El pasado 15 de mayo de 2018 el Ministerio de Hacienda emitió un comunicado de prensa en el cual se destacan los resultados positivos que se han tenido desde marzo de 2017 con el proceso de facturación electrónica que se inició de forma voluntaria con 58 empresas y que en la actualidad está siendo utilizado por un total de 620 contribuyentes (número que se ampliará a partir de septiembre 1 de 2018, fecha en que se pondrá en marcha la facturación obligatoria para los cerca de 3.500 grandes contribuyentes).
De igual, en la página 2 de dicho comunicado también se indicó que «el 5 de junio la Dian lanzará el servicio de “Facturación Electrónica Gratuita Dian” para micro y pequeñas empresas».
Por tanto, las micro y pequeñas empresas deberán estar atentas al momento en que la Dian libere (en teoría el 5 de junio de 2018) el nuevo servicio de facturación electrónica gratuita, servicio con el que se ahorrarán la adquisición de un software especializado para dichos propósitos. De esa forma podrán unirse a aquellos contribuyentes que ya están facturando electrónicamente de forma voluntaria. Sin embargo, todos deben recordar que será a partir de enero 1 de 2019 cuando se exigirá obligatoriamente que todos los contribuyentes del régimen común del IVA y del INC (sin importar si son personas jurídicas o naturales, y sin importar el tamaño de la empresa) expidan su facturación de forma electrónica.
Para poder firmar las facturas electrónicas los contribuyentes deberán contar con mecanismos de firma digital respaldados con certificado digital, los cuales deberán ser expedidos por entidades certificadoras abiertas. Es decir, para la facturación electrónica no se podrá usar el mismo instrumento de firma electrónica que se usa en la presentación de las declaraciones tributarias y los reportes de exógena.
En vista de lo anterior, y teniendo en cuenta los costos en que deberán incurrir los contribuyentes para obtener el mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital, la Dian ha anunciado que se regalarán 7.200 mecanismos de ese tipo a algunas micro y pequeñas empresas (sobre la forma en que serán distribuidos dichos mecanismos deben esperarse las instrucciones de la entidad).
Aquellas micro y pequeñas empresas que no consigan gratuitamente dichos mecanismos, deberán pagar por su cuenta el valor de los mismos a entidades como Certicámara u otras similares. Así mismo, quienes no deseen utilizar su propio software de facturación electrónica, ni tampoco deseen utilizar el que se ofrecerá a partir de junio 5 de 2018 por el nuevo servicio informático de facturación electrónica gratuita, deberán entonces empezar a contratar con los servicios de alguno de los 51 proveedores tecnológicos autorizados por la Dian.