En la normatividad internacional se han establecido una serie de procedimientos que el auditor o revisor fiscal deben aplicar para detectar los errores materiales que se pueden presentar en el manejo, reconocimiento y revelación de las cuentas asociadas a los inventarios.
Procedimientos de verificación sobre las cantidades de mercancías
A fin de evitar los errores materiales que puedan representar riesgos asociados a las cuentas de inventarios, se deben considerar las siguientes recomendaciones durante la ejecución del proceso de auditoría:
- Analizar los registros contables de las cuentas de inventarios para identificar aquellas partidas que requieran atención específica durante el conteo físico de las existencias.
- Indagar con el personal sobre cualquier término o condición inusual asociado al manejo de los inventarios de la entidad.
- Observar el conteo de las mercancías que se encuentren en:
- Ubicaciones externas a la sede principal de la organización.
- Custodia de terceros.
- Estar presente en una de las ubicaciones al cierre del período, para observar las mercancías que se están enviando o preparando para ser enviadas.
- Inspeccionar las devoluciones pendientes de ser procesadas.
- Realizar los conteos de mercancías de forma simultánea en varias ubicaciones en donde se encuentren almacenadas.
- Efectuar conteos de inventarios en una fecha cercana al cierre del período de información que está siendo objeto del proceso de auditoría, para minimizar el riesgo de manipulación.
- Aplicar procedimientos adicionales durante la observación del conteo; por ejemplo, examinar de forma más rigurosa el contenido de artículos envasados y la forma en que se almacenan, como espacios vacíos o etiquetas de las mercancías, y la calidad, es decir, la revisión del cumplimiento de las características promocionadas. Para certificar tales características y garantizar este tipo de criterios, el auditor tiene la posibilidad de recurrir a los servicios de un perito.
- Comparar las cantidades del período actual con las de períodos anteriores, por clase o categoría de inventarios, ubicación u otros criterios, para identificar diferencias materiales.
- Implementar técnicas de auditoría informáticas para comprobar con detalle la compilación de los conteos físicos de existencias. Entre estas técnicas se encuentran:
- Ordenar por número de etiqueta los artículos para realizar pruebas sobre los controles de etiquetas.
- Ordenar las mercancías por número de serie, para realizar pruebas sobre la posibilidad de que se haya omitido o duplicado un artículo.
Estimaciones de la gerencia frente a los inventarios
En los casos en que se determine que existe un riesgo potencial en el manejo, registro y revelación de las cuentas asociadas a las existencias, el auditor debe determinar la importancia relativa, a fin de determinar la necesidad de recurrir ante la gerencia para obtener una estimación frente a dichos riesgos y errores.
Errores materiales en inventarios no deben señalar responsables directos
Los profesionales contables que durante el proceso de auditoría se encuentren con diferencias significativas entre las cantidades físicas y los saldos contables de los inventarios que representen errores materiales o potencialidad de riesgos para la organización, deben implementar procedimientos adicionales, a fin de entregar la información más precisa. No obstante, se debe entender que la responsabilidad de los auditores y revisores fiscales es sobre los procesos y la razonabilidad de la información, mas no sobre el desempeño específico del personal o la idoneidad en la ejecución de las funciones.
Por lo anterior, ante situaciones de errores y riesgos materiales en las cuentas de inventarios en los que se puede develar apropiación de inventarios, manejo inadecuado de las mercancías almacenadas, manipulación de los registros, ubicaciones inexistentes de los inventarios, entre otras, el auditor debe dirigir su labor a implementar pruebas adicionales para corroborar los resultados de riesgos o errores materiales. En los casos en que se tiene seguridad sobre la manipulación de saldos y registros que pueden ocultar apropiaciones o prácticas indebidas, el auditor no debe dirigir comunicaciones que señalen o impliquen al personal de forma directa, y su responsabilidad se debe limitar a plasmar los hallazgos encontrados en los informes de auditoría, los cuales deben estar soportados en los procedimientos sustantivos que han permitido el señalamiento de los errores y riesgos materiales.