El pasado 30 de julio de 2024 la Dian expidió su Concepto 14941 para adicionar un nuevo numeral 3.1.6.5 al texto de su Concepto General 106 de agosto 19 de 2022 sobre facturación electrónica, aclarando de esa forma los casos en que sí podría ser válido exigir a los clientes alguna información adicional especial dentro del proceso de expedición de las facturas electrónicas.
En su concepto 14941 de julio de 2024, la Dian destaca primero la norma contemplada en el artículo 1.6.1.4.27 del DUT 1625 de octubre de 2016, el cual, desde que fue sustituido con el artículo 13 del Decreto 442 de marzo de 2023, establece lo siguiente:
Artículo 1.6.1.4.27. Obligación de entrega de la factura de venta y/o documento equivalente al adquirente de bienes y/o servicios. <Artículo sustituido por el artículo 13 del Decreto 442 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> Los sujetos obligados a facturar se encuentran en la obligación de expedir y entregar de manera física o electrónica, según corresponda, al adquirente la factura de venta y/o el documento equivalente, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio.
Para el efecto, los facturadores no podrán exigir a los adquirentes de bienes y/o servicios requisitos adicionales a los que contemplan las normas legales o reglamentarias vigentes para la entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente.
El adquirente no se encuentra obligado a suministrar documentos o información diferente a la exigida por las normas vigentes para la entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente.
Como puede verse, en armonía con otras instrucciones que periódicamente ha impartido la Dian (ver la Circular 007 de octubre 24 de 2022), para expedir facturas electrónicas solo deberían solicitarse los datos estrictamente obligatorios, tales como el nombre o razón social, el número de NIT o cédula y el correo electrónico, razón por la cual no se deben exigir datos o documentos adicionales a los clientes (tales como actividad económica principal, nivel de activos, la dirección física de ubicación, su edad, la prueba de estar inscrito en el RUT, etc.).
Información adicional para expedir facturas electrónicas y programas de control como el del Sarlaft y Sagrilaft
En el Concepto 14941 de julio 30 de 2024, la Dian menciona que si el vendedor de los bienes o servicios también está obligado a cumplir con los programas conocidos como Sarlaft (Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo), o el Sagrilaft (Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva; ver por ejemplo el capítulo X de la Circular básica jurídica de la Supersociedades), entonces sí se podría exigir alguna información adicional a sus clientes.
En el concepto, luego de citar el artículo 1.6.1.4.27 del DUT 1625 de 2016, la Dian mencionó lo siguiente:
Si bien la norma en mención contempla una prohibición para el facturador relacionada con la solicitud de requisitos adicionales a los contemplados en las normas legales o reglamentarias para efectos de la entrega de la factura de venta, esta prohibición debe entenderse cuando la operación de venta o prestación de servicio conlleva solamente la obligación de expedir factura o documento equivalente.
En este sentido, si en virtud de la operación de venta y/o prestación de servicios a su vez surgen obligaciones diferentes a la simple expedición de la factura de venta, y que para su cumplimiento implique de acuerdo con las disposiciones que regulen la materia, que el adquirente deba suministrar información adicional a la contemplada en las normas legales o reglamentarias para efectos de entrega de la factura de venta, la exigencia de esta información surge para efectos de cumplir dichas obligaciones y por esta razón, no resulta aplicable la mencionada prohibición.
En ese orden de ideas, la exigencia de requisitos adicionales a los señalados en las normas legales o reglamentarias para la entrega de la factura de venta, solamente es procedente si el facturador la requiere con la finalidad de dar cumplimiento a otras obligaciones diferentes a la expedición de este documento y en consecuencia, resulta necesario para efectos de brindar claridad al adquirente de bienes y/o servicios, que el facturador le informe las normas que sustentan la exigencia de estos requisitos.
Así las cosas, en aquellos casos en los cuales la operación de venta o prestación de servicios involucre el cumplimiento de obligaciones diferentes a la entrega de la factura de venta, como es el caso de la debida diligencia de los sistemas Sarlaft y Sagrilaft, la exigencia de los requisitos para dar cumplimiento a las disposiciones que regulan dicha materia, no desconoce la prohibición que contempla el artículo 1.6.1.4.27 del Decreto 1625 de 2016.
Finalmente, es importante indicar que sin perjuicio de la información que debe suministrar el adquirente de bienes y/o servicios para el cumplimiento de obligaciones diferentes a la expedición de la factura de venta, dicho documento para efectos tributarios debe cumplir con los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y el artículo 11 de la Resolución 000165 de 2023.
Por tanto, quienes necesiten cumplir con programas especiales de control como el Sarlaft o el Sagrilaft sí podrán exigir datos adicionales a sus clientes, pero en tal caso deben informar primero a sus clientes cuáles son las normas que lo obligan a solicitar dicha información.