Desde su implementación en Colombia, las facturas electrónicas se han vuelto indispensables para acceder a ciertos beneficios, tanto para el vendedor obligado a expedirlas como para el adquiriente de los bienes y/o servicios.
En Colombia, el principal sistema de facturación válido para el soporte fiscal de las ventas y compras realizadas es precisamente la factura electrónica con validación previa.
Dicha factura electrónica debe ser expedida por aquellos obligados a implementarla de acuerdo con lo previsto en la Resolución 000042 de 2020 y el artículo 1.6.1.4.2 del Decreto 1625 de 2016, adicionado por el artículo 1 del Decreto 442 de 2023.
Ahora bien, la validación previa de la factura electrónica permite que la Dian autorice en tiempo real la entrega de la respectiva factura electrónica al adquiriente de bienes y/o servicios, tras comprobar el cumplimiento de cada uno de los requisitos que esta requiere.
Considerando lo anterior, a continuación, mostraremos cómo se puede verificar que las facturas electrónicas que recibas ya fueron realmente validadas por la Dian, y si estas figuran o no en los archivos de la administración tributaria, lo cual te ayudará a detectar si aquellos proveedores o vendedores a los cuales se realizan algún tipo de compra emiten facturas electrónicas válidas para efectos fiscales.
Verificación de la validación de las facturas electrónicas ante la Dian
Dentro del sistema de facturación electrónica con validación previa, la Dian ha dispuesto una opción especial, con la cual todos los que reciban facturas electrónicas podrán verificar que las mismas hayan sido realmente validadas por la Dian.
Para esto, primero se deberá ingresar al portal web de la Dian e ingresar al menú “Facturando electrónicamente”.
Una vez selecciones dicha opción, el sistema de facturación electrónica mostrará varias opciones de ingreso, entre ellas la opción “Buscar documento”, en donde deberás dar clic.
En dicha opción podrás pegar el código único de factura electrónica –CUFE– que desea verificar en el sistema de la Dian. Recordemos que dicho código debe encontrarse en el PDF de la representación gráfica de la factura electrónica, dado que constituye un requisito fundamental de la factura electrónica para su expedición, el cual estará constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca la citada factura.
En cuanto digites el CUFE, el sistema mostrará todos los datos asociados a la factura electrónica, tanto del emisor como del receptor, entre otros. Esto indicará que, efectivamente, la factura fue validada por la Dian, y que la misma reposa en los archivos de la entidad.
Si al digitar el CUFE y buscar la factura, el sistema no encuentra el documento en los archivos de la Dian, esto significa que el mismo no corresponde a una factura validada por la entidad y, por tanto, carece de aceptación fiscal para respaldar costos, deducciones e impuestos descontables.
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