La Corte Suprema de Justicia –CSJ– se pronunció recientemente sobre los pactos de exclusión salarial, subrayando que estos no pueden desvirtuar la esencia de los pagos que, por su naturaleza, retribuyen el servicio del trabajador. Además, destacó la importancia de cumplir con los requisitos de validez, respetar los límites de dicha facultad y aplicar el principio de la primacía de la realidad sobre las formalidades.
¿Qué es el salario?
El salario comprende todo aquello que recibe el trabajador, en dinero o en especie, como contraprestación directa de sus servicios, independientemente de su denominación o forma de pago (artículos 127 y 128 del CST). Este es uno de los elementos esenciales del contrato de trabajo y es la base para la liquidación de prestaciones sociales, vacaciones, indemnizaciones, horas extra y recargos y aportes a la seguridad social.
¿Qué son los pactos de exclusión salarial?
El artículo 128 del CST permite que ciertas sumas no sean consideradas salario cuando se reciben ocasionalmente y por mera liberalidad o cuando se entregan con un propósito distinto al enriquecimiento del trabajador, como para garantizar el cabal desempeño de sus funciones.
Requisitos de validez para los pactos de exclusión salarial
De acuerdo con la más reciente jurisprudencia de la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia (Sentencias SL2585 de 2024, SL2964 de 2023 y SL1259 de 2023 los requisitos de validez para los pactos de exclusión salarial son los siguientes:
- Claridad en la motivación: el pacto debe señalar claramente el motivo por el cual se excluye un pago del carácter salarial, indicando de manera explícita que su propósito no es retribuir directamente el servicio del trabajador.
- Circunstancias de tiempo, modo y lugar: el acuerdo debe especificar las circunstancias bajo las cuales se realizará el pago (por ejemplo, las condiciones específicas para su causación y la periodicidad de su entrega). Esto asegura que no se generen ambigüedades sobre su verdadera naturaleza.
- Formalidad: debe existir un acuerdo expreso y formal entre las partes que contemple la exclusión salarial.
Sin embargo, aun cumpliendo con estos requisitos, existen límites que deben respetarse para evitar que estos acuerdos perjudiquen al trabajador.
Límites a los pactos de exclusión salarial
Aunque las partes pueden pactar que ciertos pagos extralegales no constituyan salario, esta facultad no es ilimitada ni arbitraria. La jurisprudencia de la CSJ ha señalado algunos límites a la facultad que tienen las partes para suscribir pactos de exclusión salarial:
- No desnaturalización de pagos salariales: no se puede pactar la exclusión salarial de pagos que, por su esencia, retribuyen el servicio prestado. La exclusión solo es válida para aquellos pagos que tienen una destinación distinta y no constituyen salario, como los beneficios extralegales o ayudas específicas que no enriquecen el patrimonio del trabajador (Sentencia SL2964 de 2023, CSJ).
- Imposibilidad de exclusión parcial: si un pago es considerado salario, debe tener esa condición para todos los efectos legales. No se permite que un pago sea considerado salarial para algunos aspectos (como el cálculo de prestaciones sociales) y no para otros (como la base de liquidación de horas extras o recargos) (Sentencia SL2585 de 2024, CSJ).
- Derechos mínimos e irrenunciables: los pactos de exclusión salarial no pueden violar derechos mínimos del trabajador, como la remuneración completa y el pago de prestaciones. La cláusula que desconozca esta regla es ineficaz.
- Primacía de la realidad sobre las formalidades: la realidad debe prevalecer sobre las formalidades de un pacto. Si en la práctica un pago es remunerativo del servicio, su carácter salarial no puede ser eliminado por un acuerdo escrito que indique lo contrario. Este principio protege al trabajador y evita maniobras que puedan perjudicar sus derechos.
Límite del 40% en aportes a seguridad social
Además de lo anterior, el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 impone un límite del 40% del total de la remuneración a los pagos no constitutivos de salario para efectos de los aportes a seguridad social (salud, pensión y riesgos laborales). Este tope busca evitar que los pactos de exclusión salarial reduzcan la base de cotización para el sistema de la protección social.
Carga de la prueba
En caso de un eventual proceso judicial sobre la controversia sobre el carácter salarial de un pago, la carga de la prueba en los pactos de exclusión salarial recae sobre el empleador, quien debe demostrar que los pagos excluidos no retribuyen directamente el servicio del trabajador y cumplen con los requisitos legales (Sentencia SL2964 de 2023, CSJ).
Es importante destacar que no basta con presentar el acuerdo escrito; es necesario aportar pruebas adicionales que respalden la verdadera naturaleza de los pagos, como documentación que demuestre su destinación específica, distinta a la remuneración del servicio.
Sanciones por el uso indebido de pactos de exclusión salarial
El uso inadecuado de los pactos de exclusión salarial puede derivar en sanciones para el empleador. Por un lado, un juez puede imponer una sanción moratoria por el no pago oportuno de salarios y prestaciones al finalizar la relación laboral, si se determina que la empresa excluyó de manera indebida ciertos pagos de carácter salarial, según lo establecido en el artículo 65 del CST.
Por otro lado, la UGPP puede imponer sanciones por inexactitud cuando detecta que se han excluido pagos que constituyen salario de la base para el cálculo de aportes a la seguridad social. Estas sanciones pueden incluir multas y el pago de intereses moratorios sobre los aportes no realizados correctamente.