Sin importar cuántos y cuáles sean los formatos que le corresponda entregar a cada reportante para cumplir con las exigencias de los reportes de información exógena tributaria del año gravable 2025 solicitados en el título 3 de la Resolución Unificada Dian 227 de septiembre 23 de 2025 (título que recopiló las normas de las resoluciones 000162 de octubre de 2023, 000188 de octubre de 2024 y 000233 de octubre de 2025), las siguientes son pautas generales que conviene tomar en cuenta a la hora de elaborar cualquiera de los 69 formatos.
- ¿Cómo se debe iniciar sesión y quién debe firmar?
Los reportes solo los firma el representante legal en el caso de las personas jurídicas o sucesiones ilíquidas, o la persona natural obligada a informar.
Cuando se trate de la entrega de reportes que pertenecen a una persona jurídica, el representante legal debe asegurarse de iniciar sesión en el portal de la Dian por la opción “A nombre de un tercero” y no por la opción “A nombre propio”.
- ¿Cuál pseudo NIT se debe utilizar para beneficiarios del exterior en la información exógena?
Para quienes tengan que utilizar los “seudo-NIT” que se mencionan, por ejemplo, en los artículos 1.3.5.2.1 y siguientes de la Resolución 000227 de 2025, con los cuales se identificaría solamente a los terceros personas jurídicasubicados en el exterior (“seudo-NIT” que se utilizan solo cuando en dicho país no se utilicen “código o clave fiscal” y que empezarían con el número 444444001, pero pueden avanzar de uno en uno hasta el 444449000), lo correcto es que cuando se asigne un seudo NIT a algún beneficiario, ese mismo beneficiario del exterior se deberá identificar con ese mismo “seudo-NIT” en todos los distintos reportes (como socio, en los costos o gastos, en los saldos de las cuentas por cobrar, en los saldos de las cuentas por pagar, etc.).
- ¿En qué cifra monetaria debe realizarse el reporte de información exógena?
Para todos los efectos, las cifras monetarias que se incluyan en cualquiera de los reportes se reportan en pesos (no en miles, ni millones) y se deben hacer sin utilizar decimales, ni comas, ni fórmulas (ver el artículo 1.3.12.5 de la Resolución 000227 de septiembre de 2025).
- ¿Qué dirección del tercero debe reportarse?
En cuanto a las direcciones de ubicación física con las que se reporta a los terceros, lo que debe hacer cada reportante es usar la dirección que tenía el tercero a la fecha en que se hicieron las operaciones con el mismo. No es obligación consultar si para la fecha en que se entregaría el reporte ese tercero cambió de dirección (en estos casos se podría volver inútil para la Dian el solicitar direcciones que ya no servirían, y se podría estar incumpliendo lo establecido en el artículo 44 de la Ley antitrámites 962 de 2005; ver el Concepto Dian 31198 de mayo 15 de 2012).
- ¿Por qué debo anticiparme a la fecha de vencimiento para entregar los reportes?
Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de “daños en los equipos” o el “olvido de la contraseña del instrumento de firma electrónica –IFE–”.
Si se requiere obtener y activar un nuevo “instrumento de firma electrónica” (por ejemplo, porque se contrata a última hora un nuevo representante legal que no tenía firma electrónica y la firma no se le pudo generar virtualmente), entonces se deberá realizar el trámite presencialmente como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (ver el artículo 1.3.12.3 de la Resolución 000227 de 2025).
- ¿Qué pasa si se presentan problemas técnicos en el portal de la Dian al reportar la exógena?
El inciso primero del artículo 1.3.12.3 de la Resolución 000227 de septiembre de 2025 indica que si se presenta la “contingencia” de producirse problemas técnicos con el portal de la Dian, entonces no se debe acudir a la entidad con los archivos en una USB.
Simplemente, el reportante contará con hasta 8 días hábiles siguientes al comunicado expedido por la Dian, en donde indica que el servicio informático ha sido restablecido, y de esa forma podrá hacer la entrega virtual de los reportes sin que se configure extemporaneidad.
- ¿En el reporte de exógena debe incluirse el dígito de verificación del tercero?
Cuando se realiza el reporte de terceros utilizando su número de “NIT” (tipo de documento 31), el dígito de verificación es opcional reportarlo (si se conoce, se reporta; de lo contrario no se reporta).
Incluso, cuando se trate de terceros que son personas naturales, y se tiene duda en cuanto a si tienen o no un “NIT” en la Dian, entonces se les puede reportar con tipo de documento “cédula” (tipo de documento 13), pues en la práctica y en la mayoría de las veces, la cédula es el mismo “NIT”.
- Se puede corregir la información exógena después de haberla reportado?
En la práctica los reportes que exige la Dian deben coincidir con los valores que se llevaron a las declaraciones tributarias del AG 2025 (retención en la fuente, IVA, INC, renta, ingresos y patrimonio, régimen simple, etc.).
Si estas declaraciones se corrigen después de la presentación de los reportes de información exógena, en este caso se hará necesario corregir también la exógena y la Dian podría imponer las sanciones por haber entregado inicialmente información que era errónea (ver el artículo 651 del ET y en especial su parágrafo, el cual exonera de sanción a las correcciones que se realicen solo antes del vencimiento del plazo para entregar los reportes).
- ¿Por qué es importante tener lista la declaración de renta para el reporte de información exógena?
Si una persona natural o sucesión ilíquida que no sea gran contribuyente queda obligada a entregar reportes de información exógena del año gravable 2025, será claro que deberá “madrugar” más que las demás personas naturales para tener lista, aunque sea en borrador, su declaración de renta del año gravable 2025.
Esto se debe a que el vencimiento para presentar su información exógena será entre mayo y junio de 2026,mientras que su declaración de renta vencerá entre agosto y octubre de 2026 (ver el artículo 1.3.9.1.3 de la Resolución 000227 de septiembre de 2025 y el artículo 1.6.1.13.2.15 del DUT 1625 de 2016, luego de ser sustituido con el Decreto 2229 de diciembre de 2023).