El 5 de marzo de 2020 el Ministerio de Hacienda expidió el Decreto 358, con el propósito de reglamentar todos los asuntos relacionados con la expedición, solicitud y aceptación fiscal de las facturas de ventas, facturas electrónicas y documentos equivalente.
El artículo 1 del Decreto 358 de 2020 sustituyó al artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016, para fijar pautas respecto al documento soporte para las adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta, el cual formaliza la cuenta de cobro.
En este orden de ideas, la Dian estableció una serie de instrucciones con el propósito de unificar el tratamiento del documento soporte. A continuación, abordamos los principales aspectos sobre este documento:
¿Qué es el documento soporte?
El documento soporte, es el medio con el cual el adquiriente soporta la compra de un bien o adquisición de un servicio con un proveedor no obligado a facturar.
Por tanto, no es el vendedor quien expide el documento soporte, sino que, por el contrario, es el adquiriente quien debe expedirlo.
Características del documento soporte
Cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción –para que dé lugar a la aceptación fiscal de costos, deducciones o impuestos descontable–, deberá cumplir con los siguientes requisitos:
- Estar denominados expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
- Tener la fecha de la operación, que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con personas no residentes fiscales en el territorio colombiano, no inscritos en el RUT, el requisito del NIT será cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios.
- Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte, incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Dian
- Tener descripción específica del bien o servicio prestado.
- Detallar el valor total de la operación.
Documento soporte en la importación de bienes
Para el caso de importación de bienes, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción será la declaración de importación presentada, la cual dará lugar a la aceptación de costos, deducciones o impuestos descontables.
Lo anterior, siempre y cuando no corresponda a operaciones celebradas con o entre usuarios de zonas francas.
Documento soporte en operaciones con no residentes en Colombia
El documento soporte será válido en los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, en cuyo caso se deberán cumplir los requisitos antes señalados.
Para efectos de la procedencia del IVA descontable, será necesario acreditar que se ha practicado la respectiva retención en la fuente a título del IVA, de acuerdo con el numeral 3 del artículo 437-2 del ET, o la retención a título de renta.