Si la contabilidad de una entidad se encuentra incompleta, ya sea porque se extraviaron los soportes contables o porque se perdió la información almacenada en el software contable, se debe proceder con su reconstrucción.
Para lo anterior, se deben seguir las instrucciones del artículo 18 del anexo 6 del DUR 2420 de 2015. A continuación, se explican en detalle dichas instrucciones:
Plazo para realizar la reconstrucción
La reconstrucción de los soportes, libros y demás documentos contables de la entidad se realiza dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de su pérdida, extravío o destrucción.
Obligación de reconstruir los libros de contabilidad
La obligación de llevar contabilidad en debida forma, es decir, con el lleno de los requerimientos del marco técnico normativo que aplique cada entidad y de las normas relativas a los libros, comprobantes y soportes de contabilidad, corresponde a los administradores de la entidad (artículo 23 de la Ley 222 de 1995).
En ese sentido, la reconstrucción de los libros de contabilidad también es de la administración de la entidad, quien deberá tomar las medidas pertinentes para que esto se haga, contratando, por ejemplo, a un contador público que se encargue de realizar la tarea.
Forma de realizar la reconstrucción
La información contable faltante debe reconstruirse tomando como base los comprobantes contables con que cuente la entidad, utilizando, entre otros documentos, los siguientes:
- Comprobantes de egreso o pago.
- Recibos de caja.
- Facturas de cobro.
- Extractos bancarios.
- Facturas a proveedores.
- Declaraciones tributarias.
- Estados financieros.
Ahora bien, también es posible que la entidad reemplace los soportes o documentos contables extraviados mediante copias que se hallen en poder de terceros, tales como copias de facturas de venta o de compra o recibos de caja.
En estas circunstancias, el artículo 18 del anexo 6 del DUR 2420 de 2020 requiere que se deje una nota en la copia del respectivo soporte indicando que se ha reemplazado porque el documento original se extravió.
¿Qué hacer si la entidad no obtiene los documentos para la reconstrucción de la contabilidad?
En el caso de que la entidad no pueda conseguir los soportes necesarios para reconstruir la contabilidad, entonces deberá realizar un inventario general en la fecha en que ocurrió la pérdida de los libros y papeles, el cual le servirá de base para elaborar sus estados financieros.