Los papeles de trabajo ayudan al auditor o revisor fiscal a garantizar que el encargo de auditoría se realizó de la forma adecuada considerando las normas aplicables. Además, la preparación de los papeles de trabajo provee una base para la preparación del informe final, entre muchos otros beneficios.

En las siguientes líneas exploraremos los aspectos más relevantes de los papeles de trabajo.

¿Qué son los papeles de trabajo?

Los papeles de trabajo son los documentos en los que el revisor fiscal deja constancia de la labor realizada durante el encargo, de los resultados obtenidos en los procedimientos y pruebas aplicados y de las conclusiones alcanzadas, las cuales sirven de base para la elaboración del dictamen o informe.

Importancia de los papeles de trabajo

La importancia de los papeles de trabajo se puede definir en los siguientes puntos:

  • Prueba legal de que el revisor fiscal realizó su trabajo de manera adecuada, cumpliendo con la normativa aplicable (anexo 4 del DUR 2420 de 2015 y Ley 43 de 1990).
  • Memoria del trabajo efectuado por el revisor fiscal, que sirve de guía para la realización de encargos de períodos posteriores.
  • Medio de supervisión del trabajo efectuado por los auxiliares del revisor fiscal.
  • Efectuar revisiones de control de calidad sobre los encargos.
  • Proporcionar información para la preparación de información fiscal y para otros organismos estatales.

Obligación de elaborar papeles de trabajo

La obligación de elaborar papeles de trabajo se encuentra establecida en el artículo 9 de la Ley 43 de 1990, la cual requiere que el contador público deje constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional.

La NIA 230 – Documentación de auditoría también requiere que el revisor fiscal deje evidencia que permita constatar que el encargo se planificó y ejecutó de conformidad con las NIA y los demás requerimientos legales aplicables.

Tiempo de conservación de los papeles de trabajo

El artículo 9 de la Ley 43 de 1990 señala que los papeles de trabajo deberán conservarse por un tiempo mínimo de cinco (5) años contados a partir de su fecha de elaboración.

Propiedad y reserva de los papeles de trabajo

El propietario de los papeles de trabajo es el revisor fiscal que los prepara, debido a que, como se mencionó anteriormente, dichos papeles son la prueba de la labor que efectuó ante los terceros.

No obstante, se debe tener en cuenta que los papeles de trabajo están sujetos a reserva profesional; por tanto, el revisor fiscal únicamente podrá revelarlos cuando exista una disposición legal (ver artículos 214 del CCo y 63, 64 y 67 de la Ley 43 de 1990).

Tipos de papeles de trabajo

Los papeles de trabajo pueden estar constituidos por:

  • Documentos con información de la entidad, tales como escritura de constitución, manual de políticas contables o comunicaciones con la gerencia.
  • Planillas contables sobre la revisión de las cuentas, las cuales pueden elaborarse en softwares especializados de auditoría o en libros de Excel.

En ese sentido, se recomienda que para cada cliente se conserven los siguientes tipos de papeles de trabajo:

  • Papeles de trabajo permanentes: en estos se almacena la información del cliente que no cambia con el tiempo, tales como su historia, principales productos, normativa que le aplica y políticas y procedimientos contables.
  • Papeles de trabajo temporales: estos contienen la información utilizada durante el encargo, tales como los estados financieros del período, la correspondencia con el cliente, los procedimientos de auditoría y el informe.

Estructura de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo no conservan una estructura general que deba aplicarse indistintamente a cada organización, pues su preparación debe realizarse conforme a los requerimientos de cada entidad auditada.

A continuación, presentamos algunos de los requisitos mínimos que deben incluirse en los papeles de trabajo:

  • El nombre de la entidad que se evalúa.
  • El área objeto de estudio.
  • La fecha en que se realiza la auditoría.
  • El período auditado.
  • La fecha de preparación de la cédula.
  • Las cuentas evaluadas, las cuales deben contener sistemas de referencias, marcas de auditoría y sus respectivas explicaciones.
  • Las conclusiones alcanzadas y los asuntos relevantes identificados
  • La fuente de información.
  • La firma del preparador del papel del trabajo.
  • La firma de quien revisa el papel de trabajo.