Las personas naturales y jurídicas inscritas en el registro único tributario –RUT– administrado por la Dian deben preocuparse por efectuar oportunamente las actualizaciones que sean necesarias en cualquiera de los datos que componen las 7 hojas de dicho documento (ya sean los datos de identificación y ubicación, o los datos del estado del contribuyente, o los datos de sus representantes legales, o revisores fiscales o contadores, etc.).

Al respecto, es necesario tener en cuenta lo indicado en los incisos del 2 al 4 del artículo 1.6.1.2.14 del DUT 1625 de 2016 (recientemente modificado con el artículo 11 del Decreto 678 de mayo 2 de 2022), pues en dichas normas se dispone lo siguiente:

Es responsabilidad de los obligados actualizar la información contenida en el registro único tributario –RUT–, a más tardar dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, conforme con lo previsto en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario.

La actualización de la información contenida en el registro único tributario –RUT– podrá realizarse de forma presencial o virtual, salvo la actualización de la información relativa a los datos de identificación que se realizará de forma presencial. Cuando la actualización sea ordenada mediante acto administrativo en firme, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian– incorporará la actualización de oficio en el registro. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian– podrá considerar que otra información a actualizar se realice de manera presencial para efectos de control.

La actualización virtual de la información relativa a los datos de dirección en el registro único tributario –RUT– no podrá exceder de dos (2) modificaciones dentro de un período de seis (6) meses, de lo contrario, se deberá efectuar el trámite de forma presencial.

A partir de lo dispuesto en dicha norma, es importante destacar lo siguiente:

a. El plazo para hacer la actualización oportuna de cualquiera de los datos que figuren en el RUT vence a más tardar dentro del mes siguiente al hecho que genere la actualización . De lo contrario, la Dian quedará facultada para imponer la sanción del numeral 3 del artículo 658-3 del ET, la cual contempla sanciones de entre 1 y 2 UVT por cada día de retraso. En todo caso, dicha sanción sí puede llegar a quedar liquidada por un monto inferior a la sanción mínima (10 UVT; ver inciso segundo del artículo 639 del ET).

b. Las actualizaciones de la mayoría de los datos que figuran en el RUT se pueden realizar tanto de forma virtual (con o sin firma electrónica) como de forma presencial (ver instrucciones especiales del portal de la Dian sobre dicho proceso, en las cuales se aclara cuáles son las actualizaciones que solo se pueden hacer de forma presencial). Sin embargo, cuando se trata de actualizar la dirección de ubicación física del contribuyente, la norma aclara que se podrá hacer de forma virtual solo hasta dos veces dentro de un mismo período de hasta 6 meses. Por tanto, si dentro de dicho período se llega a necesitar cambiar la dirección por una tercera o posterior vez, el trámite solo se podrá hacer de forma presencial.

c. En algunos casos, es la propia Dian la que podrá actualizar de oficio varios de los datos que figuren en el RUT, pues así lo dispone la norma del artículo 562-1 del ET, en la cual se lee:

Artículo 562-1. Actualización del registro de contribuyentes. <Artículo adicionado por el artículo 90 de la Ley 488 de 1998. El nuevo texto es el siguiente:> La administración tributaria podrá actualizar los registros de los contribuyentes, responsables, agentes de retención o declarantes, a partir de la información obtenida de terceros. La información que se obtenga de la actualización autorizada en este artículo, una vez comunicada al interesado, tendrá validez legal en lo pertinente, dentro de las actuaciones que se adelanten de conformidad con el libro V del Estatuto Tributario.

Dicha norma se encuentra reglamentada por lo dispuesto en el artículo 1.6.1.2.15 del DUT 1625 de octubre de 2016 (recientemente modificado con el artículo 12 del Decreto 678 de mayo 2 de 2022) y aplicó, por ejemplo, para las actualizaciones que la Dian hizo durante el 2021 al RUT de algunas personas naturales pensionadas, de forma que les empezara a figurar el nuevo código de actividad económica 0020 establecido con la Resolución Dian 000114 de diciembre 21 de 2020.