Para resolver el interrogante sobre el período de tiempo durante el cual se deben conservar, al menos para efectos fiscales, las copias de las facturas de venta electrónicas o de papel que sean expedidas por los vendedores, es necesario consultar lo dispuesto en el artículo 71 de la Resolución Dian 000042 de mayo de 2020:
Artículo 71. Conservación. Los documentos que se expidan en cumplimento de la obligación de facturar de que trata la presente resolución, deberán ser conservados de conformidad con lo indicado en el artículo 632 del Estatuto Tributario y el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 y las normas que lo modifiquen o adicionen, garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 la Ley 527 de 1999.
Al respecto, en el artículo 632 del ET se lee lo siguiente:
Artículo 632. Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales<1>, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera:
1…
- Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes.
Por su parte, en el artículo 46 de la Ley 962 de julio 8 de 2005 se lee:
Artículo 46. Racionalización de la conservación de documentos soporte. <Artículo modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> El período de conservación de informaciones y pruebas a que se refiere el artículo 632 del Estatuto Tributario será el mismo término de la firmeza de la declaración tributaria correspondiente. La conservación de informaciones y pruebas deberá efectuarse en el domicilio principal del contribuyente.
Por consiguiente, teniendo en cuenta especialmente lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, se puede afirmar que, en cuanto a las facturas de venta electrónicas o en papel, los vendedores solo deben conservarlas durante el período de firmeza de la declaración tributaria (ya sea de renta, del SIMPLE, de IVA, de INC, etc.) en la que se hayan reportado los ingresos por venta de bienes o prestación de servicios que justamente quedaron facturados mediante dichas facturas.
Al respecto, debe tenerse presente que la firmeza de las declaraciones de IVA o INC o del régimen simple, según el artículo 714 del ET, sería dentro de los tres años siguientes a su presentación. Sin embargo, para las declaraciones de renta, de acuerdo con lo establecido en los artículos 689-3 del ET, 714 del ET y 117 de la Ley 2010 de diciembre de 2019, podría llegar a ser de solo 6 meses, 12 meses, 3 años o hasta 5 años después de su presentación, todo dependiendo de si la declaración cuenta o no con el beneficio de auditoría o si en ella se liquidan o no pérdidas fiscales o se compensan o no pérdidas fiscales de años anteriores.