Las sanciones y despidos con justa causa pueden resultar todo un desafío para los empleadores, ya que estas situaciones pueden ser complejas y delicadas, tanto para la empresa como para los trabajadores involucrados. Por eso, es fundamental contar con la información y las herramientas necesarias para abordar estos procesos de manera efectiva y legal.
A continuación, presentaremos 5 consejos jurídicos que todo empleador debe tener en cuenta a la hora de imponer una sanción o despedir con justa causa en su empresa.
- Verificar que no exista estabilidad laboral (ocupacional) reforzada
Antes de proceder a realizar un despido o una diligencia de descargos, es fundamental verificar que el trabajador no tenga alguna estabilidad laboral reforzada, que es un régimen especial de protección para ciertos trabajadores que se encuentran en alguna situación de protección como fuero sindical, trabajadoras en estado de embarazo, prepensionados, personas en situaciones de discapacidad, entre otras.
Si se realiza un despido sin justa causa a un trabajador con estabilidad laboral reforzada, la empresa podría enfrentar consecuencias legales y económicas.
- Cerciorarse de la existencia de una causa legal
Cuando el empleador se encuentre en el análisis de una conducta del trabajador que se puede considerar como inadecuada, este debe revisar si la misma resulta ser una situación enmarcada dentro del reglamento interno del trabajo, el contrato de trabajo o la ley laboral (artículos 58, 60 y 62 del CST) como causa justificada para sancionar o despedir.
Es importante tener claro esto, pues recordemos que solo podemos aplicar sanciones cuando las mismas se encuentran previamente descritas como tal en los reglamentos o en la ley, teniendo en cuenta el principio de legalidad que se desprende del artículo 29 de la Constitución.
- Asegurarse de contar con las pruebas necesarias
Para imponer una sanción o realizar un despido con justa causa, es fundamental que el empleador cuente con las pruebas necesarias que respalden la decisión que vaya a tomar y que demuestren que efectivamente el trabajador cometió la conducta que se va a sancionar. Estas pruebas pueden ser documentales, testimoniales, audiovisuales, entre otras.
Si se realiza un despido sin pruebas suficientes, el trabajador podría impugnar o demandar judicialmente la decisión. Si se comprueba que el empleador sancionó o despidió a un trabajador sin contar con dichas pruebas, podría un juez laboral condenar al pago de una indemnización por despido injustificado, por ello es fundamental contar con ellas desde antes de tomar la decisión.
Si se sabe de la comisión de la conducta, pero no se logra demostrar mediante pruebas o el trabajador en la diligencia de descargos no acepta que efectivamente realizó dicha conducta reprochable, lo mejor será no finalizar el contrato y estudiar la imposición de una sanción que no sea tan drástica para evitar problemas judiciales futuros.
- Realizar una diligencia de descargos
La diligencia de descargos es un procedimiento que debe realizar el empleador antes de tomar la decisión de sancionar o despedir a un trabajador por justa causa. Es importante que al momento de efectuarla se realice lo siguiente:
- Comunicación de la causa y convocatoria: el empleador debe comunicar al trabajador que realizará la diligencia de descargos, indicando la causa que motiva la sanción o el despido con justa causa, de manera clara y precisa, indicando la fecha, hora y lugar en que se llevará a cabo la diligencia de descargos.
- Pruebas: es importante que el empleador cuente con pruebas que demuestren la causa justa del despido o que permitan esclarecer la situación previamente a la diligencia de descargos.
- Audiencia de descargos: en la audiencia de descargos se debe permitir al trabajador que presente sus descargos y que aporte, si así lo quiere, pruebas que desvirtúen los hechos imputados por el empleador.
Es importante que el empleador siga adecuadamente el procedimiento de diligencia de descargos, ya que esto le permitirá demostrar que se cumplió con el debido proceso en caso de que el trabajador impugne o demande el despido por justa causa.
- Comunicar la decisión
Finalmente, una vez escuchadas las razones del trabajador, el empleador tomará una decisión, la cual puede ser imponer una de las sanciones que se encuentran establecidas en el reglamento interno de trabajo o considerar la conducta una justa causa y terminar el contrato por ello.
En ambos casos el empleador debe comunicar al trabajador la decisión tomada y los motivos que la sustentan por escrito, explicando claramente la causal o causales que se invocarán para efectuar la terminación.
Por todo lo anterior, es claro que para realizar descargos, bien sea para sancionar o para despedir a un trabajador, el empleador debe, en primer lugar, verificar que no se trate de un trabajador amparado en la protección de la estabilidad laboral (ocupacional) reforzada por fuero de salud, maternidad, prepensionados, sindical, entre otros.
Así mismo, se debe verificar que se trata de una conducta establecida como justa causa o sancionable, contar con pruebas claras que demuestren que el trabajador realizó dicha conducta, realizar la diligencia de descargos y, una vez tomada la decisión, comunicar por escrito la sanción o la decisión de despido al trabajador.