De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 1.3.5.2.1 de la Resolución 000227 de 2025 (modificada por la Resolución 000233 de 2025), se hará necesario considerar las siguientes pautas aplicables al formato 1001:
¿Deben incluirse en el formato 1001 los pagos o abonos en cuenta por estimaciones contables?
En este formato se deben incluir solo los pagos o abonos en cuenta que sí sean fiscales, es decir, sin incluir gastos o costos originados en simples estimaciones contables (ejemplo: estimar el valor del gasto por indemnización en la que se incurrirá en el futuro por causa de que el contribuyente está a punto de perder un proceso jurídico).
Además, nunca se incluyen partidas por gastos o costos que no tienen un tercero externo real (ejemplo: el gasto por depreciación, el gasto por provisión cartera, etc.).
¿En el formato 1001 deben incluirse solo los pagos deducibles?
En el formato se deben incluir los mencionados pagos o abonos en cuenta fiscales, sin importar si serán deducibles o no en la declaración de renta, o en la declaración del SIMPLE, pues la intención del formato es facilitarle a la Dian el conocer los datos que sí le forman un ingreso al tercer beneficiado con el pago o abono en cuenta.
¿Se deben reportar las retenciones?
Los pagos o abonos en cuenta fiscales se deben reportar junto con los valores de las retenciones a título de renta, IVA y timbre practicadas a tales terceros, o asumidas con los mismos (incluyendo las direcciones del tercero).
¿Cómo se reportan los terceros en el formato 1001?
Se reportan en forma individualizada a los terceros beneficiarios de pagos o abonos en cuentas fiscales, por todo concepto, cuando los mismos superen de forma consolidada el monto de 3 UVT (3 × $49.799 = $149.397).
A los terceros que no superen dicho monto se les puede agrupar en un solo registro por cada diferente concepto diseñado por la Dian, utilizando el pseudo-NIT 222222222 y el tipo de documento «43» (para uso definido por la Dian).
Sin embargo, si algún pago sí fue objeto de alguna retención, entonces, independientemente de su cuantía, se deberá reportar al tercero de forma individualizada (es decir, no se podrían incluir bajo el seudo-NIT 22222222).
¿Se reportan los pagos por rentas de trabajo?
En el caso de los pagos o abonos en cuenta por rentas de trabajo (laborales y no laborales) sometidos a retención con la tabla del artículo 383 del ET, los mismos solo serán reportados en el formato 2276, versión 4.
En el formato 2276 se dispone que, cuando se realicen pagos o abonos en cuenta por rentas de trabajo que no provienen de una relación laboral (como honorarios, comisiones, servicios, entre otros) y el beneficiario genere IVA, en el caso puntual de que este IVA se registre como mayor valor del gasto, entonces tanto el valor de dicho impuesto como su respectiva «retención a título de IVA» deberán reportarse dentro del formato 2276.
¿Cómo deben reportarse los terceros del exterior?
Cuando en el formato 1001 se deban reportar a terceros del exterior que sean personas naturales, no se podrán reportar con tipo de documento «43» (sin identificación del exterior) usando los seudo-NIT 444444001 hasta 444449999. Eso solo se permitirá para reportar a los terceros del exterior que sean personas jurídicas.
Por tanto, a los terceros del exterior que sean personas naturales siempre se les deberá reportar con tipo de documento «42» (documento extranjero) y el número de identificación fiscal que utilizan en el exterior para efectos del impuesto de renta de sus respectivos países.
¿Existen nuevos conceptos para el formato 1001?
Para el reporte del formato 1001 del año gravable 2025 se deben considerar los siguientes nuevos conceptos:
- Concepto 5089: valor de compra de acciones, cuotas o partes de interés social o aportes de sociedades que no cotizan en bolsa.
- Concepto 5090: valor de donación de acciones, cuotas o partes de interés social o aportes de sociedades que no cotizan en bolsa.
- Concepto 5091: valor de cesión de acciones, cuotas o partes de interés social o aportes de sociedades que no cotizan en bolsa.