Los asociados de toda compañía constituida en Colombia tienen la obligación de reunirse en sesión ordinaria del máximo órgano social (asamblea general de accionistas o junta de socios) por lo menos una vez al año, en la época fijada en los estatutos sociales y a falta de esta, dentro de los tres meses siguientes al cierre de cada ejercicio social, con la siguiente finalidad:

  1. Examinar la situación de la sociedad
  2. Designar o ratificar a los administradores y demás funcionarios de su elección
  3. Determinar las directrices económicas de la compañía
  4. Considerar las cuentas y balances del último ejercicio social
  5. Conocer el balance del revisor fiscal en caso de que aplique
  6. Resolver sobre la distribución de utilidades
  7. Aprobar el informe de gestión del representante legal y la junta directiva
  8. Acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social de la compañía

Convocatoria y lugar de la reunión

En general, respecto de todas las sociedades, la convocatoria deberá hacerse con mínimo 15 días hábiles de anticipación a la fecha de la reunión, salvo que se establezca un plazo mayor en los estatutos. Respecto de las Sociedades por Acciones Simplificadas, en caso de que no se establezca en los estatutos, se convocará mediante comunicación escrita dirigida a cada accionista con una antelación mínima de cinco 5 días hábiles.

Derecho de inspección

Los accionistas o socios de la sociedad pueden revisar los libros y papeles de la sociedad, por esto le corresponde a la administración tenerlos a disposición. Este derecho debe ejercerse con ciertos límites: se puede ejercer dentro de los 15 días hábiles anteriores en las sociedades anónimas (o dentro de los cinco días hábiles anteriores en las sociedades por acciones simplificadas o en todo momento en las sociedades de responsabilidad limitada) a la fecha en que tenga lugar la reunión ordinaria.

La inspección se ejercerá respecto de los documentos del último ejercicio fiscal, y recae sobre los libros de contabilidad con los comprobantes y documentos que justifiquen los asientos consignados; la correspondencia que la sociedad dirija y la que reciba con ocasión de los negocios sociales; documentos listados en los artículos 291 y 446 del Código de Comercio; libros de actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y junta directiva, y libro de registro de accionistas.

La información que obra en medios electrónicos debe estar disponible, dentro de las posibilidades de la organización, en equipos compatibles con los sistemas de la compañía a disposición de los accionistas, de forma que se facilite el ejercicio efectivo del derecho de inspección.

Tipos de Reuniones

El máximo órgano social podrá reunirse a través de reuniones ordinarias y extraordinarias, las cuales pueden ser presenciales, no presenciales o mixtas, según lo que se pacte en los estatutos. También existen otras reuniones denominadas: reuniones por derecho propio, de segunda convocatoria y universales.

A continuación, veamos los tipos de reuniones del máximo órgano social:

  1. Reuniones ordinarias: aquellas que se celebran por lo menos una vez al año en la época pactada en los estatutos de la sociedad y, a falta de estipulación, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio (artículos 181y 422 del CCo); lo cual, para el actual año 2023, deberá llevarse a cabo a más tardar el viernes 31 de marzo.
  2. Reuniones extraordinarias: aquellas que permiten atender asuntos o necesidades imprevistas urgentes de la sociedad (artículo 423 del CCo).
  3. Reuniones por derecho propio: se encuentran previstas en la ley y deben efectuarse el primer día hábil del mes de abril a las 10:00 a. m. (lunes 3 de abril por el 2023), en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad, cuando por cualquier circunstancia no se haya convocado la reunión ordinaria del máximo órgano social (inciso segundo del artículo 422 del CCo).
  4. Reuniones de segunda convocatoria: se celebran cuando a pesar de haberse efectuado la convocatoria en debida forma, la reunión convocada, ordinaria o extraordinaria, no puede celebrarse por falta de quorum (artículo 182y 429 del CCo y parágrafo del artículo 20 de la Ley 1258 de 2008).
  5. Reuniones universales: aquellas que pueden realizarse cualquier día y en cualquier lugar dentro o fuera del domicilio principal de la sociedad, siempre que se encuentren reunida la totalidad de los asociados y no requieren convocatoria (artículo 182 y 426 del CCo).
  6. Reuniones no presenciales: podrá haber reuniones no presenciales cuando por cualquier medio los asociados o accionistas puedan tomar decisiones por comunicación sucesiva o simultánea siempre que se cuente con el quorum necesario para deliberar según lo establecido estatutaria o legalmente (artículo 19 de la Ley 222 de 1995).
  7. Reuniones mixtas: aquellas en las que algunos asociados asisten presencialmente (físicamente) y otros no presencialmente (virtualmente), según lo convenido en los estatutos.

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