Pensando en el caso de los asalariados y demás personas naturales a las cuales se les expidió por el año gravable 2023 un formulario 220 con la información de las rentas de trabajo que percibieron durante dicho año gravable (el cual es diligenciado parcialmente por el empleador, pues solo contiene información entre los reglones 5 y 60), es importante destacar que si el contribuyente que recibió dicho formulario concluye que no está obligado a declarar por el año gravable 2023 (y que tampoco desee hacerlo de forma voluntaria, algo que el artículo 6 del ET concede como posibilidad solo a las personas naturales residentes que no quedan obligadas a declarar, pero que sí fueron objeto de retenciones a título de renta o de ganancia ocasional durante el respectivo año fiscal), en tal caso el mencionado formulario 220 se convierte en el documento que reemplaza su declaración de renta.
Así lo confirma la nota que figura al final de dicho formulario, en la cual se lee lo siguiente:
Nota: este certificado sustituye para todos los efectos legales la declaración de renta y complementario para el trabajador o pensionado que cumpla con lo establecido en el artículo 1.6.1.13.2.7 del Decreto 1625 de 2016, único reglamentario en materia tributaria. Para aquellos trabajadores independientes contribuyentes del impuesto unificado deberán presentar la declaración anual consolidada del régimen simple de tributación –SIMPLE–.
Además, en la parte final del instructivo que viene al respaldo del mismo formulario, la Dian incluye el siguiente mensaje en letras mayúsculas:
CONSERVE ESTE CERTIFICADO COMO SUSTITUTO O SOPORTE DE SU DECLARACIÓN DE RENTA. LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES PODRÁ EXIGIRLO.
Es por lo anterior que el resto del formulario 220 (ver renglones 61 a 82) contiene varios espacios para que sean diligenciados directamente por el asalariado o pensionado. Y si los valores que allí diligencia le sirven para comprobar que sí cumple con todos los topes de ingresos, patrimonio, consignaciones y demás para quedar exonerado de declarar renta, en tal caso dicho formulario 220 será el principal sustento para probarle a la Dian, cuando lo requiera, que la persona no quedaba obligada a declarar renta.
Al respecto, conviene destacar que cuando el trabajador recibe el formulario 220 de parte de su empleador, en el mismo no se informa sobre el valor por salarios o prestaciones sociales que su empleador le adeuda a diciembre 31, pero el asalariado sí deberá averiguar por su cuenta sobre dicha información para poder incluirla como otro más de sus activos a diciembre 31, los cuales se informan dentro del renglón 76 del formulario 220.
Tiempo de conservación del formulario 220
De acuerdo con la norma del artículo 632 del Estatuto Tributario, si el formulario 220 se convierte para el contribuyente en la prueba de que no estaba obligado a presentar declaración de renta, en tal caso lo deberá conservar durante 5 años.
Los cinco años que menciona esta norma son justamente los mismos de plazo que tendría la Dian para fiscalizar a un obligado a declarar que no lo haya hecho oportunamente (ver los artículos 715 y siguientes del Estatuto). A tales contribuyentes se les podrá elaborar la liquidación oficial denominada “facturación del impuesto de renta” de acuerdo con lo establecido en el artículo 719-3 del ET, creado con el artículo 63 de la Ley 2277 de 2022.
Por lo anterior, todo asalariado (aunque no tenga la obligación de presentar declaración de renta) debe preocuparse por pedir a su empleador que le entregue su formulario 220, donde queden certificados los ingresos por todo el año o la fracción de año fiscal en que haya tenido vínculo laboral. Además, todo empleador se debe preocupar por emitirlo y entregarlo, incluso sin tener que esperar que el asalariado primero se lo solicite.