El registro o matrícula mercantil es un instrumento de publicidad en la actividad comercial, cuyo propósito es brindar al público información relevante en relación con las transacciones mercantiles. Esta institución jurídica tiene dos funciones básicas: la publicidad y la constitución y consolidación de situaciones jurídicas.
En efecto, algunos actos u operaciones comerciales no solo producen efectos entre las partes, sino también frente a terceros. Por lo tanto, con el fin de garantizar la seguridad jurídica, es esencial contar con un mecanismo que permita la divulgación pública de estos actos. Por esta razón, la legislación establece que los comerciantes tienen la responsabilidad de dar publicidad a tales actos, así como su condición de comerciantes mediante el registro mercantil.
¿Quiénes deben inscribirse en el registro mercantil?
De acuerdo con el artículo 28 del Código de Comercio –CCo–, deben inscribirse en el registro mercantil los siguientes tipos de personas:
- Todos los comerciantes según la definición del artículo 10 del CCo.
- Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras.
Obligación de renovar la matrícula mercantil
El artículo 33 del CCo dispone expresamente:
Artículo 33. <Renovación de la matrícula mercantil – Término para solicitarla>. La matrícula se renovará anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año. El inscrito informará a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de domicilio y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente. Lo mismo se hará respecto de sucursales, establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos a registro.
De acuerdo con lo anterior, todos los comerciantes están obligados a renovar el registro o matricula mercantil entre el 1 de enero y el 31 de marzo de cada año en la cámara de comercio de su jurisdicción. Es importante recordar que también se debe renovar el registro por cada uno de los establecimientos de comercio que tenga la empresa.
Extemporaneidad en la renovación de la matrícula mercantil
El artículo 30 de la Ley 1727 de 2014 establece las consecuencias de no renovar oportunamente la matrícula mercantil. Si un comerciante no cumple con esta obligación, se aplicarán las sanciones contempladas en el artículo 37 del CCo, dirigidas a quienes ejercen el comercio de manera profesional sin estar debidamente matriculados. Estas sanciones serán determinadas por Supersociedades, conforme a las normativas reglamentarias vigentes.
Además, las cámaras de comercio están obligadas a enviar un listado a la Supersociedades de los comerciantes que incumplieron con la renovación de su matrícula mercantil dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo establecido.
¿Cuál es la sanción por no renovar oportunamente el registro mercantil?
El artículo 37 del CCo establece expresamente lo siguiente:
Artículo 37. <Sanciones por ejercicio del comercio sin registro mercantil>. La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrita en el registro mercantil incurrirá en multa hasta de diez mil pesos, que impondrá la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las demás sanciones legales. La misma sanción se aplicará cuando se omita la inscripción o matrícula de un establecimiento de comercio.
La disposición anterior establece que las personas obligadas a inscribirse en el registro mercantil y que ejerzan el comercio sin dicha inscripción serán sancionadas con una multa de 10.000 pesos, impuesta por la Superintendencia de Industria y Comercio. Sin embargo, es importante aclarar tres aspectos sobre esta norma:
- La falta de renovación del registro mercantil lleva a que el comerciante ejerza el comercio sin estar debidamente matriculado.
- En la actualidad, la Superintendencia de Sociedades es la entidad encargada de conocer y aplicar la sanción prevista en el artículo 37 del Código de Comercio (artículo 70 de la Ley 2069 de 2020).
- La multa no es de 10.000 pesos, como lo señala la norma, sino que está determinada en el artículo 11, numeral 5 del Decreto 2153 de 1992, correspondiendo al equivalente de hasta 17 smmlv ($22.100.000 para el 2024) al momento de imponer la sanción.
Otras consecuencias
Estas son algunas de las consecuencias no monetarias de la no renovación oportuna de la matrícula mercantil:
- Pérdida de visibilidad frente a potenciales clientes que consultan los registros.
- Exclusión de la central de información empresarial más grande e importante del país.
- Impedimento para participar en licitaciones y celebrar contratos con el Estado.
- Dificultad en la obtención de créditos.
- Limitación en el acceso a información clave para ampliar el portafolio de clientes y proveedores.