Uno de los nuevos documentos que forman parte del sistema de facturación electrónica es el documento soporte en compras con no obligados a facturar, el cual se mencionó por primera vez en la Resolución 000042 de 2020. Sin embargo, no fue sino hasta la expedición de la Resolución 000167 de 2021 que dicho documento soporte fue reglamentado y su funcionalidad implementada en el sistema de facturación electrónica de la Dian.

Dicho documento, como su nombre lo indica, sirve para soportar la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica o documento equivalente. Este documento soporte es expedido por el comprador para respaldar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables.

Ahora bien, mediante el artículo 6 de la Resolución 000167 de 2021, modificado por el artículo 1 de la Resolución 000488 de 2022, se indicó que la transmisión de forma electrónica del documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar debió implementarse a más tardar el 1 de agosto de 2022, día a partir del cual todos aquellos que realicen compras a sujetos que no estuvieran obligados a facturar debieron empezar a generar y trasmitir electrónicamente a la Dian dichos documentos.

No obstante, respecto a esta obligación, se han generado dudas respecto a si los sujetos que no estén obligados a facturar electrónicamente se encuentran excluidos o no de la obligación de generar y transmitir de manera electrónica el documento soporte en el caso de que realicen compras a no obligados a emitir factura. Por este motivo, a continuación, aclaramos algunos detalles al respecto:

¿No obligados a facturar deben generar y transmitir electrónicamente el documento soporte en compras a no obligados a facturar?

Tal como lo mencionamos anteriormente, el documento soporte en adquisiciones a no obligados a expedir factura es el que acredita la compra de un bien o servicio cuando la transacción se realiza con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta, soportando así, para efectos tributarios, los costos deducciones o impuestos descontables a los que haya lugar. Por tanto, todos aquellos que requieran soportar dichos eventos deberán generar el documento en mención.

No obstante, el parágrafo del artículo 3 de la Resolución 000167 de 2021 señala que, los sujetos no obligados a facturar, que requieran generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, deberán realizar la generación del mismo de manera física sin que se requiera la transmisión electrónica a la Dian. Sin embargo, estos documentos deberán permanecer a disposición cuando la administración tributaria lo requiera.

Ahora bien, la Dian tiene a disposición de los usuarios en el servicio gratuito de factura electrónica una opción para que los sujetos no obligados a facturar, que requieran generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, lo hagan voluntariamente de forma electrónica.

En vista de lo anterior, aquellos que no se encuentren obligados a facturar y requieran soportar los costos y deducciones en su declaración de renta, derivados de transacciones con sujetos tampoco obligados a facturar, podrán optar entre elaborar en forma física el documento soporte y guardarlo en caso de que llegue a ser solicitado por la Dian; o bien, generar y transmitir electrónicamente de forma voluntaria dicho documento a la administración tributaria.

Cabe señalar que el documento soporte en compras con no obligados a facturar generado en físico será válido también en los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, siempre que se cumplan los requisitos antes señalados. Para la procedencia del IVA descontable, se deberá acreditar, además, que se ha practicado la respectiva retención en la fuente a título del IVA de acuerdo con el numeral 3 del artículo 437-2 del ET y/o a título de renta.