Por regla general, los dueños de una sociedad, llámense accionistas o socios, tienen la obligación de reunirse mínimo una vez al año, pues deben aprobar los estados financieros o ejercicio social del año inmediatamente anterior, con corte al 31 de diciembre (en caso de que no se realice una convocación, deberán asistir a la reunión por derecho propio el primer día hábil de abril a las 10 a.m.), so pena de ser sancionados, además de elegir los órganos de administración, representación y de revisoría fiscal (si es obligatorio este último).
Lo anterior no significa que la sociedad no pueda de manera ordinaria convocar a la asamblea general de accionistas o junta general de socios, bien sea porque por estatutos se ha establecido más de una reunión ordinaria en el año, o por motivos generales que ameriten dicha reunión (por ejemplo, hacer una nueva revisión a estados financieros, informes de gestión o nombramiento de nuevos administradores), lo cual adelantaría el trámite normal de convocatoria mínima de 15 día hábiles.
Asambleas extraordinarias
Ahora bien, cuando se requiera se podrá convocar a reuniones extraordinarias; la facultad de convocar la asamblea de accionistas o la junta de socios la tendrá la junta directiva, el representante legal o el revisor fiscal. En caso de que un superintendente desee convocar a una asamblea, podrá hacerlo directamente en alguno de los casos descritos en el artículo 423 del Código de Comercio, los cuales son:
“1) Cuando no se hubiere reunido en las oportunidades señaladas por la
ley o por los estatutos;
2) Cuando se hubieren cometido irregularidades graves en la administración que
deban ser conocidas o subsanadas por la asamblea, y
3) Por solicitud del número plural de accionistas determinado en los estatutos
y, a falta de esta fijación, por el que represente no menos de la quinta parte
de las acciones suscritas.”
¿Cuándo se convocaría de manera extraordinaria a la asamblea de accionistas o junta de socios?
Como su nombre lo indica, y de acuerdo con lo expuesto por el artículo 423 del Código de Comercio, la convocatoria extraordinaria tiene lugar cuando se presenten situaciones imprevistas o urgentes que salen de la potestad de administradores (gerentes o junta directiva) y es necesario tomar decisiones que solo pueden ser tomadas por el máximo órgano social (asamblea de accionistas o junta de socios).
Además de lo anterior, dicha urgencia es tal que no se podría hacer una convocatoria con una antelación de 15 días hábiles previos, pues ese tiempo puede resultar muy extenso, de manera que la convocatoria de una asamblea extraordinaria tendrá una antelación de mínimo 5 días calendario.
Requisitos que debe cumplir la convocatoria
En la convocatoria que envíe el representante legal, junta directiva o revisor fiscal, llegado el caso, por ser extraordinaria, es obligatorio que en el escrito de convocatoria se describa en detalle el objeto de la asamblea o junta extraordinaria, es decir, se deberán detallar los puntos a tratar.