Muchas veces la clave de los Gerentes con las cuales se inicia sesión en el portal de la Dian, o con la que se firman declaraciones tributarias son conocidas por personas como la secretaria o el contador.
Cuando estas ya no estén, lo correcto es cambiar las contraseñas.
Los representantes legales de las personas jurídicas muchas veces permiten que personas diferentes conozcan sus claves necesarias para ingresar al portal de la Dian o para firmar electrónicamente las declaraciones y reportes.
Es importante tener en cuenta que la responsabilidad ante terceros por aquellos actos en que figure su firma siempre recaerá sobre el titular y no sobre las otras personas que conocían y utilizaron sus contraseñas.