Las vacaciones son un derecho de los trabajadores que implica ciertas obligaciones para los empleadores, especialmente en lo relacionado con los aportes a seguridad social y parafiscales. El cálculo del IBC y los aportes varía dependiendo de si las vacaciones son disfrutadas o compensadas en dinero.
¿Qué son las vacaciones?
Las vacaciones son un derecho de todo trabajador dependiente a disfrutar de un período de descanso remunerado de quince (15) días hábiles tras haber prestado sus servicios al empleador durante un (1) año (artículo 186 del CST).
Durante las vacaciones el trabajador recibirá el salario ordinario devengado al inicio de estas. Si el salario es variable, se liquidarán con el promedio de lo devengado en el año anterior a la concesión.
Vacaciones disfrutadas y vacaciones compensadas en dinero
Las vacaciones disfrutadas son aquellas en las que el trabajador efectivamente toma su tiempo de descanso. Durante este período el empleador debe continuar cumpliendo con sus obligaciones, como el pago de los aportes a seguridad social y parafiscales, entre otras.
Por su parte, las vacaciones compensadas en dinero ocurren cuando el trabajador no disfruta el tiempo de descanso y, en su lugar, recibe una compensación económica. Esto puede suceder en, al menos, dos situaciones:
- Cuando finaliza la relación laboral y el trabajador no ha tomado el tiempo de vacaciones.
- Cuando el empleador y el trabajador acuerdan que una parte de las vacaciones se disfruten y otra parte se compense en dinero.
IBC para los aportes en el caso de vacaciones disfrutadas
El inciso segundo del artículo 70 del Decreto 806 de 1998 establece lo siguiente:
Las cotizaciones durante vacaciones y permisos remunerados se causarán en su totalidad y el pago de los aportes se efectuará sobre el último salario base de cotización reportado con anterioridad a la fecha en la cual el trabajador hubiere iniciado el disfrute de las respectivas vacaciones o permisos.
Respecto a la base de liquidación de los aportes al sistema parafiscal (Sena, ICBF y CCF), el artículo 17 de la Ley 21 de 1982 establece expresamente que:
(…) se entiende por nómina mensual de salarios la totalidad de los pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en los términos de la Ley Laboral, cualquiera que sea su denominación y además, los verificados por descansos remunerados de ley y convencionales o contractuales.
Con base en lo anterior, cuando las vacaciones son disfrutadas por el trabajador:
- El empleador debe seguir haciendo los aportes a los subsistemas de salud y pensión, teniendo en cuenta el IBC reportado antes del inicio del descanso.
- Mientras el trabajador está en vacaciones no se realizan aportes a la ARL, ya que el trabajador no está expuesto a riesgos laborales (literal “c” del artículo 19 del Decreto 1772 de 1994).
- La suma pagada al trabajador por las vacaciones disfrutadas integra la nómina mensual de salarios, por lo que ese monto debe incluirse en la base de liquidación de los aportes parafiscales (Sena, ICBF y CCF).
IBC para los aportes en el caso de vacaciones compensadas en dinero
El artículo 1 de la Ley 995 de 2005 estableció lo siguiente:
Del reconocimiento de vacaciones en caso de retiro del servicio o terminación del contrato de trabajo. Los empleados públicos, trabajadores oficiales y trabajadores del sector privado que cesen en sus funciones o hayan terminado sus contratos de trabajo, sin que hubieren causado las vacaciones por año cumplido, tendrán derecho a que estas se les reconozcan y compensen en dinero proporcionalmente por el tiempo efectivamente trabajado.
De acuerdo con ello, cuando las vacaciones son compensadas en dinero:
- La suma pagada por las vacaciones compensadas en dinero no hace parte de la base para liquidar las cotizaciones a salud, pensión y riesgos laborales. Esto se debe a que la compensación económica por vacaciones no disfrutadas no se considera salario sino un pago de carácter indemnizatorio.
- A diferencia de los aportes a seguridad social, los pagos por vacaciones compensadas en dinero sí se incluyen en la base de liquidación de los aportes parafiscales (Sena, ICBF y CCF).