NOMINA ELECTRONICA

En estos tiempos, la era digital hace que se trasforme la manera en que se presenta la información y uno de los cambios normativos a los que nos hemos enfrentado en la actualidad es el reglamentado en la resolución No.0013 del año 2021 expedida por la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales Dian, en la cual implemento dentro del sistema de facturación electrónica, la NOMINA ELECTRONICA

La nómina electrónica es una realidad, y surgen preguntas como: ¿qué es?, ¿Cómo se reporta? ¿Qué información se debe incluir?, ¿cada cuánto se debe realizar?

QUE ES LA NOMINA ELECTRONICA

Es un documento que reemplaza el ya conocido desprendible de pago, ya que aparte de trasmitir la información que devenga y las deducciones realizadas al empleado, se convierte para el empresario en un documento soporte de costos y de deducción tributaria.  Es decir que si el empleador no cumple con la trasmisión del documento de nómina electrónica los pagos que realice a sus empleados no podrá ser tomados como deducción al momento de presentar la declaración de renta.

QUE INFORMACION SE REPORTA

En la nómina electrónica se reportan todos los valores devengados o devengos, es decir, todos aquellos valores que representan un ingreso para el trabajador; además se reportan todas las deducciones; en otras palabras, se reportan los pagos laborales derivados de un contrato de trabajo.

En otras palabras la nómina electrónica, o Documento Soporte de Pago de nómina electrónica es un documento digital en formato XML que contiene información acerca de la nómina que un empleador le cancela a sus empleados.

QUÉ INFORMACIÓN SE DEBE INCLUIR

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contar con una serie de requisitos establecidos en la Resolución 000013 de 2021 Artículo 5:

1. Estar denominado documento soporte de pago nomina electrónica
2. Identificación completa del sujeto obligado.
3. Identificación del beneficiario del pago.
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
5. Numeración consecutiva.
6. Valores devengados de nómina – deducidos de nómina
7. El medio de pago utilizado.
8. Fecha y hora de generación.
9. La firma digital del sujeto obligado.
10. Identificación del software

CADA CUÁNTO SE DEBE REALIZAR

El plazo para enviar o reportar el soporte de pago de la nómina electrónica a la Dian, son los 10 primeros días del mes siguiente al mes a reportar:

“Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información-, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del mismo.”

SANCION POR NO TRASMITIR LA NOMINA

La Nómina Electrónica hace parte integral del sistema de facturación electrónica por lo que la no transmisión del documento los primeros 10 días del mes siguiente del pago o abono en cuenta dará lugar a la sanción del artículo 651 del Estatuto Tributario

La multa no podrá superar los 15.000 (UVT), el cual estará fijado teniendo en cuenta los siguientes criterios:

• 5% sobre el valor de las sumas que se dejaron de informar
• 4% de la nómina presentada con errores, bien sea en las cifras u omisión de conceptos de pago
• 3% sobre el valor devengado al realizar la transmisión de la Nómina fuera de los períodos establecidos
• 0.5% cuando no sea posible establecer los ingresos del patrimonio

El no presentar nómina electrónica impide acceder a los descuentos por este valor en conceptos como: costos, rentas, deducciones, pasivos, retenciones e impuestos.