2. Unificar los seudo-NIT en todos los reportes

Para quienes tengan que llegar a utilizar los seudo-NIT mencionados, por ejemplo, en los artículos 16 a 27 de la Resolución 0124 de 2021, con los cuales se identificaría solamente a los terceros personas jurídicas ubicados en el exterior (seudo-NIT que se utilizan solo cuando en dicho país no se utilicen “código o clave fiscal” y que empezarían con el número 444444001, pero que pueden avanzar de uno en uno hasta el 444449000), lo correcto es que cuando se asigne un seudo-NIT a algún beneficiario, se verifique que este se identifique con ese mismo seudo-NIT en todos los reportes (como socio, en los costos o gastos, en los saldos de las cuentas por cobrar, en los saldos de las cuentas por pagar, etc.).

3. Digitar correctamente las cifras en pesos

Para todos los efectos, las cifras monetarias que se incluyan en cualquiera de los reportes se reportan en pesos (no en miles, ni millones) sin utilizar decimales, ni comas, ni fórmulas (ver el artículo 53 Resolución 0124 de 2021).

4. Reportar las direcciones recolectadas en el momento de la transacción

En cuanto a las direcciones de ubicación física con las que se reportan a los terceros, lo que debe hacer cada reportante es usar la dirección que tenía tal tercero a la fecha en que se hicieron las operaciones con el mismo. No es obligación actualizar dicha información a la fecha de realización del reporte de información exógena.

5. Garantizar previamente que se cuenta con las contraseñas y equipos necesarios para el reporte

Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de daños en los equipos, o el olvido de la contraseña del instrumento de firma electrónica –IFE–. Si se requiere obtener y activar un nuevo instrumento de firma electrónica (por ejemplo porque se contrata a última hora un nuevo representante legal que no tenía firma electrónica y la firma no se le pudo generar virtualmente), entonces se deberá hacer el trámite presencialmente como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (ver el artículo 51 de la Resolución 124 de octubre de 2021).

6. Ante contingencias…

El inciso primero del artículo 51 de la Resolución 124 de octubre de 2021 indica que, si se declara una contingencia por producirse problemas técnicos con el portal de la Dian, no se debe acudir a la entidad con los archivos en una USB. Simplemente, el reportante tendrá 8 días hábiles más siguientes a la fecha de su vencimiento; de esa forma podrá hacer la entrega virtual de los reportes sin que se configure extemporaneidad.

7. El dígito de verificación del NIT es opcional

Cuando a los terceros se les reporte utilizando su número de NIT (tipo de documento 31), el dígito de verificación es opcional (si se conoce, se reporta; de lo contrario, no se reporta).

Incluso, cuando se trate de terceros que son personas naturales, y se tenga duda en cuanto a si tienen o no un NIT en la Dian, se les puede reportar con tipo de documento “cédula” (tipo de documento 13), pues en la práctica la cédula es el mismo NIT.

8. Ante correcciones en las declaraciones, se debe corregir también la exógena

Si los reportes que exige la Dian en la práctica deben coincidir con los mismos valores que se llevaron a las declaraciones tributarias del 2022 (retención en la fuente, IVA, INC, renta, ingresos y patrimonio, régimen simple, etc.), lo que va a suceder es que si esas declaraciones se llegan a corregir después de que se hayan entregado los reportes de información exógena, se hará necesario también corregir el reporte, por lo que la Dian podría imponer las sanciones por haber entregado inicialmente información que era errónea.

9. Grandes contribuyentes tendrán que adelantar su declaración de renta

Si una Persona natural o sucesión ilíquida que no sea gran contribuyente queda obligada a entregar reportes de información exógena del año gravable 2022, tendrá que madrugar más que las demás personas naturales para tener lista, aunque sea en borrador, su declaración de renta del año gravable 2022, pues sus reportes de exógena vencerán entre mayo y junio de 2023 mientras que su declaración de renta se vencerá entre agosto y octubre de 2023.

IMPUESTO AL PATRIMONIO, PLAZOS PARA SU PRESENTACIÓN

La Ley 2277 de 2022, a través de sus artículos 35 al 41, reincorporó al ordenamiento tributario un nuevo impuesto al patrimonio generado por la posesión del mismo al 1 de enero de cada año, cuyo valor sea igual o superior a 72.000 UVT ($3.053.664.000 por 2023).

Dicho impuesto estará a cargo de las personas naturales y sucesiones ilíquidas, residentes fiscales contribuyentes del impuesto de renta o de regímenes sustitutivos del impuesto sobre la renta. También serán responsables de este impuesto las personas naturales, nacionales o extranjeras, que no tengan residencia en Colombia, respecto de su patrimonio poseído directamente en el país o si este está poseído indirectamente a través de establecimiento permanente en el mismo.

Asimismo, serán responsables las sociedades o entidades extranjeras que no sean declarantes del impuesto sobre la renta en el país y que posean bienes ubicados en Colombia diferentes a acciones, cuentas por cobrar y/o inversiones de portafolio, como inmuebles, yates, botes, lanchas, obras de arte, aeronaves o derechos mineros o petroleros.

Plazos para declarar y pagar el impuesto al patrimonio en 2023

De acuerdo con el artículo 1.6.1.13.2.53 del Decreto 1625 de 2016, sustituido por el Decreto 0219 del 15 de febrero de 2023, los contribuyentes sujetos al impuesto al patrimonio, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 292-3 y 298-8 del ET, adicionados por la Ley 2277 de 2022, deberán presentar la declaración del impuesto al patrimonio del año 2023 a más tardar entre el 9 y el 23 de mayo de 2023, atendiendo el último dígito del NIT del declarante que conste en el RUT, sin tener en cuenta el dígito de verificación.

Estos contribuyentes deberán cancelar el valor total del impuesto a pagar en 2 cuotas, a más tardar en las siguientes fechas:

Declaración y pago de la primera cuota del impuesto al patrimonio

Es importante tener en cuenta que el valor de la primera cuota será del 50 % del impuesto al patrimonio calculada sobre el patrimonio líquido poseído al 1 de enero de 2023 (ver nuestro liquidador Modelo básico en Excel para proyectar el impuesto al patrimonio 2023 y años siguientes).

Al patrimonio líquido determinado conforme con lo señalado en el inciso anterior se le aplicarán las reglas establecidas en el artículo 295-3 del ET, adicionado por el artículo 37 de la Ley 2277 de 2022.

Pago de la segunda cuota del impuesto al patrimonio

¿CÓMO PONERSE AL DÍA CON SUS APORTES DE PENSIÓN QUE NO SE PAGARON EN LA PANDEMIA?

Si su empresa o usted, como trabajador independiente, se acogieron al Decreto Ley 558 del 2020, que permitió reducir de manera voluntaria los aportes de pensión en abril y mayo del 2020, al inicio de la pandemia, debe saber que ya es momento de ponerse al día.

Es importante recordar que durante la emergencia sanitaria causada por el Covid-19, el Gobierno del expresidente Iván Duque expidió este decreto que le permitió a las empresas e independientes realizar un pago parcial al sistema de pensiones, pasando de un 16% a 3% de cotización, con el propósito de aliviar sus finanzas.

Sin embargo, después de haber sido revisada esta norma por la Corte Constitucional de Colombia, se identificó que la misma va en contravía de los derechos fundamentales, por lo que el Gobierno expidió el Decreto 376 de 2021, con el que le da un plazo de 36 meses a las empresas, empleados e independientes para que aporten ese 13% restante correspondiente a la cotización de abril y mayo de 2020.

¿Cuál es el plazo y cuánto se debe pagar?

Los aportantes tendrán hasta el viernes 31 de mayo del 2024 para realizar el aporte faltante a pensiones, sin incurrir en intereses de mora.

Cabe aclarar que el pago total de los aportes correspondientes a los periodos de abril y mayo de 2020 podrán hacerse en cualquier mes, sin embargo, no se aceptarán pagos parciales para ninguno de los dos periodos.

Por lo que debe pagar el 13% restante del valor de la cotización normal, es decir, el valor del aporte pendiente se diferencia de la siguiente manera:

1. 75% del pago le corresponde cancelar al empleador
2. 25% del pago le corresponde cancelar al empleado.

¿En qué casos se tienen que pagar intereses de mora?

Deben pagar intereses de mora aquellos aportantes que no hayan cancelado el 13% en los plazos establecidos en un principio por el Decreto 558 de 2020, o sea quienes realicen el pago después del 01 de junio 2024.

¿Se debe solicitar autorización al trabajador para descontar el 25% del valor restante de los aportes?

De acuerdo con lo estipulado en el Decreto 376 de 2021 referente al pago de aporte al Sistema General de Pensiones por los periodos faltantes de abril y mayo de 2020, los empleadores no necesitan autorización para descontar el porcentaje que le corresponde al trabajador de su salario y/o liquidación de prestaciones sociales en caso de retiro.

¿En caso de retiro el empleador deberá pagar el porcentaje que le corresponde al trabajador?

Si el trabajador se retiro o fue despedido antes de liquidar los aportes faltantes, el empleador solo deberá cancelar los aportes correspondientes al 75% de la cotización faltante; y los fondos de pensión solo acreditaran en la historia laboral las semanas sobre el 75% de la cotización cancelada.

¿En dónde puede hacer los pagos?

1. Pago de los aportantes (empleadores e independientes):

Si el aportante desea hacer el pago del 13% faltante lo puede realizar a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), utilizando la planilla N de corrección, que les permitirá efectuar el pago de los aportes con las tarifas relacionadas en el Decreto 376 de 2021.

¿Y cómo puede pagar en PILA?

Si usted tiene una cuenta bancaria podrá utilizarla para realizar sus aportes de manera digital, solo debe ingresar a la página principal de ‘Pago simple’, el portal que ha dispuesto PILA para realizar consignaciones online.

Una vez ingrese en el website, le aparecerá una ventana que le pedirá el PIN de su planilla o referencia de pago, es decir, los diez dígitos que le otorgaron al registrarse en PILA o en los sistemas de información.

Luego, le pedirá que verifique el monto a pagar y el periodo, seleccione la entidad bancaria o el portal de pagos de su preferencia. Tenga en cuenta que este trámite se puede realizar a través de PSE o con el número de su tarjeta de crédito.

Es hora de revisar si usted como empleador o trabajador independiente ya realizo el pago del valor faltante de aportes a pensión de los meses de abril y mayo de 2020, de lo contrario está a tiempo de cancelar y así evita pagar intereses de mora,  como también procesos de cobro en caso de no cancelar antes de la fecha estipulada.

Permítanos asesorarlo

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