RECOMENDACIONES PARA DISEÑAR UN BUEN REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

El reglamento interno de trabajo es un conjunto de normas internas dispuestas en la relación laboral que sostiene el empleador con sus trabajadores; se encuentra establecido en los artículos 104 al 120 del Código Sustantivo del Trabajo ꟷCSTꟷ.

Es obligatorio adoptar este instrumento en las empresas comerciales que tengan más de 5 trabajadores permanentes; más de 10 trabajadores si se trata de empresas mixtas o industriales; y más de 20 trabajadores en empresas agrícolas, ganaderas o forestales.

Sin embargo, aunque existen empresas que no tienen la obligación de diseñar e implementar un reglamento interno de trabajo, debe considerarse que el mismo es una herramienta que le permite al empleador organizar el tiempo, el modo, el lugar, las reglas, conductas, sanciones y demás de su empresa, siendo este parte integrante del contrato de trabajo.

• El reglamento interno de trabajo debe ser un documento propio

Los empleadores muchas veces desaprovechan todos los instrumentos que proporciona el reglamento interno de trabajo a la empresa: lo ven como una obligación y por ello toman cualquier minuta o copia, modificando únicamente el nombre de la empresa. Por ello, la primera clave es ajustar el reglamento a la realidad, a las necesidades, a la cotidianidad de la empresa. Recuerda que el reglamento es diseñado y publicado por el empleador. No es necesario refrendarlo o pedir autorización ante el Ministerio del Trabajo para su adopción.

• Antes de la elaboración del reglamento interno de trabajo, identifique las necesidades disciplinarias y cotidianas de su empresa

Como se manifestó, el reglamento interno debe ser un documento completamente ajustado a la empresa. Por ello, antes de disponerse en la redacción y discusión de este, se recomienda realizar un ejercicio de identificación de las situaciones, escenarios, contextos, ambientes y condiciones especiales que se den en la empresa, con el fin de buscar una solución preventiva a través de lo que se establezca en el reglamento.

• Aproveche cada uno de los contenidos del reglamento

Conforme al artículo 108 del CST, el reglamento interno de trabajo debe tener como mínimo unas temáticas que se recomienda adecuar y utilizar al máximo:

 Indicación del empleador, establecimiento y/o centros de trabajo.

Es importante que en el reglamento se identifique al empleador de manera clara, así como los establecimientos o sitios de trabajo (fábrica, industrial, ensambladora, oficina, obras) en los que se prestará el servicio, a fin de identificar las condiciones especiales que en cada centro de trabajo tendrá, y así reglar cada una de las situaciones particulares que se pueden presentar allí.

Condiciones de admisión, aprendizaje y período de prueba, y trabajadores accidentales o transitorios

Como se trata de las reglas de juego en la empresa, es importante que se establezca puntualmente cómo se realizarán los procesos de admisión, aprendizaje y período de prueba, así como en qué caso se requeriría un trabajador accidental o transitorio (aunque tienen los mismos derechos laborales que cualquier otro trabajador).

Todo lo relacionado con jornada laboral, descanso y horas extras

Conforme a la actividad de la empresa, se deben puntualizar todos los pormenores de la jornada laboral, indicando cada uno de los turnos según los centros de trabajo o cargos. Asimismo, se debe disponer cuál es el trámite para que un trabajador pueda laborar horas extras y recargos, y que los mismos sean reconocidos.

Vacaciones remuneradas, permisos, comisiones sindicales, asistencia al entierro de compañeros de trabajo y grave calamidad doméstica 

El reglamento es la herramienta que permite regular la forma, solicitud, tiempo, trámite y remuneración de todos los permisos que dentro de las normas y la jurisprudencia laborales.

Salario mínimo legal o convencional: lugar, día, hora de pagos y período que los regula

En el reglamento interno del trabajo puede establecerse que el salario esté sujeto a un manual de funciones y cargos que le dará mayor organización a la empresa, así como procurará la claridad y el incentivo a los trabajadores.

Prescripciones de orden, seguridad, protección ante riesgos laborales y primeros auxilios

Adicionalmente, en el reglamento interno de trabajo puede regularse todo lo relacionado con obligaciones y prohibiciones de los empleadores y visitantes, así como lo dispuesto en la política de seguridad y salud en el trabajo, sin mencionar lo dispuesto en el CST, debido a que el reglamento debe ser adaptado a la empresa.

Orden jerárquico de los representantes del empleador, jefes de sección, capataces y vigilantes

Es importante señalar un organigrama empresarial que permita dar claridad frente a los cargos y los superiores.

• No adicione artículos del Código Laboral

Otra recomendación a la hora de redactar el reglamento interno de trabajo es evitar trascribir lo que se establece en las normas laborales, no es necesario hacerlo.

• Exprese las conductas que se consideren faltas leves y graves

Una de las principales herramientas que proporciona el reglamento es la facultad sancionatoria. Por ello, es importante que en su redacción se disponga de esas actitudes o conductas que se consideren inadmisibles y pueden conducir a una falta leve o grave. Estas conductas reprochables deben establecerse expresamente en el reglamento para que sean exigidas y aplicadas en el procedimiento sancionatorio sin inconvenientes.

De esta manera, el origen de las conductas constitutivas de sanción debe surgir desde lo lógico y lo conveniente: no es válida la constitución de faltas avaladas solo en apreciaciones subjetivas o con carácter que vaya más allá de la moralidad colectiva.

• No realice escala de faltas eternas

El empleador debe identificar la consecuencia de cada una de las faltas, desde un llamado de atención hasta constituirse como una justa causa para terminar el contrato de trabajo. Estas faltas y sus consecuencias pueden establecerse según la reincidencia del trabajador, recomendándose que no se realicen escalas amplias que resulten ser un obstáculo para la suspensión del contrato o la terminación del contrato con justa causa.

• Respeto de las garantías laborales, constitucionales y jurisprudenciales

Finalmente, y no menos importante, todos y cada uno de los acuerdos y disposiciones deben respetar los derechos laborales y de seguridad social que tienen los trabajadores; cualquier pacto que transgreda las normas se entenderá nulo o ineficaz. Por todo lo anterior, tenemos que a la hora de redactar el reglamento interno de trabajo el empleador debe conocer las situaciones especiales que surgen en la empresa y, a través del reglamento, tratar de preverlas o establecer soluciones previas que permitan la armonía y el orden en la realización de las actividades laborales.