DOCUMENTO EQUIVALENTE EN COMPRAS A NO OBLIGADOS A FACTURAR

La norma del artículo 771-2 del ET y el artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de octubre de 2016 (modificado con el Decreto 358 de marzo de 2020 y el Decreto 723 de junio de 2021) establecen que los contribuyentes que no estén obligados a facturar electrónicamente, y que pretendan tomarse como deducibles en el impuesto de renta o de ganancia ocasional algún valor por costos o gastos que fueron causados y/o pagados a favor de terceros que no están obligados a expedir factura de venta, tendrán que elaborar de forma física el respectivo “documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura”.

Al respecto, en el texto del artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016 se menciona que dicho documento físico debe elaborarse con los siguientes requisitos:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria –NIT– del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el registro único tributario –RUT–, el requisito del NIT se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre, o razón social y NIT, del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–.
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas –IVA–, cuando a ello hubiere lugar. Este caso solo aplicaría para cuando se realicen operaciones por pagos de servicios gravados con IVA prestados por terceros que no están domiciliados en Colombia y que fueron prestados a personas o empresas ubicadas en Colombia que sí son responsables del IVA.

En ese tipo de situaciones se genera la figura de responder por el IVA de forma asumida en un 100 % por parte del pagador del servicio, lo cual implica que primero lo reporta en el formulario de retenciones en la fuente como una retención a título de IVA y luego se lo descuenta como un IVA descontable en su respectiva declaración de IVA.

Ese tipo de requisitos fueron técnicamente confirmados posteriormente por la Dian con lo dispuesto en el artículo 19 de su Resolución 000167 de diciembre 30 de 2021, en el cual se lee:

Artículo 19: Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente y nota de ajuste generado en forma física. Los sujetos que no se encuentran dentro de la obligación establecida en el parágrafo 3 de la presente resolución y que realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán generar en forma física el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, cumpliendo los siguientes requisitos y condiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 771- 2 del Estatuto Tributario, y el artículo 1.6.4.12 del Decreto 1625 de 2016, único reglamentario en materia tributaria así:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre, o razón social y número de identificación tributaria –NIT–, del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el registro único tributario –RUT–, el requisito de número de identificación tributaria –NIT–, se entenderá por cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre, o razón social y número de identificación tributaria –NIT–, del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–.
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas –IVA–, cuando a ello hubiere lugar.

Monto mínimo y contenido para la elaboración del documento equivalente

Como puede observarse, las normas antes destacadas no establecen ningún monto mínimo a partir del cual se deba elaborar de forma física el documento equivalente, razón por la cual se deberá elaborar en todos los casos en que sea aplicable sin importar el monto de la operación. Además, aunque la norma no lo exige, si el obligado a elaborar el documento equivalente decide agregarle voluntariamente algún otro contenido adicional (como por ejemplo el dato de la retención a título de renta practicada al beneficiario del pago), se entiende que podrá hacerlo sin que se afecte la validez fiscal del documento.