Los documentos que hace parte de la historia laboral de los trabajadores y del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo para demostrar el cumplimiento de las obligaciones legales debe ser conservados durante varios años.
HISTORIA LABORAL DEL TRABAJADOR
La Historia Laboral de un trabajador es una serie documental de acceso reservado, la cual debe ser custodiada por los funcionarios de Recursos Humanos, en donde se conserva toda la documentación relacionada con el vínculo laboral entre el trabajador y la empresa contratante.
La historia laboral de un empleado debe contener:
- Hoja de vida
- Contrato de trabajo
- Afiliaciones al sistema de seguridad social
- Reporte de accidentes de trabajo
- Certificaciones de estudio
- Certificados de antecedentes
- Certificados de capacitación
- Certificados de incapacidad total o parcial
- Certificaciones laborales
- Copia de libreta militar (cuando se requiera)
- Carta de autorización de vacaciones al trabajador
- Fotocopia del documento de identidad
- Documento que evidencia la aprobación de licencias remuneradas o no remuneradas solicitadas por el trabajador
- Licencias por enfermedad, maternidad o paternidad
- Permisos
- Renuncia del trabajador y aceptación de la misma
- Ascensos
- Sanciones disciplinarias
- Tarjeta profesional (cuando se requiera para el cargo)
- Títulos académicos (cuando se requiera para el cargo)
Respecto a la custodia de la historia laboral de un empleado no hay una normatividad que especifique el tiempo que esta debe ser conservada, pero se debe tener en cuenta que la pensión de un trabajador no tiene prescripción, el archivo General de la Nación determino que las entidades públicas conserven la historia laboral por un periodo de ochenta años, esto no aplica para la empresa privada; pero se recomienda que dicha información sean conservada por un tiempo mayor debido a que la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social . UGPP esta facultada para solicitar información laboral en cualquier oportunidad.
El Decreto 036 de 2008 en el articulo primero establece que la UGPP podrá «… Solicitar a aportantes, afiliados o beneficiarios del Sistema de la Protección Social la presentación de los documentos relacionados con el cumplimiento de sus obligaciones en materia de contribuciones parafiscales de la protección social que la UGPP considere necesarios …
Por tal razón es recomendable preservar el archivo que hace parte de la información laboral como comprobantes de pago de nómina, pago de aportes a la seguridad social, pago de cesantías, así como los documentos anteriormente mencionados sean conservados por un periodo mayor a veinte años en el archivo de gestión de la empresa.
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
El Decreto 1072 de 2015 en el artículo 2.2.4.6.13 establece que el empleador debe conservar los documentos que soportan el registro del SG-SST durante un periodo de veinte (20) años, los cuales inician una vez cesa la relación laboral del trabajador con la empresa:
Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida…
Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa:
- Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.
- Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo;
- Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo.
- Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal
Como empleador es importante verificar que la historia laboral de cada trabajador cuente con los documentos necesarios que soporte el vínculo laboral como lo son el contrato de trabajo, afiliaciones al sistema de seguridad social, pago de prestaciones sociales, la constancia de los exámenes médicos de ingreso y egreso, etc.
La firma HERRERA ASOCIADOS Y CIA S.A.S, desea brindar su apoyo a las empresas con el fin de que se encuentren actualizados con la normatividad y no incurran en errores en lo referente a temas laborales. La firma cuenta con profesionales idóneos, capacitados en el área contable, jurídica y de revisoría fiscal con cualidades de primer nivel, como son la vocación por el servicio, la solidaridad, el respeto y el cumplimiento.
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