Se le conoce como recaudo de cartera a la acción de recibir los recursos que se le adeudan a la empresa, lo cual corresponde al recaudo de las cuentas por cobrar.
El proceso de venta en una empresa incluye generalmente realizar ventas a crédito según los acuerdos que se realizan con los clientes, con el fin de recibir estos recursos en un futuro. Las empresas esperan terminar exitosamente sus procesos de ventas, lo cual se traduce en sostenibilidad financiera y permanencia económica. De allí que la gestión de recaudo de cartera con los clientes sea una parte importante de la planeación financiera.
Por lo anterior, la liquidez de una empresa está estrechamente relacionada con una eficiente gestión de recaudo de cartera, considerando que las cuentas por cobrar hacen parte del capital de trabajo de las organizaciones.
En las siguientes líneas veremos el indicador de rotación de cartera y estrategias para mejorar el recaudo de cartera en una empresa:
Indicador de rotación de cartera
La rotación de cartera define el tiempo que tarda una empresa en recaudar el dinero que le adeudan terceros a través de las cuentas por cobrar. Uno de los objetivos de la empresa, más específicamente para el área de cartera, es buscar las herramientas para minimizar el nivel de riesgo que tienen implícitas las cuentas por cobrar y que la rotación de cartera se dé en la menor cantidad de días posible.
La fórmula para hallar los días que tarda una empresa en recaudar la cartera es la siguiente:
Indicador de rotación de cartera = (saldo de cartera x 360 días) / ventas
Un aspecto que resulta preponderante para evaluar este indicador es realizar un adecuado reconocimiento y medición de las cuentas por cobrar; estas se encuentran en los instrumentos financieros básicos que aborda la sección 11 del Estándar para Pymes.
Para el reconocimiento de un instrumento financiero, el párrafo 11.2 del Estándar para Pymes indica que “una entidad solo reconocerá un activo financiero o un pasivo financiero cuando se convierta en una parte de las condiciones contractuales del instrumento”.
Estrategias para un recaudo efectivo de cartera
Es importante tener en cuenta que la gestión de recaudo integra decisiones empresariales importantes, pues incide directamente en el proceso de ventas de la organización, lo cual involucra aspectos como: cuánto plazo de pagos se va a conceder a los clientes, qué información financiera se requerirá, qué cupo se le otorgará a cada cliente, etc.
Como se mencionó anteriormente, el recaudo de cartera podría ser determinante para la estabilidad financiera de la empresa, por lo que presentamos estrategias útiles para realizar un efectivo recaudo de cartera.
- Establecer diferentes formas de pago
Ofrecer diferentes formas de pago como abonos totales, abonos parciales, cancelaciones anticipadas o pagos a cuotas es una forma de incentivar el cumplimiento de las obligaciones crediticias de los clientes.
- Ofrecer incentivos de pago
Otra de las estrategias que posibilita el recaudo efectivo de cartera es la de crear incentivos por pronto pago, lo cual consiste en ofrecer descuentos a los clientes para garantizar que realicen el pago en la fecha prevista.
- Ser eficiente en la emisión y envío de facturas
Un aspecto importante es que la empresa realice una gestión de facturación eficiente, esto es, que la emisión de facturas y la recepción de ellas por parte del cliente se realice en un tiempo adecuado que facilite al cliente el pago oportuno del bien o del servicio obtenido.
- Aumentar la comunicación sobre el estado de las deudas
El envío de mensajes, notas o recordatorios por correo electrónico u otro canal de comunicación permite mantener actualizados a los clientes sobre el estado de las deudas. Usar estos métodos permite aumentar la comunicación con el cliente, informando sobre vencimientos de sus próximas obligaciones, obligaciones vencidas, descuentos o facilidades de pago disponibles.
- Capacitar y motivar al personal del recaudo
Es importante que el personal encargado del recaudo se encuentre lo suficientemente capacitado acerca de las diferentes modalidades de pago y los descuentos que se ofrecen a los clientes, con el fin de que pueda dar a conocer adecuadamente al cliente estos aspectos que podrían facilitar el pago de las sumas adeudadas.
Por otro lado, lograr que el personal encargado del recaudo de cartera entienda la importancia de esta función y se encuentre lo suficientemente motivado podrá agilizar el proceso de recaudo. Este punto puede lograrse estableciendo metas de recaudo y fijando comisiones por montos de cartera recaudada.
- Analizar los procesos de cobro y crear medidas de mejora
La detección de deficiencias en los procesos de cobro se logra mediante el análisis de la gestión de cobranza. Este aspecto requiere analizar las técnicas y acciones de cobro utilizadas en relación con las fechas de vencimiento de facturas, respuestas de los clientes, entre otros procesos realizados en la gestión de cartera. El resultado de este análisis permitirá crear conclusiones respecto a los procesos de cobro y planificar opciones de mejora.