En los contratos de trabajo, el empleador debe suministrar todos los elementos y herramientas de trabajo necesarios para que el colaborador pueda realizar sus funciones.
Por ello, si el trabajador, debido a sus funciones, debe desplazarse a una ciudad diferente a la asignada como lugar de trabajo, el empleador tiene la obligación de asumir los costos de ese desplazamiento, alimentación y, de ser necesario, el hospedaje. Estos costos asumidos por el empleador en las condiciones mencionadas son denominados viáticos y, dependiendo de su habitualidad o permanencia,pueden o no constituir salario.
Los viáticos están sujetos a determinadas condiciones que deben observarse con claridad para evitar irregularidades en su reconocimiento y manejo. Estas son las siguientes:
- Deben incluir lo necesario para el traslado y estadía del trabajador
Los viáticos se encuentran regulados por el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–. Estos gastos que asume el empleador deben ser suficientes para cubrir la estadía y el traslado del trabajador. En caso de entregarse un valor inferior a lo que realmente corresponde, este último estará facultado para exigir el pago de esos gastos o a que se le realice el reembolso respectivo, pues, como se mencionó, el empleador es quien debe suministrar la totalidad de las herramientas y medios necesarios para desarrollar la labor (numeral 1 del artículo 57 del CST).
- Viáticos pueden ser ocasionales o permanentes
Es importante recordar que el viático puede ser ocasional o permanente.
- Ocasional: cuando el desplazamiento se da en situaciones o requerimientos extraordinarios, esporádicos, inesperados, urgentes o accidentales, no de la planeación, sino del cubrimiento de una situación imprevista.
- Permanente: cuando dicho desplazamiento surge de situaciones ordinarias o regulares en las que el empleador realiza cronogramas y planes para designar dichos traslados y su consecuente reconocimiento de viáticos.
Esta distinción entre permanentes y ocasionales tiene una gran incidencia, dado que, dependiendo de ello, puede determinarse si dicho pago tiene carácter salarial o no.
- Constituyen salario cuando son permanentes
Los viáticos serán constitutivos de salario dependiendo del rubro y de si son permanentes u ocasionales. Según ello, cuando se trate de viáticos permanentes, respecto a lo reconocido por alojamiento y estadía, se considerarán como factor salarial y, por ende, deberán incluirse en la liquidación de seguridad social, prestaciones sociales y vacaciones.
La Corte dispuso que se considerarán los viáticos como salario cuando:
- Tengan un carácter habitual, es decir, se otorguen de manera ordinaria o regular por razón de que el trabajador deba trasladarse frecuentemente de su domicilio contractual hacia otros lugares.
- Se trata de traslados en el cumplimiento de la labor, esto es, cuando los desplazamientos obedezcan a órdenes del empleador, quien con su poder subordinante está facultado para imponer al trabajador el desarrollo temporal de sus funciones en sedes diferentes a la usual de sus servicios.
- Se trate del desempeño de funciones relacionadas con el objeto de trabajo, de modo que las actividades encargadas al trabajador en la comisión de servicios estén relacionadas con las funciones propias del cargo del cual es titular, o de otras actividades que le encomiende su empleador.
- Establecer claramente el valor de cada concepto
Como hemos observado, dependiendo de lo que el viático cubra, podrá ser o no considerado salario. Por ende, es necesario que el empleador establezca por escrito con el trabajador qué parte del total de los gastos corresponde a alojamiento, alimentación, transporte y gastos de representación, esto conforme a lo establecido en el numeral 2 del artículo 130 del CST.
- Los pagos directos a un tercero también son viáticos
Finalmente, es importante tener en cuenta que los viáticos siempre lo serán independientemente de la forma en que se otorguen, pues podrían ser dados en dinero, bonos o en especie.
Lo anterior quiere decir que el hecho de que el empleador pague directamente a un tercero (por ejemplo, a un hotel o un restaurante) no implica su desconocimiento como viático, pues el trabajador devenga dicho gasto cuando hace el consumo de tales servicios, permitiendo que este no tenga que pagar ello y, por lo tanto, entrando dicho gasto en su patrimonio.
Por todo lo anterior, tenemos que el empleador debe reconocer los gastos necesarios para el desplazamiento del trabajador en razón de su servicio a otro sitio, teniendo en cuenta que dicho pago se considerará como salario cuando los viáticos sean permanentes y se relacionen con manutención y alojamiento. Se excluyen del salario los viáticos ocasionales y los relacionados con el transporte y los gastos de representación, sean permanentes u ocasionales.