En la elaboración del presupuesto de cualquier empresa, la proyección de las ventas es la fase de mayor importancia. A partir de esta se desprenden todas las decisiones que deben tomar los demás departamentos para cumplir con los requerimientos allí estipulados. Algunas de las principales decisiones en las que influye son:
- Nivel de producción.
- Necesidades de materiales.
- Necesidades de personal.
- Inversiones en activos fijos.
- Presupuesto de publicidad y promoción.
- Fuerza de ventas.
El presupuesto de ventas, entonces, refleja la cantidad de unidades que se espera enajenar por cada producto de la empresa junto con su precio estimado; dichos datos son estimados a partir de un estudio de los objetivos, la estrategia y el entorno que va a enfrentar la organización.
Para construir un presupuesto aterrizado a la realidad que permita alcanzar las metas establecidas por la organización es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:
Análisis del entorno al que pertenezca la empresa
Las empresas están inmersas en el mercado, por tanto, los cambios que ocurren en el exterior influyen la forma en que se comportan los consumidores y por tanto en sus resultados. En la elaboración del presupuesto de ventas deben considerarse los precios que establezca la competencia y su nivel de ventas, cuáles son las marcas líderes, cómo publicitan sus productos y los canales que utilizan.
La estacionalidad de los productos
Los productos no se venden con la misma intensidad durante todos los meses, dependiendo de la época del año puede aumentar o disminuir el nivel de ventas dado que hay productos que se consumen solo en ciertas temporadas. En esto influyen festividades, costumbres u otros eventos particulares.
Aunque hay empresas a las que la estacionalidad las afecta más que a otras, se debe tener en cuenta este aspecto para incluir en el presupuesto la manera en la que se prepara la empresa para reaccionar tanto a las épocas en que las ventas aumentan y se requiere de un mayor nivel de producción, fuerza de ventas y publicidad, así como a las épocas en que disminuyen y se deben diseñar las estrategias financieras necesarias.
Flexibilidades de pago
Las políticas de recaudo que defina la empresa al ofertar sus productos influyen en el nivel de ventas que espera alcanzar. Al ofrecer un plazo más amplio, los clientes tendrán mayor facilidad para adquirir los productos. Al construir el presupuesto de ventas debe analizarse este aspecto para asegurarse que el plazo que se defina no termine afectando a la organización.
Precios de los productos
Para hallar el precio estimado de venta es necesario que la entidad se fije límites entre los cuales pueden moverse sus precios. Fijando un precio mínimo la empresa conoce hasta qué punto le es posible disminuir sus precios sin generar pérdidas y sin afectar la rentabilidad esperada. Asimismo, al fijar el precio máximo la empresa sabe que por encima de este punto empezaría a perder clientes.
Zonas y canales de distribución de los productos
En el presupuesto de ventas, deben considerase las estrategias de expansión en cuanto a las zonas y los canales en los cuales la empresa distribuye los productos. Las zonas se refieren a los territorios en los cuales la empresa hace presencia con sus productos, entretanto los canales son los medios a través de los cuales llega el producto al consumidor final. Estas decisiones deben quedar reflejadas en la construcción del presupuesto, para que se tomen las medidas correspondientes en cuanto a producción y logística.
Promociones y publicidad
Las estrategias de mercadeo sobre publicidad y promoción inciden en las ventas, por tanto, la entidad debe partir de las actividades presupuestadas para intentar analizar cómo afectarán el nivel de ventas esperado por la empresa.