Luz Carlina Quejada
Jefe Contable
De acuerdo con el artículo 616-1 del ET, el porcentaje máximo de costos y gastos soportado sin factura electrónica fue del 30 % en 2020, 20 % en 2021, 10 % en 2022 y para el 2023, se entiende que no será aceptado fiscalmente ningún costo o gasto que no esté soportado en factura electrónica o documento equivalente.
En lo que respecta a la limitación de los costos y gastos no soportados en factura electrónica, es importante tener en cuenta que el parágrafo transitorio 1 del artículo 616-1 del ET fue modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, eliminando la tabla que expone los porcentajes máximos para soportar costos y gastos sin factura electrónica hasta 2022. De acuerdo con la nueva versión de dicho parágrafo, tales cambios iban a requerir una reglamentación por lo que la aplicación de la tabla se entendió vigente hasta el año gravable 2022, pues al cierre de dicho año esta no se materializó. Lo cual, apenas se dio a través del decreto en referencia.
COSTOS Y GASTOS QUE NUNCA SE SOPORTAN CON FACTURA ELECTRONICA
De acuerdo con los numerales 1 al 5 del artículo 1.6.1.4.27 del DUT 1625 de 2016 (hasta antes de la modificación realizada por el Decreto 442 de 2023), sigue operando una aceptación fiscal del 100 % de costos y gastos:
Soportados en documentos equivalentes (artículos 1.6.1.4.6 y 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016). Se debe tener en cuenta que, conforme al parágrafo 4 del artículo 616-1 del ET y el artículo 1.6.1.4.26 del DUT 1625 de 2016, los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS fueron válidos como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables hasta el 1 de noviembre de 2020.
Nota: el tiquete de máquina registradora con sistema POS lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar, siempre que la venta del bien y/o prestación del servicio que se registre en el mismo no supere cinco (5) UVT por cada documento equivalente POS que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto. Lo anterior, sin perjuicio de que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se deberá expedir la misma.
- En los cuales no se exige factura de venta o documento equivalente, como los gastos de depreciación de propiedad, planta y equipo, los gastos de deterioro de cartera, entre otros.
- En operaciones de importación con ocasión de la adquisición de bienes y servicios que se realicen fuera del territorio nacional y de zona franca.
- Soportados con “documento soporte”, cuando se trata de las adquisiciones efectuadas en operaciones con sujetos no obligados a facturar (artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016). Cabe anotar que, de acuerdo con la Resolución 000167 de 2021, el documento soporte es electrónico desde mayo de 2022 para aquellos obligados a facturar electrónicamente.
- Para 2021 y los años siguientes, los costos y gastos de nómina (sustentando la operación con documento soporte de nómina electrónica y sus respectivos ajustes). Ver la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021, modificada con las resoluciones 000037 de mayo 5, 000063 de julio 30, 000151 de diciembre 10 de 2021 y 000028 de febrero 28 de 2022.
- Soportados con facturas de venta de talonario o de papel, en los casos en que se deba utilizar este sistema.
RECOMEDACION
De acuerdo con lo mencionado hasta el momento, se debe calcular el límite sobre los costos y gastos que estén soportados en tiquetes POS, factura de venta en talonario o en papel. Por tanto, se debe revisar si aquel con quien se efectúan operaciones de adquisición de bienes o servicios es un obligado a facturar, y qué obligaciones o excepciones le aplican, en términos generales, en materia de facturación.