Sin duda alguna nos encontramos en una de las temporadas más importantes del año a nivel societario, esto debido al cierre del año fiscal anterior que en la mayoría de los casos se debe estar perfeccionado, esto a su vez trae consigo la necesidad de trazar políticas, estrategias, correctivos y demás decisiones claves para la preservación de las empresas y sus unidades de negocio, decisiones que serán tomadas por el máximo órgano social de las sociedades según sea el caso.
Es por eso que mediante este artículo le ofreceremos al lector algunos aspectos claves que deberán tener en cuenta las compañías para realizar su reunión del máximo órgano, sin caer en errores que puedan costarles un posible conflicto societario en el futuro.
Por regla general, existen dos tipos de reuniones del máximo órgano social, estas son las ordinarias y las extraordinarias.
- Aspecto – Tipos de Reunión.
Reuniones Ordinarias: Son aquellas que se celebran dentro del periodo establecido en los estatutos o la Ley, en este punto es importante tener en cuenta que a falta de estipulación, se entenderá que el periodo para realizar dicha reunión es entre los tres (3) meses siguientes al final de cada ejercicio, del mismo modo, para que esta reunión sea ordinaria deberá cumplir el temario establecido en el artículo 422 del Código de Comercio.
Reuniones Extraordinarias: Son aquellas que se realizan en cualquier tiempo y para tratar temas diferentes o diversos a los reglamentados en el artículo 422 del Código de Comercio
- Aspecto – Convocatoria
Convocante: Según el artículo 181 del Código de Comercio se encuentran autorizados para realizar la convocatoria los administradores, revisores fiscales o la entidad que ejerza el control permanente, estas personas pueden convocar la reunión porque así lo consideraron pertinente o porque fue solicitado por un número de asociados representantes del diez por ciento (10%) o más del capital social.
Destinatarios: Todos los asociados sin discriminación alguna, en los casos en que los atributos de la propiedad se hubieran separado, es decir que la nuda propiedad la tenga X (derecho de disposición), y en tanto el usufructo (derecho de uso, explotación y disfrute) lo tenga y, como primera medida se convocaría al usufructuario, salvo que según el acuerdo entre ellos se hubiera plasmado que los derechos políticos radicaban en el nudo propietario.
Antelación de la Convocatoria: Por regla generar la antelación de la convocatoria será la pactada en los estatutos, siempre que se respeten los mínimos legales consagrados. Para todos los tipos societarios, con exclusión de la sociedad por acciones simplificada, cuando se deban aprobar estados financieros de fin de ejercicio la convocatoria se deberá realizar como mínimo con quince (15) días hábiles de anticipación, en los demás eventos bastará con cinco (5) días comunes. (Art 424 C.CO)
Así mismo, cuando se vaya a considerar el proyecto de escisión, de fusión o las bases para la transformación la antelación debe ser también de mínimo quince (15) días hábiles (artículo 13 de la Ley 222 de 1995).
En la sociedad por acciones simplificada, para todos los casos, el término es de cinco (5) días hábiles de antelación (artículo 20 de la Ley 1258 de 2008), incluso si se van a considerar estados financieros sea de fin de ejercicio o para efectos de transformación, fusión o escisión, la antelación seguiría siendo la misma, sólo que durante ese plazo se podría ejercer el derecho de inspección, a menos que en los estatutos se hubiere pactado un término mayor.
- Aspecto – Poderes
En este punto basta con seguir las exigencias del artículo 184 de Código Comercio, es decir lo único que se requiere para otorgar un poder con el fin de hacerse representar en las reuniones del máximo órgano social es que: conste por escrito, en donde se indique el nombre del apoderado, la persona en quien puede sustituirlo, si a ello hubiere lugar, la fecha o la época de la reunión o reuniones y los demás requisitos que señalen los estatutos.
En dado caso que en los estatutos no se hubiera exigido requisitos adicionales (ejemplo: la presentación personal, no puede desconocerse el poder conferido sin dichos requisitos adicionales.
- Aspecto – Mayorías
Para determinar las mayorías requeridas debemos de revisar que se consagra en los estatutos sociales, en caso que en los estatutos no se consagre nada al respecto, se debe dar aplicación a lo establecido en el artículo 68 de la Ley 222 de 1995, en ese sentido habrá quórum cuando, como mínimo, esté representada la mitad más una de las acciones suscritas, a menos que en los estatutos se hubiere pactado un quórum inferior; en tanto que las decisiones se adoptarán por mayoría de los votos presentes, sin perjuicio de los casos de mayorías calificadas previstos en los artículos 155, 420 numeral quinto y 455 del Código de Comercio. También en los estatutos se podría pactar en contrario, estipulando mayorías superiores, siempre que la sociedad no negocie sus acciones en el mercado de valores.
En las sociedades por acciones simplificada, la regla está dada por el artículo 22 de la Ley 1258 de 2008, indicando que, salvo pacto en contrario, habrá quórum con uno o varios accionistas que representen, por lo menos, la mitad más una de las acciones suscritas; y la decisión se adoptaría con el voto favorable de un número singular o plural de accionistas que, por lo menos, represente la mitad más una de las acciones presentes, salvo estipulación en contrario en la que se pacte una mayoría decisoria superior.
Gracias por leernos. Esperamos que este contenido haya sido útil para despejar sus dudas sobre las reuniones del máximo órgano social.
Fuente: 52 pautas legales – Superintendencia de Sociedades.
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