El artículo 771-5 del Estatuto Tributario –ET– señala que, para efectos del reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, los pagos que efectúen los contribuyentes deberán realizarse mediante canales financieros, tales como:

  • Depósitos en cuentas bancarias.
  • Giros o transferencias bancarias.
  • Cheques girados al primer beneficiario.
  • Tarjetas débito o crédito.
  • Otro tipo de tarjetas o bonos que sirvan como medios de pago en la forma y condiciones que autorice el Gobierno nacional.

Así pues, el parágrafo 1 del artículo en mención precisa que, cuando se realicen pagos en efectivo, para el reconocimiento fiscal de los mismos como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, se verán sometidos a ciertos límites, independientemente del número de pagos que realicen en un año.

Para las declaraciones de renta del año gravable 2021, que serán presentadas durante el 2022, dicho límite será del menor valor entre el 40 % de lo pagado, que en todo caso no podrá superar las 40.000 UVT ($1.452.320.000 por 2021), y el 35 % de los costos y deducciones totales.

Entendiendo de lo anterior que la expresión “40 % de lo pagado” hace referencia al monto total de los pagos que efectúen los contribuyentes mediante cualquier medio durante el año respectivo año fiscal. Mientras que el “35 % de los costos y deducciones” corresponderá al total de costos y deducciones que serán tomados fiscalmente en la declaración de renta del período fiscal, sin detraer aquellos pagos que no cumplan la condición del artículo 771-5 del ET.

Ahora bien, el parágrafo 2 del artículo 771-5 del ET señala que, en todo caso, los pagos individuales realizados por personas jurídicas y naturales que perciban rentas no laborales superiores a las 100 UVT deberán canalizarse a través de los medios financieros, so pena de su desconocimiento fiscal.

Así pues, para comprender lo anterior, la Dian, mediante el Concepto 19439 del 2018, aclaró que, para determinar el monto máximo aceptado como costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables, cuando se realicen pagos en efectivo, el contribuyente deberá realizar los siguientes pasos:

  1. Determinar el valor pagado durante el respectivo año gravable, correspondiente a sumar el monto pagado en efectivo y el monto pagado a través de cualquiera de los canales financieros antes mencionados.
  2. Tomar el menor valor determinado entre los siguientes cálculos:
    • Determinar el monto máximo aceptado sobre el valor pagado de acuerdo con el porcentaje aplicable al año en cuestión consagrado en el parágrafo 1 del artículo 775-1 del ET (40 %).
    • Determinar el monto máximo en UVT para el año gravable objeto de comparación, es decir, 100.000 UVT por el valor de la UVT del año respectivo.
  3. Determinar el monto máximo aceptado sobre los costos y deducciones fiscales del año objeto de análisis (35 %; ver el literal “b” del parágrafo 1 del artículo 775-1 del ET).
  4. Tomar el menor valor entre el cálculo realizado en los puntos 2 y 3.
  5. El monto anterior deberá compararse con el monto total pagado en efectivo durante el año fiscal, el cual puede arrojar lo siguiente:
    • Si el monto pagado en efectivo es menor o igual al determinado en el punto 4, se acepta el 100 % de lo pagado en efectivo, pero debe tenerse en cuenta que los pagos en efectivo que realicen de manera individual las personas jurídicas o personas naturales que perciban rentas no laborales deben ser inferiores o iguales a 100 UVT; en caso contrario serán objeto de rechazo los pagos que superen las 100 UVT no canalizados a través de los medios financieros.
    • Si el monto pagado en efectivo es mayor al determinado en el punto 4, se aceptará solo hasta este valor. De igual forma deberá tenerse en cuenta lo anteriormente señalado.

Vale aclarar que, respecto al límite de las 100 UVT, este aplica al monto total de los pagos que se hayan realizado a un mismo sujeto dentro de un mismo año fiscal, independientemente de que se haya efectuado en una o más transacciones.

Bancarización para el sector agropecuario y comercializadores del SIMPLE

Según el parágrafo 5 del artículo 771-5 del ET, modificado por el artículo 136 de la Ley 2010 de 2019, los pagos en efectivo que realicen los contribuyentes o responsables pertenecientes al sector agropecuario, de las actividades agrícolas, ganaderas, pesqueras, acuícola, avícula y forestal, así como comercializadores del régimen simple de tributación y las cooperativas y asociaciones de productores del sector agrícola que comercialicen productos adquiridos directamente al productor, podrán tener reconocimiento fiscal del 75 % de los costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables totales para el año gravable 2021.

Para el caso de los contribuyentes del régimen simple, la bancarización solo será procedente cuando estos pretendan restar algún costo asociado a sus ingresos por ganancias ocasionales o cuando necesiten restar algún valor por IVA descontable en su declaración anual de IVA.

Lo anterior, toda vez que los inscritos en el SIMPLE no pueden imputar ningún tipo de costo o deducción dentro de su declaración anual consolidada, pues tributan sobre su ingreso bruto.