El cambio no elimina la facultad disciplinaria del empleador, pero sí la somete a garantías mínimas de debido proceso. La empresa debe identificar los hechos, trasladar las pruebas, permitir la defensa del trabajador y motivar la decisión antes de imponer una sanción.
¿Qué cambió en el procedimiento disciplinario laboral?
Antes de la Ley de reforma laboral 2466 de 2025, el artículo 115 del CST regulaba de forma limitada la imposición de sanciones. Varias garantías provenían principalmente de la jurisprudencia constitucional, especialmente en materia de defensa, contradicción, proporcionalidad e inmediatez.
Con la Ley de reforma laboral 2466 de 2025, esas garantías quedaron incorporadas expresamente en la norma laboral. Por ello, el procedimiento disciplinario laboral ya no puede reducirse a una citación genérica o a una comunicación breve de sanción. Debe existir una ruta mínima, documentada y aplicable de manera uniforme.
¿Qué etapas exige el procedimiento disciplinario laboral?
Para sancionar válidamente al trabajador, el empleador debe cumplir una secuencia básica: comunicación formal de apertura, descripción escrita de los hechos o conductas investigadas, traslado integral de pruebas, término mínimo de cinco días hábiles para la defensa, valoración de descargos, decisión motivada, sanción proporcional e impugnación.
La decisión final debe explicar la relación entre los hechos probados, la falta atribuida y la sanción. Una respuesta estandarizada, sin análisis probatorio o sin motivación suficiente, debilita la validez del procedimiento disciplinario laboral y aumenta el riesgo de controversias.
¿Cuándo procede el procedimiento disciplinario laboral completo?
Los memorandos y llamados de atención solo exigen el trámite completo cuando el reglamento interno de trabajo los trata como sanciones o cuando su reiteración genera consecuencias disciplinarias. Si son simples herramientas de gestión, advertencia o mejora, no necesariamente activan todas las etapas del artículo 115 del CST.
Respecto del despido con justa causa, el Ministerio reiteró que, por regla general, no constituye una sanción disciplinaria sino una forma de terminación del contrato.
Sin embargo, el empleador debe informar razones claras, actuar con inmediatez y escuchar al trabajador. Si el RIT exige un trámite previo para despedir, ese procedimiento será obligatorio.
¿Cómo aplicar el procedimiento disciplinario laboral con TIC?
El trámite puede adelantarse mediante tecnologías de la información y las comunicaciones, siempre que el trabajador tenga acceso real a los medios utilizados. El uso de correo electrónico, videollamadas o plataformas internas no sustituye el deber de trasladar pruebas, permitir la contradicción y conservar soportes.
La empresa debe guardar constancias de envío, recepción, acceso a documentos, asistencia a diligencias virtuales y notificación de la decisión. Además, debe permitir el acompañamiento sindical cuando proceda y adoptar ajustes razonables si el trabajador tiene discapacidad.
¿Por qué actualizar el RIT para el procedimiento disciplinario laboral?
El reglamento interno de trabajo debe ajustarse a la Ley 2466 de 2025 y a la Circular 0048 de 2026. La revisión debe incluir faltas, sanciones, términos, medios de notificación, traslado de pruebas, descargos, recursos, acompañamiento sindical, uso de TIC y criterios de proporcionalidad.
La falta de actualización no libera al empleador de aplicar las nuevas garantías. Por el contrario, puede generar contradicciones entre la práctica empresarial, el reglamento vigente y el estándar legal exigible ante una inspección o un proceso judicial.
¿Qué riesgos genera incumplir el procedimiento disciplinario laboral?
El incumplimiento del debido proceso puede producir la invalidez de la sanción, acciones de tutela, demandas laborales, sanciones administrativas y pérdida de soporte probatorio frente a la autoridad laboral.
Por ello, el procedimiento disciplinario laboral debe entenderse como una herramienta de cumplimiento. Su correcta aplicación permite corregir conductas, documentar decisiones empresariales y reducir riesgos derivados de sanciones mal sustentadas.