El Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) es un mecanismo implementado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) con el propósito de identificar a las personas naturales que ejercen propiedad o control significativo sobre las personas jurídicas o estructuras sin personería jurídica. Por lo tanto, cualquier modificación en la estructura accionaria de una sociedad conlleva la obligación de actualizar la información reportada en el RUB oportunamente.
- Situaciones que exigen actualización del RUB
De acuerdo con la normativa vigente (Res. 000164 de 2021 y modificatoria 000124 de 2021), la sociedad debe actualizar la información cuando se presenten:
- Ingreso o retiro de accionistas
- Variaciones en los porcentajes de participación
- Cambios en la forma de control significativo
- Transferencias de derechos por sucesión
- Reorganizaciones societarias que alteren el esquema de propiedad o control
- Plazo obligatorio: 30 días calendario contados desde el hecho generador del cambio.
- Procedimiento para la actualización del RUB
Para acceder deben ingresar al portal MUISCA con las credenciales de la entidad del Representante Legal o apoderado y dirigirse al Menú de opciones que se encuentra al lado izquierdo de la página seleccionando el módulo Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB;
Nuevamente se buscan la opción de Registro único de Beneficiarios Finales:
Posteriormente se clic en Actualizar o anular información reportada;
2.1 Recolección de información y documentación
Se debe obtener la siguiente información de los nuevos beneficiarios finales:
- Identificación personal
- Nacionalidad y jurisdicción fiscal
- Porcentaje de participación directa e indirecta
- Evidencias del cambio: actas, libro de accionistas, certificados, etc.
Es indispensable que los datos correspondan con los registros societarios vigentes.
2.2 Actualización del formulario
La sociedad debe realizar los ajustes correspondientes:
- Incluir nuevos beneficiarios finales
- Modificar porcentajes de participación
- Retirar beneficiarios que ya no cumplan condición
La DIAN reconoce como beneficiario final a quien:
- Posea más del 5% del capital directa o indirectamente
- Ejerza control efectivo, independientemente de su participación
- En ausencia de los anteriores: el representante legal u órgano dirigente
Se recomienda validar todos los datos antes del envío.
2.3 Presentación y conservación del soporte
Una vez superadas las validaciones del sistema:
- Se envía la actualización del RUB
- Se genera soporte digital que debe conservarse para fiscalizaciones futuras.
3. Consecuencias del incumplimiento
La falta de actualización o la entrega tardía o incorrecta de la información puede generar:
- Sanciones monetarias hasta 15.000 UVT
- Requerimientos y mayor riesgo fiscal
- Observaciones por incumplimiento normativo ante terceros