Cuando una empresa liquida la declaración de renta de un periodo contable en ella presenta el valor de los pasivos y determina en las deducciones los costos y gastos, pero estos después de una verificación por parte de la administración de impuestos puede llegar a ser rechazados.
COSTOS Y GASTOS
Los costos y gastos son las erogaciones que realiza una empresa para el desarrollo de su actividad económica con el objetivo de generar ingresos, ejemplo de costos y gastos son: compra de inventario para la venta o la elaboración de productos, el costo de la mano de obra, arrendamientos, honorarios, servicios, etc. Estos son elementos claves para el cálculo de la de la base sobre la cual se liquida el impuesto de renta.
PASIVOS
Los pasivos son cada una de las obligaciones por pagar que la empresa adeuda a entidades financieras, empleados, contratistas, impuestos. etc. Estos no disminuyen el valor del impuesto a pagar, pero son de importantes para determinar el patrimonio líquido de la empresa así mismo ayudan a determinar y justificar el incremento o disminución del patrimonio.
RECHAZO DE COSTO Y GASTOS
La Administración de impuestos puede rechazar costos y deducciones bajo los siguientes preceptos:
Soportes Contables:
Cada transacción debe contar con los documentos que la acredite como la Factura Electrónica, documento equivalente, contratos.
Pruebas Materiales
Aunque se cree que la factura es documento suficiente para acreditar una transacción, al momento de una fiscalización, el contribuyente debe contar con los documentos que soporten la entrega del bien, o la constancia de la prestación del servicio; la entidad verificara información como:
-Causalidad: que el bien o el servicio adquirido se hayan utilizado en la generación del ingreso
-El reporte en la información exógena de los costos y gastos
-Bancarización: los pagos a los proveedores se hayan realizado por medio de transferencia bancaria o en cheque. Los pagos en efectivo no superen el tope legal establecido
-El proveedor cuente con punto físico de venta (bodega, almacén), o la triangulación del despacho y entrega del bien.
-Trazabilidad del despacho y la entrega de los productos
-El proveedor tenga el RUT vigente
Es importante saber que la Dian realiza cruces de información y tiene la facultad de verificar y desvirtuar las operaciones comerciales incurridas por la empresa, por lo cual verificadas las pruebas puede desconocer costos y gastos.
RECHAZO DE PASIVOS
En lo que respecta a los pasivos estos pueden ser rechazados cuando se incluyen valores en la declaración de renta que no cuentan con el soporte valido y estos hacen que disminuya el patrimonio líquido de la sociedad. Esto a su vez tiene incidencia en la disminución de la carga tributaria como por ejemplo en empresas que estén obligadas a liquidar impuesto al patrimonio.
Para este escenario también la Dian realizaría las pruebas materiales para verificar las transacciones que dieron lugar a los pasivos descontados en la declaración de renta.
CONSECUENCAS DE LOS CAUSALES DE RECHAZO DE COSTOS-GASTOS Y PASIVOS
-Cuando se determine un pasivo inexistente esto hará que se aumente el valor del patrimonio; y por ende este rechazo se sumara a la renta liquida gravable en el periodo que corresponda
-Aumento de la renta liquidad por el rechazo de costos y gastos
-Puede acarrear una sanción por inexactitud
-Inconvenientes penales por omisión de activos
Para evitar el rechazo de costos, gastos y pasivos por parte de la Administración de Impuestos, lo principal es garantizar la veracidad de las operaciones financieras, comprobar los hechos materiales. Recordemos que la DIAN utiliza la facturación electrónica y la información exógena para cruzar datos entre los contribuyentes y demás terceros que intervienen en las transacciones comerciales.
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