En esta época muchos empleadores suelen entregar a sus trabajadores regalos, aguinaldos o bonificaciones, bien sea en dinero o en especie –anchetas, bonos y tarjetas regalo, cenas navideñas, etc.–, a manera de agradecimiento por los servicios prestados durante el año.
Sin embargo, es importante tener en cuenta si este tipo de obsequios constituyen factor salarial para efectos de realizar los correspondientes aportes a salud y pensión.
¿Los regalos o bonificaciones constituyen factor salarial?
El empleador, en ejercicio de su discrecionalidad y mera liberalidad, puede dar al trabajador bonificaciones, gratificaciones o regalos y la ley laboral no lo prohíbe. En efecto, el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo –CST– permite darlas sin que constituyan factor salarial:
Artículo 128. Pagos que no constituyen salarios. No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales (…) ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el {empleador}, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad.
De la citada norma se desprende, por una parte, que dichas bonificaciones y gratificaciones deben tener el carácter de ocasionales y, por otra, que las partes pueden, en virtud de la autonomía de la voluntad, pactar expresa y preferiblemente por escrito lo que no constituya salario.
Por ejemplo, las partes pueden pactar que no serán salario y no se tendrán en cuenta para los aportes a seguridad social, las sumas en dinero que reciba cada año el trabajador por concepto de bonos o regalos de navidad.
Es importante mencionar que, según el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010, para efectos de la cotización a seguridad social, los pagos laborales no constitutivos de salario no podrán ser superiores al 40 % del total de la remuneración.
Por ejemplo, si un trabajador devenga mensualmente 1.000.000 de pesos, el total de las bonificaciones, aguinaldos o regalos, o cualquier pago no constitutivo de salario no podrá ser superior a 400.000 pesos (40 %) y lo que exceda se tendrá en cuenta para el pago de salud y pensión.
Bonificaciones en dinero o en especie
Cuando algún regalo o bonificación se da en dinero y se registra en la contabilidad de la empresa como pago no salarial en favor de un trabajador en particular, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal –UGPP– vigilará la aplicación de la norma y el correcto pago de los aportes a la seguridad social.
Por otra parte, si el empleador concede obsequios en especie como anchetas o regalos, y contablemente no lo refleja en beneficio de un trabajador, sino, por ejemplo, lo registra como gastos diversos, entonces no da lugar a la UGPP para exigir esa suma como base para la liquidación de aportes a seguridad social.
No convertir lo ocasional en habitual
Es importante recordar que el carácter de dichas bonificaciones o auxilios es triple: mera liberalidad del empleador, sin relación directa con la prestación del servicio y ocasional. El carácter de ocasionales se predica de aquellos pagos, bonificaciones, gratificaciones, etc., que se originan en eventos excepcionales e inusuales dentro del respectivo año.
Cuando dichos pagos pierden su carácter ocasional y adquieren el rasgo de pagos habituales, se consideran factor salarial, pues, por un lado, porque dicha periodicidad los puede convertir en pago salarial y, por otro, porque se presume que se está pagando una retribución directa por el servicio prestado.
De todas maneras, le corresponderá al juez laboral determinar, en cada caso concreto, la naturaleza de dichos pagos.