CIERRE CONTABLE Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS PARA PERTENECER AL GRUPO 3

En los primeros meses del 2023 todos los departamentos contables de las empresas colombianas empezarán a trabajar en el cierre contable del año 2022; este proceso debe realizarse teniendo en cuenta el marco normativo contable que deben usar las empresas de acuerdo con lo especificado en el DUR 2420 DE 2015 así:

• Las entidades que pertenezcan al grupo 1 deben usar el Estándar Pleno, contenido en el anexo 1 del DUR 2420 de 2015.
• Las entidades del grupo 2 deberán seguir los lineamientos del anexo 2 del DUR 2420 de 2015.
• Los preparadores de información del grupo 3 deberán utilizar una contabilidad simplificada, descrita en el anexo 3 del DUR 2420 de 2015.

En todo caso, es importante tener en cuenta que mediante el Decreto 1670 de 2021 se reglamentaron para el año 2023 nuevos requisitos que modifican la clasificación de una entidad –principalmente en los grupos 2 y 3 de aplicación de Estándares Internacionales–, tema que se abordará a continuación.

Evaluación de requisitos para pertenecer al grupo 3

Al cierre del año contable, las entidades deben evaluar los requisitos para cada grupo de aplicación de Estándares Internacionales, considerando –entre otros aspectos– que cada grupo presentará un juego diferente de estados financieros, y para el caso del grupo 3, la información se presenta en el marco de una contabilidad simplificada.

Estos son las novedades que el Decreto 1670 de 2021 incorpora para la clasificación de las entidades en un grupo de aplicación de Estándares Internacionales:

• Las copropiedades, microempresas y emprendimientos deberán preparar su información en el marco de una contabilidad simplificada.
• Se eliminan los siguientes requisitos que limitaban que muchas entidades pudiesen pertenecer al grupo 3, lo que facilita que a partir del año 2023 se aumente el número de entidades que podrán llevar una contabilidad simplificada:
• La planta de personas debe ser de hasta 10 trabajadores.
• Los activos totales deben ser inferiores a 500 smmlv.
• Los ingresos brutos anuales deben ser inferiores a 6.000 smmlv.

¿Qué dicen los Estándares Internacionales sobre el cierre contable?

Antes de continuar con los otros aspectos que deben considerarse en el cierre contable, es importante tener claro que los Estándares Internacionales no indican   explícitamente los pasos a seguir para realizar este proceso; no obstante, las normas de información financiera explican que debe hacerse un corte de cuentas y presentar una determinada información financiera. Cómo ejecutarlo es un asunto de técnica contable y no de regulación o problemática de la estandarización de información de tipo financiero.

En ese sentido, debe resaltarse que para efectuar el cierre contable debe seguirse el procedimiento que se realiza anualmente en la preparación de la información, el cual incluye que, a la fecha de cierre, generalmente 31 de diciembre de cada año, se toman las cuentas denominadas transitorias (de resultado), que son las cuentas de ingresos, gastos y costos, y se llevan a ceros y se trasladan los saldos a las respectivas cuentas de balance.

El saldo de la depuración de ingresos, costos y gastos, calculado en el estado de resultados, se verá reflejado en una línea denominada resultados del período en el patrimonio del estado de situación financiera.

La partida denominada impuestos a las ganancias, que hace parte también del estado de resultados, se va a trasladar a impuestos por pagar. De igual manera, debe tenerse en cuenta que el impuesto diferido que se genere puede afectar el gasto o el ingreso por impuestos, por lo que afectará la cuenta del impuesto por pagar.

Los costos de producción deben dejarse en cero y trasladar el saldo a la respectiva cuenta de inventarios; en caso de que se requiera realizar ajustes al costo, se deben ejecutar durante el cierre; existen por ejemplo algunas partidas que inicialmente aparecen en el costo de la producción, pero que al cierre probablemente deban llevarse al gasto.

En síntesis, al final del ejercicio contable deberán cerrarse las cuentas de resultados: ingresos, gastos, costos de ventas y de producción. Además, debe vigilarse en detalle si alguna de esas cuentas, principalmente en el costo de producción, no puede ser capitalizado al activo, sino que deba llevarse al gasto.

¿Cuál es la diferencia entre el cierre contable de las personas naturales y de las personas jurídicas?

Las personas obligadas a llevar contabilidad (sean naturales o jurídicas) deben emitir sus estados financieros por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre. Para ello, deben iniciar por el proceso del cierre contable que, como se mencionó, consiste en cerrar las cuentas de resultados (ingresos, costos y gastos) con el objetivo de determinar la utilidad o pérdida del ejercicio y realizar su correcto traslado al patrimonio.

Es importante recordar que el artículo 2 de la Ley 1314 de 2009 señala que todas las personas naturales y jurídicas que lleven contabilidad, de forma obligatoria o voluntaria, deben aplicar los marcos técnicos normativos que se hayan expedido con base en dicha ley, es decir, los anexos al DUR 2420 de 2015 mencionados.

Por lo anterior, debe considerarse que las personas naturales, estén o no obligadas a llevar contabilidad, en su mayoría están regidas por el marco de aplicación del grupo 3, por lo cual no deberán aplicar Estándares Internacionales, sino un marco de contabilidad simplificada. De igual manera, el marco de aplicación del grupo 3 no incluye realizar las “estimaciones” previstas en el Estándar Internacional con relación a avalúos y otras mediciones como valor presente, interés implícito y costo amortizado que deben realizarse en los grupos 1 y 2.