Todos los empleadores (sin importar si son personas jurídicas o naturales, o si son o no contribuyentes del impuesto de renta, o si pertenecen a los regímenes ordinario, especial o al SIMPLE), deben examinar si los pagos por concepto de prima legal de servicios que efectuarán a sus trabajadores durante diciembre de 2022 quedarán o no sujetos a retención en la fuente a título de renta.
Por tanto, para efectos de calcular la retención en la fuente sobre la prima legal, es necesario distinguir si el trabajador pertenece al sector privado o al sector público y, adicionalmente, si a dicho trabajador se le está aplicando el procedimiento 1 o el procedimiento 2 de retención en la fuente.
Para ello, los artículos 385 y 386 del ET (que no han sido modificados por ninguna de las reformas tributarias recientes) indican lo siguiente (citamos la parte pertinente):
Artículo 385. Primera opción frente a la retención. Para efectos de la retención en la fuente, el retenedor deberá aplicar el procedimiento establecido en este artículo, o en el artículo siguiente:
Procedimiento 1.
Con relación a los pagos gravables diferentes de la cesantía, los intereses sobre cesantía y la prima mínima legal de servicios del sector privado o de navidad del sector público, el “valor a retener” mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla al cual correspondan la totalidad de dichos pagos que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. Si tales pagos se realizan por períodos inferiores a treinta (30) días, su retención podrá calcularse así:
(…)
Cuando se trate de la prima mínima legal de servicios del sector privado, o de navidad del sector público, el “valor a retener” es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la respectiva prima.
Artículo 386. Segunda opción frente a la retención. El retenedor podrá igualmente aplicar el siguiente sistema:
Procedimiento 2
Cuando se trate de los pagos gravables distintos de las cesantías y de los intereses sobre las cesantías, el “valor a retener” mensualmente es el que resulte de aplicar a la totalidad de tales pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo mes, el porcentaje fijo de retención semestral que le corresponda al trabajador, calculado de conformidad con las siguientes reglas (…).
Adicionalmente, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 388 del ET, cuando se estén efectuando las depuraciones de los pagos mensuales que se realicen a las personas naturales que perciban rentas de trabajo se hará necesario verificar que la sumatoria de “deducciones” y “rentas exentas” no terminen superando el equivalente al 40 % de los ingresos netos totales del mes (ingresos netos que se obtienen al tomar los “ingresos brutos totales del mes” y restar los valores que se puedan restar como “ingresos no gravados”).
Además, en valores absolutos, ya no importa si ese 40 % excede o no la suma de 420 UVT mensuales ($15.962.000 por el año 2022), pues dicho límite fue declarado nulo por el Consejo de Estado en su fallo de octubre 28 de 2021 para el Expediente 24047. Por tanto, desde dicha fecha lo único que deben hacer los agentes de retención es verificar que a lo largo del año fiscal no se exceda el tope anual de 5.040 UVT que se menciona en el artículo 336 del ET.
De acuerdo con todo lo anterior, se puede concluir lo siguiente:
- Tratándose de trabajadores del sector privado sometidos a retención en la fuente con el procedimiento 1, el pago de su prima legal de servicios (es decir, sin incluir las demás posibles primas extralegales que le lleguen a dar) no se suma con los demás pagos laborales del mes, sino que se depura por aparte (en forma independiente).
Lo anterior significa que al valor bruto de la prima se le podrá restar el 25 % como renta o ingreso exento (sin que ese 25 % en valores absolutos exceda de 240 UVT, unos $9.121.000 en la actualidad; ver numeral 10 del artículo 206 del ET y el Concepto 076176 de octubre de 2005). Si el valor final que allí se obtiene supera las 95 UVT (primer rango de la tabla del artículo 383 del ET, que actualmente equivalen a $3.610.000) entonces sí se practicarían retenciones en la fuente con los rangos de la tabla del artículo 383 del ET.
Por consiguiente, para quienes están sometidos al procedimiento 1 de retención, si el pago de su prima legal no es superior actualmente a $4.813.000, dicha prestación legal no sufriría retención en la fuente, pues el 75 % de esa prima arroja un valor inferior a las 95 UVT.
Debe tenerse cuidado de que durante el mes en que se cancela la prima legal se cumpla con el límite del 40 % de “rentas exentas y deducciones” a las que se refiere el artículo 388 del ET. Por tanto, aunque la prima legal se depure por aparte y no se sume con los demás pagos laborales del mes, el agente de retención sí tendría que comprobar en todo caso que los valores por “rentas exentas y deducciones” que le haya restado a la prima legal de servicios, sumado a los valores por “rentas exentas y deducciones” que le haya restado a los demás pagos laborales del mes, no superen el 40 % del universo total de “ingresos netos del mes” (ingresos brutos menos ingresos no gravados) que haya percibido el asalariado.
- Tratándose de trabajadores del sector privado sometidos a retención en la fuente por el procedimiento 2 o de trabajadores del sector público sometidos al procedimiento 1 o 2,su prima legal de servicios sí se suma en una única base con los demás pagos laborales del mes para efectuar una única depuración y obtener así un único valor de pagos laborales gravables en el mes al cual se le aplicaría la tabla del artículo 383 del ET o el porcentaje fijo definido por ejemplo en junio de 2022.
Les va mejor a los que están sometidos al procedimiento 1 de retención en la fuente
Por lo anterior, sería válido decir que, en la mayoría de los casos, a los trabajadores del sector privado que reciben valores pequeños por concepto de prima legal de servicios les va mejor cuando sus pagos están sometidos a retención con el procedimiento 1 en lugar de cuando están sometidos a retención con el procedimiento 2.