En la estructura del nuevo formulario 350 para declaración mensual de retenciones y autorretenciones en la fuente que fue prescrito con la Resolución Dian 000031 de febrero de 2024 y que se usará a partir de agosto 1 de 2024 (el cual cuenta con 155 casillas distribuidas en dos hojas y reemplazará al anterior formulario 350 de 95 casillas que se utiliza actualmente y que fue prescrito con la Resolución 000009 de febrero de 2021), esta vez figurarán muchas más casillas para reportar los valores relativos a “bases sujetas a retención o autorretención en la fuente a título de renta”.
En efecto, ahora la Dian pretende que dichas casillas (las cuales solo aparecen en la sección de “Retenciones y autorretenciones a título de renta”, pero no figuran en la sección de “Retenciones a título de IVA” ni en la sección de “Retenciones a título de timbre”) se diligencien en el formulario 350 de forma discriminada dependiendo de si el pago o abono en cuenta fue realizado, o fue recibido, por una persona jurídica o por una persona natural.
¿Cómo debería diligenciarse la casilla “Base sujeta a retención” del nuevo formulario 350?
- Pagos a abonos en cuenta realizados a terceros en el formulario 350
Para el caso de los pagos o abonos en cuenta realizados a terceros:
- Las casillas sobre base sujeta a retención solo se diligencian con valores que sí le formen ingresos gravados con el impuesto de renta o de ganancia ocasional al beneficiario del pago abono en cuenta. Por tanto, en tales casillas nunca se incluirían pagos o abonos en cuenta que les formen rentas exentas o ingresos no gravados a dichos beneficiarios. O nunca se incluirían los pagos o abonos en cuenta realizados a las entidades no contribuyentes del impuesto de renta (ver el artículo 369 del ET). O incluso, nunca se incluirían los pagos o abonos en cuenta realizados a terceros pertenecientes al régimen simple de tributación y que les formen rentas ordinarias, pero sí se incluirían los pagos a dichos terceros del régimen simple que les formen ganancias ocasionales (ver los artículos 911 del ET y 5.8.3.1 del DUT 1625 de 2016).
- En relación con los pagos o abonos en cuenta que sí estén sujetos a impuesto de renta o de ganancia ocasional, es necesario que se informen todos esos pagos o abonos en cuenta, sin importar que algunos no hayan originado un valor final de retención en la fuente.
- Debe entenderse que la expresión “base sujeta a retención” no se debe entender como aquel pago o abono en cuenta que sí sufrió algún tipo de retención final. En realidad, dicha frase se refiere al hecho de que el agente de retención sí “sometió” o “sujetó” el pago gravable al proceso de retención en la fuente, sin importar si al final del proceso se concluyó que sí se tenía que quitar o no algún valor efectivamente por concepto de retención en la fuente al beneficiario. Ese sería el caso de una empresa que tiene 10 empleados a los cuales les cancelan en total un valor de $30.000.000 mensualmente, y aunque les “sometieron a retención” sus ingresos gravables, al final no les quitaron ninguna retención, pues la tabla del artículo 383 del ET les arrojaba un valor de $0, pero la misma empresa tiene otro empleado que gana $5.000.000 al cual sí le quitaron efectivamente una retención de $45.000. En ese caso, la casilla “Bases sujetas a retención” se debería diligenciar con un total de $35.000.000 y en la casilla “Retención en la fuente” iría el valor de $45.000.
- Lo mencionado en el punto “b” también aplicaría para el caso en que a un mismo beneficiario se le realicen, por ejemplo, varias compras de mercancías en un mismo mes y solo algunas arrojen la cuantía mínima para practicarles retención en la fuente. Así, por ejemplo, supóngase que a un mismo proveedor se le hizo una primera compra de $1.100.000 que no superaba la cuantía mínima y no sufrió ninguna retención efectiva, pero luego se le hizo otra compra de $1.300.000 que sí superó la cuantía mínima y, por tanto, se le retuvo un valor de $33.000. En ese caso, en la casilla “Bases sujetas a retención” se diligenciaría un total de $2.400.000 y en la casilla “Retención en la fuente” irían los $33.000.
- Lo que se ilustró en los puntos “b” y “c” será el mismo tipo de información que luego se tendrá que diligenciar al final del año en los formatos de información exógena anual tributaria (ver los formatos 1001 y 2276 solicitados con la Resolución 000162 de octubre de 2023), pues en dichos formatos se deben incluir todos los pagos o abonos en cuenta realizados a los trabajadores o a los proveedores sin importar si solo una parte o ninguna parte de todos los pagos o abonos en cuenta realizados durante el año sufrieron efectivamente algún valor de retención en la fuente. Incluso, así mismo también se les tienen que expedir al final del año a los empleados y a los proveedores los certificados de retención en la fuente (formulario 220 para el caso de los asalariados, o el certificado tradicional de retención para aquellos que no son empleados y vendían bienes o servicios). Ese certificado de retención también incluirá todos los pagos o abonos en cuenta realizados durante el año, sin importar que solo una parte o ninguna parte de todos los pagos o abonos en cuenta realizados durante el año hayan sufrido efectivamente algún valor de retención en la fuente.
- Pagos o abonos que reciben las personas naturales o jurídicas que se autopractican retenciones en la fuente a título de renta
De acuerdo con los puntos que ya destacamos anteriormente, en este caso, para definir cómo se diligenciaría la casilla “Base sujeta a retención” pero en materia de los pagos o abonos en cuenta que se reciben y que quedan sujetos a autorretenciones, es necesario destacar lo siguiente:
- En la casilla “Base sujeta a retención” solo se reportarían los valores por ingresos que al final del año sí producirán impuesto de renta o de ganancia ocasional, y por tanto, nunca se reportarían los valores por ingresos que formarían rentas exentas ni tampoco los que forman ingresos no gravados (ver el artículo 369 del ET).
- En el caso de las autorretenciones tradicionales a título de renta, se debe reportar el valor total de los ingresos gravados recibidos por cada concepto, sin importar que algunos no arrojaran las cuantías mínimas para quedar sujetos a autorretención (recuérdese que para la práctica de las autorretenciones especiales a título de renta del Decreto 2201 de 2016 no se toman en cuenta las cuantías mínimas y todos los pagos o abonos en cuenta recibidos durante el mes sí quedan sujetos a dicha autorretención especial; ver el Concepto Dian 5622 de marzo de 2017). Incluso, también se tendrían que incluir los valores por concepto de exportaciones por hidrocarburos y otros minerales que sí están sujetas a autorretenciones (ver el artículo 366-1 del ET y el Decreto 261 de febrero de 2023).