Luego de que el 17 de diciembre de 2020 la Dian publicara en su portal web un proyecto de resolución con el cual se dio a conocer lo que sería la reglamentación del documento soporte de pago de nómina electrónica, finalmente el 11 de febrero de 2021 fue expedida la Resolución 000013, mediante la cual se implementó dentro del sistema de facturación electrónica (ver el artículo 90 de la Resolución 000042 de 2020) un nuevo documento que servirá como soporte de pago de la nómina electrónica, acorde con las indicaciones previstas en el parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario –ET–, adoptando, además, el anexo técnico para su implementación.
Documento soporte de pago de nómina electrónica
Considerando que el sistema de facturación electrónica es aplicable a los pagos de nómina de los cuales se genera el documento soporte de pagos de nómina electrónica y las notas de ajuste que se derivan del citado documento, este constituye el soporte de costos y deducciones en el impuesto de renta e impuestos descontables en IVA, según sea el caso, derivado de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprende de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador. Dicho documento se encuentra conformado por los valores devengados por nómina, los valores deducidos de este concepto y su diferencia.
Tanto el documento soporte de pago de nómina electrónica como las notas de ajuste que se deriven se deberán generar y transmitir a la Dian de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto obligado.
Periodicidad del documento soporte
El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá generarse de forma mensual, independientemente de que el obligado realice pagos en períodos diferentes. Por tanto, quien se encuentre obligado a generar dicho documento deberá acumular la información acerca de los conceptos relacionados con las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.
Así pues, la transmisión del documento soporte deberá efectuarse dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago.
Obligados a generar y transmitir el documento soporte
De acuerdo con el artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021, se encuentran obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementario que realicen pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral o legal y por pagos a pensionados que requieran soportar los costos y deducciones e impuestos descontables. Por tanto, esta obligación no recaerá sobre los contribuyentes del régimen simple.
Información que debe contener el nuevo documento soporte
El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información:
- Estar denominado expresamente como “documento soporte de pago de nómina electrónica”.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT de quien se encuentre obligado a generarlo.
- Apellidos y nombre y número de identificación del beneficiario del pago.
- El código único de documento soporte de nómina electrónica –Cune–.
- Llevar un número de corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto obligado a generar tal documento.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
- El valor total de diferencia, que corresponde a la distinción del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido.
- El contenido del Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica, establecido en el artículo 20 de la Resolución 000013 de 2021.
- El medio de pago utilizado para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital de quien genere el soporte, como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del proveedor de soluciones tecnológicas y la identificación del software.
Plazos para la implementación
La Dian establece en el numeral 1 del artículo 6 de la resolución en mención que el 31 de mayo de 2021 es la fecha de inicio de habilitación en el servicio informático electrónico.
Así, la fecha máxima para empezar con la generación y transmisión de dicho soporte será entre el 1 de julio y el 1 de diciembre de 2021, dependiendo del número de empleados con los que cuente el obligado a generar este documento.
Los nuevos sujetos que deban generar el documento soporte y las respectivas notas de ajuste, que adquieran esta obligación después de la entrada en vigor de la Resolución 000013 de 2021, tendrán un plazo de dos meses, contados a partir de la realización de los pagos derivados de la vinculación laboral, para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión de dicho soporte a la administración tributaria.
Calendario de implementación para no obligados a facturar electrónicamente
Para quienes no se encuentran obligados a expedir factura electrónica de venta, la norma establece el 31 de marzo de 2021 como fecha de inicio de habilitación en el servicio informático electrónico de la Dian, teniendo el deber de empezar con la generación y transmisión de dicho documento a más tardar el 31 de mayo de 2021. Es preciso resaltar que la primera transmisión de los documentos soporte de pago de nómina electrónica que deben realizar los obligados se deberá efectuar dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a la fecha máxima de implementación prevista en el calendario.