Sin importar cuántos y cuáles sean los formatos que le corresponda entregar a cada reportante para cumplir con las exigencias de los reportes de información exógena tributaria del año gravable 2022 (ver la Resolución 0124 de octubre de 2021, la cual sigue pendiente de ser modificada según lo indicado con el proyecto de resolución modificatoria publicada en enero 25 de 2023), las siguientes son pautas generales que conviene tomar en cuenta a la hora de elaborar cualquiera de los formatos mencionados en los artículos de dicha resolución.
- Iniciar sesión correctamente
Los reportes solo los firma el representante legal para las personas jurídicas o sucesiones ilíquidas, o la persona natural obligada a informar. Por tanto, cuando se trate de la entrega de reportes que le pertenecen a una persona jurídica, su representante legal debe asegurarse de iniciar sesión en el portal de la Dian por la opción “NIT” y no mediante la opción “A nombre propio”:
- Unificar los seudo-NIT en todos los reportes
Para quienes tengan que llegar a utilizar los seudo-NIT mencionados, por ejemplo, en los artículos 16 a 27 de la Resolución 0124 de 2021, con los cuales se identificaría solamente a los terceros personas jurídicas ubicados en el exterior (seudo-NIT que se utilizan solo cuando en dicho país no se utilicen “código o clave fiscal” y que empezarían con el número 444444001, pero que pueden avanzar de uno en uno hasta el 444449000), lo correcto es que cuando se asigne un seudo-NIT a algún beneficiario, se verifique que este se identifique con ese mismo seudo-NIT en todos los reportes (como socio, en los costos o gastos, en los saldos de las cuentas por cobrar, en los saldos de las cuentas por pagar, etc.).
- Digitar correctamente las cifras en pesos
Para todos los efectos, las cifras monetarias que se incluyan en cualquiera de los reportes se reportan en pesos (no en miles, ni millones) sin utilizar decimales, ni comas, ni fórmulas (ver el artículo 53 Resolución 0124 de 2021).
- Reportar las direcciones recolectadas en el momento de la transacción
En cuanto a las direcciones de ubicación física con las que se reportan a los terceros, lo que debe hacer cada reportante es usar la dirección que tenía tal tercero a la fecha en que se hicieron las operaciones con el mismo. No es obligación actualizar dicha información a la fecha de realización del reporte de información exógena.
- Garantizar previamente que se cuenta con las contraseñas y equipos necesarios para el reporte
Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de daños en los equipos, o el olvido de la contraseña del instrumento de firma electrónica –IFE–. Si se requiere obtener y activar un nuevo instrumento de firma electrónica (por ejemplo porque se contrata a última hora un nuevo representante legal que no tenía firma electrónica y la firma no se le pudo generar virtualmente), entonces se deberá hacer el trámite presencialmente como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (ver el artículo 51 de la Resolución 124 de octubre de 2021).
- Ante contingencias…
El inciso primero del artículo 51 de la Resolución 124 de octubre de 2021 indica que, si se declara una contingencia por producirse problemas técnicos con el portal de la Dian, no se debe acudir a la entidad con los archivos en una USB. Simplemente, el reportante tendrá 8 días hábiles más siguientes a la fecha de su vencimiento; de esa forma podrá hacer la entrega virtual de los reportes sin que se configure extemporaneidad.
- El dígito de verificación del NIT es opcional
Cuando a los terceros se les reporte utilizando su número de NIT (tipo de documento 31), el dígito de verificación es opcional (si se conoce, se reporta; de lo contrario, no se reporta).
Incluso, cuando se trate de terceros que son personas naturales, y se tenga duda en cuanto a si tienen o no un NIT en la Dian, se les puede reportar con tipo de documento “cédula” (tipo de documento 13), pues en la práctica la cédula es el mismo NIT.
- Ante correcciones en las declaraciones, se debe corregir también la exógena
Si los reportes que exige la Dian en la práctica deben coincidir con los mismos valores que se llevaron a las declaraciones tributarias del 2022 (retención en la fuente, IVA, INC, renta, ingresos y patrimonio, régimen simple, etc.), lo que va a suceder es que si esas declaraciones se llegan a corregir después de que se hayan entregado los reportes de información exógena, se hará necesario también corregir el reporte, por lo que la Dian podría imponer las sanciones por haber entregado inicialmente información que era errónea.
- Grandes contribuyentes tendrán que adelantar su declaración de renta
Si una Persona natural o sucesión ilíquida que no sea gran contribuyente queda obligada a entregar reportes de información exógena del año gravable 2022, tendrá que madrugar más que las demás personas naturales para tener lista, aunque sea en borrador, su declaración de renta del año gravable 2022, pues sus reportes de exógena vencerán entre mayo y junio de 2023 mientras que su declaración de renta se vencerá entre agosto y octubre de 2023.