El reporte de información exógena constituye una de las obligaciones formales de los sujetos administrados por la Dian (tal como lo es la inscripción en el RUT o la expedición de facturas de venta), razón por la cual el artículo 638 del ET faculta a esta entidad para sancionar el incumplimiento de las obligaciones tributarias formales hasta tres (3) años después de su vencimiento.
El artículo 638 del ET expresa lo siguiente:
Artículo 638. Prescripción de la facultad para imponer sanciones. Cuando las sanciones se impongan en liquidaciones oficiales, la facultad para imponerlas prescribe en el mismo término que existe para practicar la respectiva liquidación oficial. Cuando las sanciones se impongan en resolución independiente, deberá formularse el pliego de cargos correspondiente, dentro de los dos años siguientes a la fecha en que se presentó la declaración de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, del período durante el cual ocurrió la irregularidad sancionable o cesó la irregularidad, para el caso de las infracciones continuadas. Salvo en el caso de la sanción por no declarar, de los intereses de mora, y de las sanciones previstas en los artículos 659, 659-1 y 660 del Estatuto Tributario, las cuales prescriben en el término de cinco años.
Vencido el término de respuesta del pliego de cargos, la administración tributaria tendrá un plazo de seis meses para aplicar la sanción correspondiente, previa la práctica de las pruebas a que hubiere lugar.”
En este contexto se interpretaría que, si un obligado a informar no ha presentado el reporte de exógena de un determinado año o esta fue presentada con errores, la Dian tiene hasta dos (2) años posteriores a la fecha en la que se deba presentar la declaración de renta o de ingresos y patrimonio del período durante el cual surgió la irregularidad objeto de sanción para formular el pliego de cargos.
Así pues, si un informante omite la presentación del reporte de información exógena del año gravable 2020 o, en su defecto, lo presenta con errores, y teniendo en cuenta que este debe ser suministrado a la Dian en 2021, el reportante podría ser requerido por la entidad hasta 2024. No obstante, el obligado podrá presentar dicha información de forma extemporánea, sin perjuicio de la sanción por el no envío oportuno.
Tiempo de conservación de los registros y soportes
Al cumplir el proceso de presentación del reporte de la información exógena ante la Dian, los informantes deberán conservar no solo el formulario 10006 como prueba de que la información fue entregada, sino también todos los registros y soportes que respalden la información incluida en dicho reporte, los cuales constituyen básicamente la contabilidad.
Así, para verificar la exactitud de la información registrada en los reportes de exógena, así como las demás obligaciones fiscales a cargo de los informantes y contribuyentes, la Dian puede solicitar la inspección de sus libros y soportes de contabilidad.
Al respecto, el artículo 632 del ET señala que las personas naturales o entidades obligadas a llevar contabilidad deberán conservar, por un período mínimo de cinco (5) años (contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo), la información y medios de pruebas que deberán ponerse a disposición de la Dian cuando esta lo requiera. No obstante, el artículo 46 de la Ley 962 de 2005 (modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016) establece que el tiempo de conservación de la información mencionada en el artículo 632 del ET será el equivalente al término de firmeza de la declaración tributaria correspondiente.