NÓMINA ELECTRÓNICA, GENERACIÓN Y PERIODICIDAD

Desde su implementación dentro del sistema de facturación electrónica, el documento soporte de pago de nómina electrónica se ha constituido como un requisito para la solicitud de costos y deducciones en la declaración de renta, e impuestos descontables en la declaración de IVA, según sea el caso; y se deriva de los pagos o abonos en cuenta por concepto de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a pensionados a cargo del empleador obligado a implementarla.

Debido a la importancia de este documento, se han generado diversas dudas respecto a su tratamiento en casos especiales como es la liquidación de vacaciones o la liquidación definitiva de un trabajador, la periodicidad de su transmisión y su obligatoriedad.

Generación del documento soporte de pago de nómina electrónica por concepto de vacaciones

Para incluir el concepto de vacaciones en la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica, inicialmente debe tenerse en cuenta el artículo 2 de la Resolución 000013 de 2021, según el cual el documento soporte se origina a razón de pagos o abonos en cuenta. Por tanto, el pago por concepto de vacaciones o cualquier otro que haga parte de la retribución del empleador al trabajador y que se desprenda de una relación laboral o legal y reglamentaria deberá incluirse en la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica para cada trabajador y de acuerdo con el momento del pago o el abono en cuenta, lo que suceda primero.

Generación de la nómina electrónica en el pago o abono en cuenta por concepto de liquidación definitiva de un trabajador

La liquidación de las prestaciones sociales y demás conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria que pague o abone en cuenta el empleador a los trabajadores debe incluirse en el documento soporte de pago de nómina electrónica para constituir el soporte del costo, deducción o impuesto descontable. Por ende, los valores de dicha liquidación deberán incluirse en el documento soporte correspondiente al mes dentro del cual se realizó el pago o abono en cuenta de dichos conceptos originados por el retiro del trabajador.

Periodicidad de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste

Respecto al plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento soporte y sus notas de ajuste para su validación, debe tenerse en cuenta lo dispuesto en el artículo 8 de la Resolución 000013 de 2021, el cual determina que la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica deberá efectuarse dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta.

Es importante no perder de vista que, dado que la norma no aclara la calidad de los días para la transmisión, deben entenderse como días hábiles de conformidad con lo establecido en el artículo 62 de la Ley 4 de 1913.

Plazo para transmitir las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica

En el caso de la transmisión de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, se debe considerar que estas se definen en el numeral 12 del artículo 1 de la Resolución 000013 de 2021 como documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes a la nómina electrónica por errores aritméticos o de contenidos.

Ahora bien, al tratarse de la posibilidad de corregir un error aritmético o de contenido, dichas correcciones pueden realizarse con posterioridad al mes del cual corresponde el pago o abono en cuenta. Lo anterior, dado que, de lo contrario, no se cumpliría la finalidad de las notas de ajuste: realizar correcciones una vez validado el documento soporte de pago de nómina electrónica previamente transmitido a la Dian.

Por tanto, la limitación temporal que se impone al empleador obligado a transmitir la nómina electrónica para la validación del documento soporte dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago aplica para el documento soporte de pago de nómina electrónica originario y no para sus notas de ajuste.

Así, deberá atenderse lo explicado por la Dian en el Oficio 914809 de 2021, en el cual se planteó que, toda vez que las notas de ajuste son documentos electrónicos que permiten realizar correcciones al documento soporte de pago de nómina electrónica, una vez el sujeto obligado conozca el error, deberá dentro de los 10 primeros días del mes siguiente generar y transmitir para validación la nota de ajuste correspondiente.

Ten en cuenta que…

Al momento de presentar la declaración de renta, el contribuyente deberá contar con los documentos soporte de los costos, deducciones e impuestos descontables que se pretendan imputar en dicha declaración, los que, a su vez, deben ser congruentes para soportar los valores de las operaciones económicas que se pretendan declarar.

Dichos soportes deberán conservarse por un período mínimo de 5 años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente a su elaboración, expedición o recibo, tal como lo establece el artículo 632 del ET. Es el mismo período durante el cual deberá conservarse el documento soporte de pago de nómina electrónica, tal como lo señala el artículo 23 de la Resolución 000013 de 2021.